Как оформить досье

Как формируется личное дело сотрудника

Личное дело сотрудника дает полную информацию о нем. Для чего это нужно ИП и можно ли исключить из практики отдела кадров формирование личного дела? Лучше не надо – этот документ сделает ваших работников более ответственными, так как помимо биографии в личном деле можно указать и различные нарушения подчиненным трудовой дисциплины.

Комплектация досье

Личное дело – это папка, содержащая основную информацию о человеке.

Формирование личных дел обязательно для госслужащих. Такое решение было принято президентом в 2005 году, о чем свидетельствует Указ № 609. Другие организации или предприятия не подчиняются данному указу и могут заниматься формированием личных дел гражданина по своему усмотрению. Такая форма хранения информации о людях очень удобна и практикуется даже индивидуальными предпринимателями.

Обычно ведением досье занимается ОК (отдел кадров) или бухгалтерия. В организации должен быть утвержден порядок формирования дела, который определяет:

  1. На кого заводится дело.
  2. Какие экземпляры важных бумаг должны быть в папке.
  3. Где хранится картотека.
  4. Как долго должны храниться личные дела.

Пакет документов для личного дела

Что же должно быть в личной папке работника? Наполнение папки зависит от того, чем занимается сотрудник и какая информация будет важной руководству или другим лицам.

Перечислим лишь стандартный набор файлов, которые обычно встречаются в досье:

  1. Титульный лист.
  2. Приказ и заявление о приеме сотрудника на рабочее место.
  3. Один экземпляр трудового договора.
  4. Договор о материальной ответственности (при необходимости).
  5. Копии паспорта и свидетельства о заключении или расторжении брака (при наличии).
  6. Копия диплома или другого документа об образовании сотрудника.
  7. Автобиография (на усмотрение работодателя).
  8. Характеристика или рекомендации (если были предоставлены).
  9. Копии приказов или выписок о повышении сотрудника или переводе на другую должность.
  10. Документы о подтверждении квалификации, участии в разработках (если имеют место).
  11. Информация о премии или взыскании (если имеются).
  12. Заявление и приказ об увольнении сотрудника, если наступил такой момент.
  13. Приказ о выходе на пенсию, если человек доработал до этого срока.

Список может быть расширен, если для этого есть основания. Подробную информацию о том, что должно быть в личном деле сотрудника государственной или муниципальной службы, можно посмотреть в Указе президента.

Как оформить личное дело

Важная информация заносится в личное дело во время всего периода работы сотрудника.

Одинаковым для всех должен быть титульный лист. То, как его оформить, зависит от шаблона, выбранного для конкретного предприятия или ИП.

За образец можно взять любую форму, например ГОСТ 17914–72. На титульной странице указываем:

  • порядковый номер личного дела работника;
  • название организации или ИП, где ведется личное дело;
  • Ф.И.О. сотрудника в именительном падеже (Иванов Иван Иванович);
  • дату рождения;
  • дату принятия на работу и дату увольнения;
  • срок хранения дела.

Все документы складываются в хронологической последовательности, и каждой странице присваивается номер.

Начинается любое дело с даты оформления сотрудника в организацию или муниципальное учреждение. Этой датой является информация, указанная в заявлении работника. Последней датой считается срок увольнения человека или перевода его в другое место. Тогда личное дело может быть передано на новое рабочее место с соответствующей пометкой о дате передаче и Ф.И.О. сотрудника, который эту папку принял.

Неотъемлемой частью любого личного дела является опись-лист, в которую заносится информация обо всех документах, содержащихся в досье. Вносить изменения в личное дело имеет право только сотрудник отдела кадра, которому доверено формирование и ведение личных дел работников.

Личное дело – это конфиденциальная информация о человеке, которая не должна стать доступной посторонним лицам. Поэтому папки хранятся в отдельном месте. Желательно для этого иметь сейф или металлический шкаф с замком.

Папка не должна передаваться на руки без соответствующей отметки в специальном журнале для регистрации личных дел. Сам работник может лишь ознакомиться со своим делом в кабинете отдела кадров. На руки папка не выдается.

В шкафу или сейфе все личные дела хранятся в алфавитном порядке. Каждое дело может располагаться в своей папке или быть объединено с другими. Например, дела всех сотрудников с фамилией, начинающейся на одну букву, могут быть скомплектованы в одной большой папке или коробке. Только в этом случае требуется на обложке указать основную информацию.

Многие кадровики, занимающиеся формированием и ведением досье, сомневаются, нужно ли сшивать личные дела сотрудников. На этапе ведения дела, пока работник числится в организации, сшивать документы не нужно. Достаточно использовать папку-скоросшиватель с файлами, в которые будут вкладываться различные бланки. При необходимости дополнить или изъять информацию сделать это будет просто. Сшивать личное дело необходимо лишь при отправке его в архив, когда работник уволился, перевелся или вышел на пенсию.

Ведение личного дела работника прекращается с тех пор, как сотрудник будет исключен из штата. Тогда в листе описи делается последняя отметка о вложенном приказе об увольнении сотрудника. Папка сшивается и передается в архив. У рядовых граждан личные дела находятся в архиве 75 лет с момента поступления. Личные дела руководителей остаются в архиве бессрочно.

Индивидуальный предприниматель может не вести личные дела сотрудников. Но лучше все-таки использовать такой документ. Формирование личных дел ваших работников принесет много пользы – все сведения о человеке будут в одной папке. Это поможет сохранить необходимые документы и обеспечит быстрый доступ к информации.

Досье на сотрудника

Составление и содержание типового рабочего досье.

Составление досье

Добытую в ходе разработки человека информацию помещают в формализированное досье, заполняемое ради удобства по определенной схеме, сочетающей два основных раздела:
— персонографические данные и факты из жизни
— характерные особенности личности (физические, функциональные, общие, психические и интеллектуальные)

Представляемая в досье фактура дополняется, как правило, двумя пояснениями:
(A) — откуда взята эта информация или где её можно получить, степень надежности сведений.
(Б) — как конкретно ее можно использовать и чем они могут быть полезны.

Типовой вариант рабочего досье

1. Фамилия, имя, отчество
(А) личные документы, деловые и персональные бумаги, почта, контактеры.
(Б) ориентирование в национальности, родственниках и предках, представление о претенциозности и взглядах родителей, содействие при контактах.

2. Параллельные имена, клички, прозвища, псевдонимы и их использование (когда, где, почему, степень их скрываемости. )
(А) письма, личные бумаги, телефонные и обычные разговоры, контактеры.
(Б) для определенного воздействия (поразить осведомленностью, запугать. ), для исходного контакта (пароль-подтверждение. ), в ходе выявления контактеров.

3. Дата рождения, знак зодиака и возраст (по имеющемуся паспорту, фактически, степень скрываемости, причины. )
(А) личные документы, учетные карточки (на работе, в домоуправлении, паспортном столе, военкомате, больнице, библиотеке, институте, партъячейке. ); контактеры, подарки и поздравления;
(Б) вероятные взгляды (консерватизм старости, романтизм юности, рационализм зрелости. ) и мотивации (секс, карьера, желание покоя. ), физиологические возможности организма (физическая сила, обоняние, слух, память, выносливость. ), время оптимального воздействия (биоритмика. ), повод для сближения (визит, поздравление, подарок. ).

4. Место рождения (страна, населенный пункт, климат, причины. )
(А) личные документы и учетные карточки, контактеры, сам.
(Б) представление о некоторых особенностях личности (сексуальности, агрессивности, склонности к определенным болезням. ), повод для сближения (земляки. ), поиск жизненных перипетий.

5. Национальность (по имеющемуся паспорту, фактически, степень скрываемости, причина, чувство общности. )
(А) личные документы и учетные карточки, контактеры, «экстерьер», сам.
(Б) представление о некоторых особенностях личности (и возможных мотивациях) (конформизм, предприимчивость, «дикость». чувство элитарности, локальная враждебность. ), для задействования объекта и манипуляции.

6. Родители (Ф.И.О., даты, адрес, фамилии до брака, микросреда, занятия, степень близости, авторитетность. )
(А) личные документы (свидетельство о рождении), личное дело (автобиография), домовые книги, учетные карточки (военкомат, вуз), различные анкеты, контактеры, сам.
(Б) понимание определенных особенностей личности (воспитание), средство воздействия на объект (шантаж, влияние. ), источники информации.

7. Семейность (состав, с кем живет, дата свадьбы, национальность жены (мужа), краткие данные членов семьи, взаимоотношения, тон общения (авторитарность, равноправие. ), общая атмосфера. )
(А) личные документы и бумаги, письма, учетные карточки, контактеры (родственники, знакомые, родители, соседи. ), перехваченные разговоры, наблюдение, сам.
(Б) средства для воздействия на объект (шантаж, завуалированное влияние. ), выявление мотиваций (сексуальная неудовлетворенность, любовь к детям. ), точные источники информации, некие возможности для сближения (посредники).

8. Родственные связи и знакомства (бывшие жены и любовницы, не живущие вместе дети, друзья детства, коллеги по работе, знакомые по увлечению, «нужные знакомые», родственники с той и другой стороны. их Ф.И.О., адреса, телефоны, возраст, образование, занятия, степень и причина близости. )
(А) перехваченные письма и разговоры, наблюдение, контактеры, личные упоминания, частные бумаги (записные книжки, старые письма и открытки, обрывки записей и номера телефонов на различных носителях).
(Б) новые источники информации, понимание некоторых мотиваций, факторы воздействия (через них, через угрозу им. ), средства выхода на объект и возможности сближения с ним, в ходе поисков объекта, ложный след при нейтрализации.

Читайте так же:  Торговля сигаретами нужна ли лицензия

9. Партийность и религиозность (членство, активность, искренность, уровень притязаний и авторитетность, «смена лошадок» и причины этого, отношение к другим партиям и их лидерам. )
(А) личные документы и учетные карточки, отловленные разговоры и случайные наблюдения, контактеры и сам, слухи и пресса.
(Б) понимание некоторых мотиваций и черт характера (идеализм, карьеризм, национализм. ), средства для воздействия (шантажирование дискредитацией, подавление авторитетом. ), некие возможности для сближения, повод для задействования в игре, ложный след при нейтрализации.

10. Образование и специальность по образованию (что, где, когда, с кем, отношение к этому, подлинность диплома, работал ли по этой специальности, почему нет, хочет ли работать. )
(А) личные дела, учетные карточки (военкомат, паспортный стол. ), трудовая книжка, контактеры, слухи и сплетни, сам.
(Б) представление о возможностях карьеры и типичных взглядах на жизнь, выход на вероятных контактеров (сокурсники, преподаватели. ), для использования их как информаторов или средств сближения, выявление покровителей, поводы для привлечения к игре.

11. Учеба в настоящее время (где, как, зачем, в какое время, с кем)
(А) личные дела, контактеры, слухи, сам.
(Б) понимание некоторых установок и черт характера, некие возможности для сближения, обоснованность для подключения к игре, подбирание моментов для конкретных акций.

12. Знание языков (какие, как, где, степень скрываемости или гордости)
(А) личные дела (анкета, автобиография), места прежнего жительства, учетные карточки библиотек, получаемая и приобретаемая пресса, наблюдение, контактеры, сам.
(Б) какие возможности для сближения (деловое предложение, содействие в изучении. ), неплохая зацепка для привлечения к игре.

13. Профессия, место работы, служебные обязанности (в настоящее время, в прошлом, сколько работал, когда ушел, причины ухода (официальные и реальные), отношения с коллегами, уровень профессионализма, связана ли работа с полученным образованием, отношение к работе, график работы, уровень допуска, номера рабочих телефонов, адрес. )
(А) личные дела, учетные карточки, трудовая книжка, контактеры (родственники, знакомые, коллеги по работе. ), слухи, наблюдение, сам.
(Б) понимание некоторых мотиваций, черт характера, взглядов на жизнь, устремлений, уязвимостей; выявление контактеров для получения информации (коллеги по работе), выявление путей сближения, средства для воздействия, некие возможности для устранения, поводы для привлечения к игре, ложный след при нейтрализации.

14. Перспективы карьеры (профессионализм, личностные качества, чья-то поддержка. )
(А) контактеры (коллеги по работе и учебе, родственники, старые знакомые, близкие приятели, эксперты, слухи, тщательный анализ деятельности и личности.
(Б) средства для воздействия на объект, хорошие возможности для сближения, ложный след при нейтрализации.

15. Переломные этапы в биографии (когда, почему, как повлияли. )
(А) личное дело (автобиография), трудовая книжка (послужной список), персональные документы (прописки в паспорте, штампы в военном билете. ), собственные архивы (старые письма, фотографии. ), контактеры, слухи, сам.
(Б) понимание некоторых черт характера, аспекты уязвимости.

16. Щекотливые моменты биографии (когда, что, участники, последствия, афишируемость в свое время, кто еще знает, кто «не должен» знать, уровень скрываемости. )
(А) тайное прослушивание телефонных и обычных разговоров, перехват писем, изучение прессы, слухи, проникновение с обыском (наудачу), мнение контактеров, изучение белых пятен в автобиографии и трудовой книжке, ловкое выявление при допросе.
(Б) средства сильного воздействия, вариант нейтрализации.

17. Здоровье и болезни (когда, чем, не хроник ли, состоит ли на учете, соответствует ли возрасту, где и у кого лечится, отношение к нетрадиционной медицине. )
(А) медицинские карты, контактеры, сам, внешний вид, лечащий врач.
(Б) представление о чертах характера, средства воздействия, некие возможности сближения (общность, новые лекарства, лучшее лечение, связи с модными врачами и целителями, путь для «тихой» нейтрализации.

18. Места жительства (сейчас, в прошлом, причины смены, живет ли там где прописан, а если нет — то где, мотивы этого, места временного обитания (друзья, родственники, снимаемые квартиры. )
(А) личные документы, учетные карточки, паспортный стол, контактеры, сам, АТС (по номеру телефоны), отслеживание.
(Б) средства воздействия (локальный террор. ), учет в игре (появление возле. ), возможности для сближения (выгул собак. ), учет при нейтрализации (тип нападения. ), поиск при необходимости.

19. Бытовые условия и их оценка (количество комнат, метраж, тип квартиры, сколько человек живет (по документам и фактически), кому принадлежит, как досталась, обстановка и удобства, престижность и обжитость района. )
(А) учетные карточки жилотделов, домовые книги, контактеры (соседи, знакомые, работники коммунальных служб и сервиса, дети. ) сам, аналогия (стандартность квартир. ), засланный визитер.
(Б) понимание отдельных черт характера (обстановка) и мотиваций (расположение), помощь в проникании в помещение с разными целями (изъять или подложить что-либо, установить «жучки», нейтрализовать человека. )

20. Наличие дачи (район, участок, тип строения, соседи, куплена или построена, на какие средства, кто и когда пользуется, у кого ключи, как добираются. )
(А) отдел регистрации, контактеры, сам, отслеживание.
(Б) учет в игре, облегчение контроля, повод для знакомства, вариант нейтрализации.

21. Материальные условия (зарплата, наследство, побочные источники дохода, сколько и когда получает, сколько и кому должен, у кого обычно берет в долг. )
(А) расчетный отдел, контактеры, сам, отслеживание.
(Б) понимание возможных мотиваций (добывание денег, желание скрыть реалии и контакты. ), средство для воздействия на объект (шантаж, подкуп. ).

22. Обладание автомашиной (тип, номер, место регистрации (город), на кого оформлена, кто и как водит, кто пользуется, когда куплена, сколько заплачено, откуда деньги, есть ли трудности с ремонтом и запчастями, где стоит, есть ли гараж, проверена ли на угон, тип сигнализации, подвозит ли других. )
(А) контактеры (родственники и знакомые, работники автосервиса). отслеживание, ГАИ, сам.
(Б) средство давления, облегчение визуального контроля, учет в игре, некие возможности для сближения, вариант нейтрализации.

23. Телефон (номера домашнего, служебного и в местах, где часто бывает, тип (кнопочный, дисковый, сотовый, радио-. ), наличие АОНа, «анти-АОНа» и «анти-анти-АОНа», доступ к месту нахождения)
(А) контактеры (друзья, родственники и знакомые, работники сервиса, коллеги по работе и увлечениям, засланный визитер. ), сам, контроль на линии, АТС.
(Б) для сугубо анонимного общения, при установлении приборов прослушивания, для прессинга знанием, в техниках нейтрализации.

24. Разное (вероятное участие в особых мероприятиях, правительственные награды, место воинской службы, воинское звание и профессия, связи с криминалами, обладание собакой и компьютером, детали поездок за границу.

В утонченное досье иной раз включают специальный раздел, концентрирующий сведения, обеспечивающие оказание оптимального давления на объект в нужный момент.

Создаем электронный архив кредитных досье

  • Носарева Наталия | эксперт в сфере ДОУ и архивного дела

Продолжение статьи, начало в № 7` 2012

Автор является руководителем архивной службы банка и описывает собственный опыт создания электронного архива кредитных досье. Во второй части статьи, опубликованной в этом номере журнала, мы расскажем о наполнении регистрационной карточки кредитного досье «специальными» возможностями и дополнительными реквизитами. Подробно разберем способ привязки к кредитному досье электронных образов документов.

В предыдущем номере журнала мы объяснили, по каким принципам решили выстроить работу с электронными кредитными досье в своем банке. Кроме того, мы рассмотрели основные реквизиты регистрационной карточки кредитного досье, с помощью которых в дальнейшем будем реализовывать различные «архивные» функции: учет, прием-передачу кредитных досье и др.

В этом номере мы перейдем к наполнению данной карточки «специальными» возможностями и дополнительными реквизитами. Подробно разберем способ привязки к кредитному досье электронных образов документов.

В следующем номере вас ждет обсуждение вопроса о распределении прав доступа пользователей электронного архива как к информации, содержащейся в кредитных досье, так и к самим электронным документам. Он завязан на защиту персональных данных и конфиденциальной информации.

Нестандартные поисковые реквизиты по кредитным сделкам

Основной целью сотрудников, работающих с кредитным досье, является формирование в него вновь поступающих документов. При этом каждому документу необходимо оказать внимание и установить принадлежность его к определенному кредитному договору, следовательно, и к досье. Если мы будем пользоваться только реквизитами, входящими в состав группы «Общая информация» регистрационной карточки кредитного досье 1 («Ф.И.О. клиента», «Номер кредитного договора», «Дата заключения договора» и т.п. – их мы рассматривали в первой части статьи), то определить принадлежность поступивших документов, реквизиты которых не содержат данной информации, становится архисложной, почти криминалистической задачей.

Распространенные сложности с определением кредитного досье, к которому относятся поступившие документы

Хотелось бы напомнить, что в крупных кредитных организациях, работающих с большим количеством физических лиц, наличие однофамильцев вдвое усложняет задачу. Добавьте сюда женщин, склонных изменять фамилии.

Часто документы, поступающие в досье, не содержат информации о самом кредитном договоре. Как правило, они связаны с какими-либо изменениями, произошедшими либо с заемщиком (при смене фамилии предоставляется копия паспорта), либо с объектом залога (при ежегодной пролонгации договора страхования транспортного средства).

Обладая справочной информацией в системе только о заемщике и кредитном договоре, сложно установить принадлежность документов, в которых вообще фамилия заемщика (клиента банка) отсутствует. Такими документами являются личные документы других физических или юридических лиц, участвующих в сделке. Для удобства работы с системой мы позволили себе всех «третьих» лиц кредитных сделок объединить в одну группу и присвоить ей термин «Участники сделки».

Читайте так же:  Налог на дороги в беларуси льготы

Еще необходимая поисковая информация содержится в реквизитах таких документов, как кредитный договор, договор поручительства, договор залога: кто, кому, что, в каком размере и на какой срок. Например, в договоре поручительства указана фамилия лица, выступающего в рамках данного кредитного договора в роли поручителя; а из текста договора залога можно установить, кто является по договору залогодателем.

Реквизит «Идентификационный номер транспортного средства VIN» указывается в таких документах, как кредитный договор, паспорт транспортного средства, акт приема-передачи транспортного средства, полис страхования транспортного средства и в других документах. Можно с уверенностью сказать, что VIN транспортного средства – «золотой» реквизит, с помощью которого легко определить принадлежность к кредитному договору всех вышеперечисленных документов.

Поэтому нам показалось логичным включить в состав РККД специальную группу реквизитов документов, входящих в досье, с помощью которых можно будет создать систему поисковых «маячков». В дальнейшем это окажет неоценимую помощь при определении принадлежности документов к тому или иному кредитному договору. Эту группу реквизитов мы назвали «Параметры сделки».

Так как чаще всего приходится осуществлять поиск по Ф.И.О. физического лица, основным элементом группы реквизитов «Параметры сделки» стала специальная зона «Участники сделки», которая оформлена в виде таблицы, где для каждого лица указывается его роль в сделке:

Графы здесь не являются полями, в которые можно вносить любую информацию, их можно заполнять только с использованием справочников «Физические лица» и «Роль в сделке».

Таким образом, справочник «Физические лица» содержит информацию не только о клиентах, но и о других участниках сделки – так мы создаем единое информационное пространство о всех физических лицах, с которыми контактирует наш банк. Напомним, что одно физическое лицо в различных сделках может выступать в различной ипостаси: в роли заемщика в одном кредитном договоре, в роли поручителя в другом и в роли супруга в третьем. При этом справочник «Физические лица» будет хранить только одну запись об этом лице и только в разных РККД ему будут присвоены разные роли.

Справочник «Роль в сделке» является линейным – его элементы (супруг, супруга, поручитель, залогодатель, созаемщик, гарант и пр.) легко добавляются администратором системы. А сотруднику, регистрирующему в системе кредитный договор, остается только выбрать необходимый вариант из раскрывающегося списка.

К группе реквизитов «Параметры сделки» относятся и такие поля, как «Номер расчетного счета клиента», «Номер ссудного счета» и «Объект залога». Они используются с целью обеспечения быстрого доступа к дополнительным информационным ресурсам и заявлены как «необязательные» текстовые поля.

Хотелось бы подробнее остановиться на таком интересном реквизите, как «VIN». В это поле вносится информация об идентификационном номере транспортного средства, являющегося объектом залога по данному кредиту.

Как поможет «VIN»

Клиенты, заключившие кредитный договор на приобретение автотранспорта, обязаны ежегодно пролонгировать договор страхования и предоставлять его в кредитную организацию. При этом в страховом полисе не указывается номер кредитного договора. Также может быть не указана и фамилия клиента, так как страхователем по нему (полису) является лицо, которому наш клиент доверяет управление транспортным средством. Поэтому ответить на вопрос, в какое кредитное досье нужно подшить полис, поможет только один элемент этого документа – идентификационный номер транспортного средства.

Кстати, одно физическое лицо имеет право в одной кредитной организации заключить несколько договоров кредитования на приобретение разных транспортных средств, поэтому и кредитных договоров может быть несколько, а также несколько копий паспортов транспортных средств и несколько полисов страхования. Поэтому повторюсь, сказав, что самый простой способ идентификации документов данной группы – делать это по идентификационному номеру транспортного средства.

Фрагмент регистрационной карточки кредитного досье

В раздел «Параметры сделки» также вынесены реквизиты, которые можно отнести к кредитному досье в целом:

  • флаг «Выдано во временное пользование» – заполняется в автоматическом режиме и связан с информацией, вносимой в специальную закладку РККД (подробнее об этом – позже);
  • флаг «Внесено в КК» – проставляется в ручном режиме и является особой отметкой, которая используется для фильтрации досье.

Поле «Примечание» является стандартным текстовым полем, в которое может быть внесена любая неструктурированная информация.

Помещаем документы в кредитные досье

Следующий раздел РККД – «Документы досье» – требует внимательного рассмотрения.

Кредитное досье полностью отражает историю взаимоотношений заемщика и банка и формируется на всех исторических этапах жизни кредита. Все документы, входящие в состав кредитного досье, мы разделили на несколько групп. Это позволяет устанавливать дифференцированный доступ к документам разных групп. Для входа в окно, где отображается информация по документам конкретной группы, нужно нажать на соответствующую кнопку в РККД:

Фрагмент регистрационной карточки кредитного досье

  • группа «Документы заемщика» (вход в нее осуществляется по экранной кнопке «Заемщик/Клиент» раздела «Группы документов досье» основного окна РККД). Т.к. заемщик является «основным действующим лицом» кредитного договора, требующим идентификации, то в первую очередь в отдельную группу мы выделили документы, предоставляемые им на этапе заключения кредитного договора;
  • во вторую группу были выделены «Документы <других>участников сделки» (ей соответствует кнопка «Участники сделки»). По составу эти документы повторяют документы заемщика, но нам показалось, что наличие на одном экране документов с однотипными наименованиями запутает пользователей. Да и наличие такого реквизита, как «Участник сделки», потребовало создания обособленной группы документов. Еще одним аргументом для создания отдельной группы послужил и тот факт, что участником сделки (например, поручителем) может выступать не только физическое, но и юридическое лицо;
  • группа «Договорные документы» (вход в нее осуществляется по экранной кнопке «Договоры»). Естественно, в отдельную группу выделены договорные документы, послужившие основанием для создания кредитного досье. Кстати, с целью минимизации рисков, связанных с утратой оригиналов договорных документов, подписанных заемщиком собственноручно, хранение оригиналов кредитных договоров, договоров поручительства и залога осуществляется у нас в двух экземплярах:
    • один хранится в кредитном досье,
    • второй – в деле «Оригиналы кредитных договоров».
  • в отдельные группы выделены документы, связанные между собой тематикой или бизнес-процессом. К ним относятся:
    • документы по вопросам страхования объекта залога (кнопка «Страхование»),
    • документы по вопросам погашения кредита (кнопка «Погашение»),
    • документы, отражающие работу с проблемными активами (кнопка «Работа с проблемными активами»),
    • документы, с помощью которых фиксируется факт приема-передачи на хранение паспорта технического средства (кнопка «Движение ПТС»),
    • документы, подтверждающие факт купли-продажи объекта залога (кнопка «Обеспечение»).

Для каждой группы документов создана специальная кнопка, нажав которую вы попадаете в справочник выбранного вида документов. При этом для каждой группы документов разработана индивидуальная регистрационная форма, которая в свою очередь содержит реквизиты, присущие только этой группе документов. Давайте проанализируем состав реквизитов основных группообразующих документов и попытаемся выделить отличительные особенности каждой.

Состав групп документов электронного кредитного досье

При разработке программного обеспечения мы поставили задачу разработать такие регистрационные формы, которые позволяли бы автоматически заполнять максимально возможное число реквизитов. Поэтому разработчиками было предложено создавать новые регистрационные формы документов, находясь непосредственно в кредитном досье клиента. Это позволяет в автоматическом режиме заполнять некоторые поля регистрационных карточек документов, входящих в досье:

  • наименование кредитного досье,
  • наименование группы документов и
  • Ф.И.О. заемщика.

В каждой регистрационной форме документа присутствуют основные поисковые поля:

  • «Досье» – наименование кредитного досье, как мы только что пояснили, заполняется автоматически;
  • «Вид документа» – здесь мы указываем группу документов, в которую будет отнесен регистрируемый документ;
  • «Тип документа». Это поле заполняется из справочника «Типы документов розничных досье». Выбор наименований документов из справочника позволяет стандартизировать и упростить процесс заполнения регистрационной формы документа, сократить количество ошибок и опечаток. Типы документов связаны со справочником «Вид документов», поэтому при создании документа какой-либо группы для выбора откроются только те типы документов, которые относятся к выбранному вами справочнику (какие типы документов закреплены за каждой группой документов, показано в Таблице 1);
  • поле «Клиент» заполняется автоматически, копируясь из РККД.

Разрабатывая регистрационную форму для группы «Документы заемщика», мы пришли к выводу, что основным поисковым реквизитом для этой группы будет служить Ф.И.О. заемщика (использование для этих целей номера документа нам показалось более трудоемким).

Регистрационная форма для группы «Документы заемщика»

Помимо полей-поисковиков, в регистрационные формы всех групп документов включены поля, которые окажутся полезными пользователям при выполнении различных работ с документами кредитного досье:

  • поле «Ведущий документ» предназначено для установления связей между документами данной группы в рамках одного кредитного досье;
  • поле «Наша организация» заполняется в автоматическом режиме, оно копируется из регистрационной карточки кредитного досье и указывает, в каком структурном подразделении банка находится на хранении данный документ;
  • поле «Наименование» является «сборным», формируется в автоматическом режиме и аккумулирует данные таких полей, как «Тип документа» и «Клиент»;
  • поле «Рубрика» является «свободным» справочником, который позволит в дальнейшем присваивать документам различные рабочие признаки;
  • поле «Количество листов (план)» используется для указания количества листов бумажного документа;
  • «Примечание» – свободное текстовое поле, предназначенное для внесения различной неструктурированной информации;
  • флаги «Наличие ЭД», «Наличие в досье», «Наличие бумажного документа» и «Верификация пройдена» созданы для того, чтобы можно было проводить анализ выполнения работ по сканированию и размещению в базе данных электронных образов бумажных документов кредитного досье:
    • флаг в поле «Наличие ЭД» проставляется в автоматическом режиме после того, как к регистрационной карточке документа будет привязан электронный образ документа, при этом в окошке поля «ИД док» появляется идентификационный номер электронного документа;
    • флаг в поле «Наличие в досье» тоже проставляется в автоматическом режиме и указывает на то, что на документ заведена регистрационная карточка (т.е. документ создан и его бумажный оригинал или электронный образ должен быть передан для размещения в кредитном досье клиента);
    • если вы хотите знать, все ли документы, относящиеся к данному кредитному досье, имеются в наличии на бумажном носителе, то разобраться в этом поможет поле «Наличие бумажного документа». Оно заполняется вручную.

Наличие документов по заемщику

Такие поля, как «Наличие ЭД», «Количество листов», позволяют пользователю после выполнения работ по сканированию и привязке документов к регистрационным формам кредитного досье проверить, ко всем ли регистрационным формам привязаны электронные образы документов, совпадает ли количество листов электронного документа с количеством листов документа на бумажном носителе.

Необходимо сразу оговориться, что если документы на бумажном носителе оформлялись на обеих сторонах листа (с оборотом), то количество листов документа на бумажном носителе, конечно, будет значительно меньше количества отсканированных единиц.

Регистрационная форма для группы «Документы участников сделки»

Основной группой документов, которая должна рассказать нам все о кредитном договоре, является группа «Договорные документы» (см. Рисунок 8). Какая информация по кредитному договору нас интересует? Во-первых, его номер и дата, во-вторых, срок действия договора.

Поля «Вид документа», «Клиент» заполняются в автоматическом режиме, информация в поле «Тип документа» выбирается из справочника, а номер документа и его дата проставляются регистратором.

В этой регистрационной форме присутствует и такое поле, как «Участник сделки». Это и понятно, ведь помимо регистрации кредитного договора, сторонами которого выступают банк и заемщик, необходимо регистрировать и такие документы, как договор поручительства, договор залога, в которых появляются поручители, и т.д.

Обратите внимание на две кнопки скрытого меню, появившиеся в регистрационных формах документов только этой группы: «Переместить в досье оригиналов» и «Открыть досье оригиналов». Первая позволяет совершать общепринятое действие – списание документа в дело. А вторая – обратное действие – зайти в досье и просмотреть его документы.

Договорные документы кредитного досье

Не вижу необходимости в подробном описании регистрационных форм других групп документов. Отмечу только, что для регистрации таких документов, как договор страхования, договор купли-продажи транспортного средства, в регистрационные формы были добавлены специальные реквизиты:

  • «Вид страховки» (указывается вид страхования – КАСКО или ОСАГО);
  • «Контрагент» (выбирается наименование организации, с которой клиент заключил договор страхования).

Информацию по размещенным в системе документам можно получить не только из кредитного досье, но и из справочников документов, которые фактически равны рассматриваемым группам документов. Например, работая со справочником «Документы по страхованию», можно делать выборку по любому интересующему параметру: по срокам действия договоров, по контрагентам и т.д.

Создание электронных образов документов

Привязка электронных образов документов кредитного досье осуществляется непосредственно из регистрационной формы документа, с помощью кнопки «Документ». Раскрывающееся контекстное меню позволяет создать документ тремя способами: со сканера, из файла или из шаблона.

Фрагмент регистрационной карточки документа

Понятно, что, ставя перед собой задачу перевода всех имеющихся в нашем распоряжении документов, входящих в состав кредитного досье, в электронный вид, мы постарались упростить этот процесс, прибегнув с такому методу массового ввода документов, как поточное сканирование. Для чего была предусмотрена возможность печати индивидуального штрих-кода документа на документ, на специальные наклейки или на чистые листы бумаги. Для выполнения этой работы была создана специальная кнопка «Штрих-код», также расположенная на правой панели регистрационной формы каждого документа.

Автоматизируем стандартные операции

Специальной доработкой является и кнопка «Досье», которая позволяет «провалиться» из регистрационной формы документа непосредственно в регистрационную карточку связанного с ней кредитного досье. Это намного упрощает задачу «движения внутри досье».

Еще давайте вспомним о таких элементарных вещах, как титульный лист кредитного досье и внутренняя опись документов кредитного досье. Наша система позволяет формировать их автоматически.

Кроме того, разработчики системы предусмотрели возможность сохранения в специальном разделе РККД электронных образов документов, не только входящих в досье, но и других, например, фиксирующих факт приема-передачи досье между подразделениями банка.

Титульный лист кредитного досье

Учет движения досье между подразделениями банка является обязательным требованием любой электронной системы. Что мы учитываем:

  • факт приема досье в текущий архив розничных досье на хранение;
  • факт выдачи досье во временное пользование;
  • факт закрытия кредитного досье;
  • факт передачи досье на архивное хранение.

В нашем случае учет движения досье осуществляется с помощью двух дополнительных закладок регистрационной карточки кредитного досье. Это «ДАРО» и «Архив Банка». Сразу отмечу, что владельцем закладки «ДАРО» являются сотрудники текущего архива кредитных досье, а владельцем закладки «Архив Банка» – сотрудники архива банка, которым передается завершенное в делопроизводстве досье на архивное хранение.

На закладке «ДАРО» сотрудник, принявший досье на хранение, указывает свою фамилию, должность и дату этой операции. После того как в поле «Тип действия» будет сохранен параметр «Принято на хранение», на лицевой стороне регистрационной карточки кредитного досье в поле «Статус досье» появится отмеченный параметр «Архив ДАРО».

Проведена операция принятия на текущее хранение кредитного досье

Если досье выдается во временное пользование в другое подразделение банка, то на этой же закладке сотрудник текущего архива розничных досье обязательно делает отметку об этой операции: указывается дата передачи, фамилия должностного лица, которому досье выдано, а также делается отметка о том, подлежит ли досье возврату. После проставления на закладке «ДАРО» в поле «Тип действия» параметра «Выдано во временное пользование» на главной закладке кредитного досье активируется флаг «Выдано во временное пользование» (см. Рисунок 1 в первой части статьи).

В настоящее время используется несколько параметров поля «Тип действия»:

  • принято на хранение;
  • выдано во временное пользование;
  • выемка;
  • сдано в архив;
  • выдано на хранение.

Создание новых параметров возможно силами администратора системы.

Закладка «Архив Банка» предназначена для проставления сотрудником архива банка отметки о приеме им досье на хранение. Другим пользователям эта страница (закладка) доступна только в режиме просмотра.

Не должна быть забыта и еще одна сторона работы с кредитными досье – это топографирование хранилища. Мы постарались создать иерархический справочник, в котором будут учтены все элементы архивохранилища:

  • номер хранилища;
  • номер сейфа;
  • номер полки (ящика);
  • номер единицы хранения.

Таким образом, открыв в РККД закладку «ДАРО» в разделе «Топография», сотрудник текущего архива кредитных досье узнает не только номер единицы хранения, но сможет отправиться на поиск досье, точно зная, в какое хранилище идти и ключ от какого сейфа ему необходимо взять.

Также система позволяет распечатать полную опись находящихся на хранении кредитных досье с указанием их точного места хранения. На «электронику» надейся, а бумажный вариант размещения досье в архиве имей!

Опись досье, находящихся на хранении, с указанием их местоположения

Далее по тексту – РККД. Ее изображение дано в первой части данной статьи на Рисунке 1 (см. предыдущий номер журнала). Вернуться назад

Еще статьи:

  • Жалоба подаваемая в районный суд Жалоба подаваемая в районный суд Обжалование судебных актов Суд апелляционной инстанции проверяет по апелляционным жалобам и представлениям законность, обоснованность и справедливость приговора и постановления мирового судьи. Рассмотрение уголовного дела в апелляционном порядке должно […]
  • Услуги адвоката в кировской области Услуги адвоката в кировской области Я состою в адвокатской палате Кировской области. Ранее работал в органах Следственного Комитета РФ. Имею большой опыт и знания в области уголовного и гражданского законодательства, успешную практику разрешения разнообразных по сложности дел. Я могу […]
  • Как оформить торг 12 для казахстана Заполняем товарную накладную ТОРГ-12 по образцу Что такое форма ТОРГ-12 Товарная накладная ТОРГ-12 довольно часто применяется организациями для оформления товарно-материальных ценностей (ТМЦ), измеряемых в штуках или весе. Руководитель организации может не использовать данную форму (см. […]
  • Задолженность по алиментам неустойка заявление Исковое заявление о взыскании неустойки по алиментам (образец) За каждое несвоевременно выполненное денежное обязательство гражданским и семейным законодательством предусматривается материальная ответственность – неустойка – денежная компенсация за нарушение срока алиментных […]
  • Алименты с подарков Алименты с подарков Естественно, что интересы сторон алиментных правоотношений, разнятся: если взыскатели заинтересованы в раскрытии наибольшего количества источников доходов плательщика, то плательщики средств, наоборот, стараются скрывать дополнительные заработки и наличие имущества. В […]
  • Приказ о назначении кассиром главного бухгалтера Приказ о возложении обязанностей: тонкости вопроса Приказ о возложении обязанностей на работника в последнее время стал делом привычным практически на любом предприятии. Составить такой документ несложно. Надо только четко соблюдать определенную последовательность действий и не нарушать […]