Командировочные расходы как оформить в 1с

Оформление командировки в 1С 8.3: начисление и выплата суточных и других расходов

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.

Выдача командировочных в 1С 8.3

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется «Расходным кассовым ордером«. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ «Списание с расчетного счета«.

Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:

Для получения денежных средств в подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.

Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».

Зайдем в меню «Банк и касса», далее в разделе «Касса» – «Кассовые документы». В окне со списком кассовых документов нажимаем кнопку «Выдача». Откроется окно создания нового документа.

Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:

  • организация (если их несколько в базе данных);
  • получатель;
  • сумма;
  • в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника.

В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ «Авансовый отчет«.

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».

Вот пример заполнения закладки «Прочее»:

Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2 000 рублей:

Так как расходы уже оплачены, они сразу попадают в Книгу доходов и расходов УСН:

Смотрите наш видеоурок по авансовым отчетам в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

«1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.0). Как начислить и выплатить суточные в пределах нормы 700 руб./сутки (+ видео)?

В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3.0 можно настроить любое Разовое начисление, в том числе и 700 рублей в сутки, не облагаемых НДФЛ и взносами.

Для этого в меню Настройки – Начисления нужно:

  • Создать новое начисление;
  • на закладке Основное:
    • выбрать Назначение платежа – Прочие начисления и выплаты;
    • в поле Начисление выполняется указать По отдельному документу;
    • Вид документа установить Разовое начисление;
    • результат можно вносить фиксированной суммой, а можно настроить расчет по формуле, умножая 700 на количество дней в командировке (для этого при редактировании формулы следует создать соответствующий показатель);
  • на закладке Средний заработок нужно убедиться, что флаги включения этой суммы в расчет среднего заработка не установлены;
  • на закладке Налоги, взносы, бухучет следует указать, что это начисление не является:
    • доходом для целей учета НДФЛ;
    • объектом обложения страховыми взносами;

Важно обратить внимание — в бухгалтерском учете в программе «1С:Бухгалтерия 8» суточные должны отражаться в корреспонденции с 71 счетом, в отличие от зарплатных начислений.

Когда начисление настроено, можно назначить его сотруднику. В меню Зарплата – Разовые начисления Создать документ, выбрать сотрудника и указать количество дней в командировке.

Читайте так же:  Какие требования к оружейным сейфам

После проведения можно Выплатить суточные непосредственно из документа Разовое начисление.

Подробнее смотрите видео (видеоролик выполнен в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» релиз 3.0.22.230).

Командировочные в 1С Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 8.3

Конфигурация ЗУП редакции 3.1, разработанная фирмой 1С, имеет исчерпывающий инструментарий для эффективной работы кадрового департамента компании любого масштаба. В этой статье подробнее рассмотрим, как с помощью ЗУП осуществить такую часто встречающуюся операцию, как расчет командировок работников. Согласно законодательству, мы имеем дело с осуществлением сотрудником работы не на постоянном месте, что является ситуацией нестандартной, требующей специальной системы оплаты.

Командировочные в 1С ЗУП 8.3

Для оформления приказа на командировку и расчета соответствующего начисления в ЗУП 3.1 предназначен документ «Командировка», который мы откроем через меню «Кадры/ Все отсутствия сотрудников».*


Рисунок 1.Кадровый учет и расчет командировок в ЗУП

*Также «Командировка» может быть создана из журнала соответствующих документов в разделе «Кадры/Зарплата».

В развернутом перечне выбираем «Создать» и тип документа «Командировка»:


Рисунок 2.Создание командировочных в 1С ЗУП 8.3

Рассматриваемый нами типовой документ разработан для регистрации, расчета и последующей оплаты командировочных. С помощью него можно вывести на печать соответствующие печатные формы:

  • Приказ о направлении (Т-9);
  • Удостоверение (Т-10);
  • Служебное задание (Т-10а);
  • Расчет среднего заработка;
  • Подробный расчет начислений.

Рисунок 3.Печатные формы документа «Командировка»

Для создания командировок сразу нескольких работников используется соответствующий документ Для его создания в том же разделе «Кадры/Все отсутствия сотрудников», нажав «Создать», выбираем «Командировки группы». После заполнения шапки и табличной части документа сотрудниками, на которых оформляются командировки, на его основании можно автоматически создать «Командировку» непосредственно по каждому сотруднику. Для этого нужно воспользоваться ссылкой «Оформить отсутствия», которая находится внизу документа.

Заполнение документа «Командировка»

Отражение начисления будет зарегистрировано в месяце, указанном в шапке документа. Для вывода в печатные формы используются дата и номер документа. Номер формируется автоматически при записи документа. В начало добавляется префикс организации, затем префикс базы и собственно следующий по порядку номер. Префиксы задаются для удобства различия документов, введенных в разных организациях или базах.

Если префиксы не заданы, то при формировании номера вместо них устанавливаются нули. Для расчета необходимо указать начало и окончание командировки. Этот период включает дни нахождения сотрудника в дороге. Командировочные в 1С ЗУП 8.3 оплачиваются за дни или часы, которые являются рабочими, по установленному сотруднику графику.

При ведении штатного расписания в ЗУП, с помощью проставления соответствующего флажка можно освободить ставку на период отсутствия сотрудника. В этом случае в отчетах по штатному расписанию ставка будет показываться как свободная, а также на эту ставку будет возможен прием другого сотрудника.

Если командировка оформляется сотруднику, который занят в организации по основному месту работы, а также и по совместительству, требуется регистрировать отсутствие по всем рабочим местам работника. Для этого на форме документа присутствует ссылка «Отсутствия по другим местам работы».


Рисунок 4.Освобождение ставки при расчете командировочных в ЗУП 3.1

В случае длительной командировки, можно выбрать разные виды оплаты:

  • Оплатить сразу и целиком – оплата будет полностью начислена в текущем документе;
  • Производить оплату пребывания в командировке ежемесячно.


Рисунок 5.Оплата длительных командировочных в ЗУП 8.3

Расчет документа производится автоматически. Если автоматический пересчет документов при их редактировании отключен, то для расчета документа следует вручную нажать кнопку со стрелками. Желтый цвет этой кнопки показывает, что документ не пересчитан в соответствии с внесенными в него изменениями. В области результатов расчета показывают краткие итоги расчета этого документа. Эти данные предлагаются только для просмотра.

При необходимости просмотреть или отредактировать детальные записи о начислениях или перерасчете следует использовать закладку «Начислено (подробно)»:


Рисунок 6.Результат начисления командировочных в 1С ЗУП 8.3

Согласно условиям, указанным на закладке «Главное», рассчитывается начисление для оплаты командировки: число оплачиваемых дней или часов командировки умножается на среднедневной или среднечасовой заработок.

Командировка оплачивается по часам для сотрудников с графиком суммированного учета рабочего времени или по дням из среднедневного заработка.

Работа с результатами расчета производится так же, как при «Начислении зарплаты и взносов».

Расчет командировок в ЗУП 3.1 исходя из среднего заработка

Для вычисления среднего заработанного берем последние 12 месяцев. Когда появляется необходимость просмотреть или откорректировать расчет среднего, можно воспользоваться кнопкой «Изменить данные расчета среднего заработка»:


Рисунок 7.Проверка расчета среднего заработка

Для вывода средней зарплаты за период «руками», проставляем необходимые даты, нажимаем «Задать вручную» и «Пересчитать».

Как в 1С ЗУП отразить командировку в выходной день

Сотрудник может находиться и работать в командировке в выходной или праздничный день, что, согласно законодательству, приводит к необходимости дополнительной оплаты. В 1С ЗУП отразить командировку в выходной день, то есть факт работы в такой день и необходимость его оплаты, можно отдельным документом «Работа в выходные и праздничные дни»:

Читайте так же:  Частная жалоба возвращение искового заявления


Рисунок 8.Расчет командировок при работе в выходной день

После проведения документа сотрудникам автоматически рассчитывается оплата работы в праздничные и выходные дни в двойном размере по дням или по часам, в зависимости от параметров основного документа начисления заработной платы.

Выплата командировочных

Для выплаты командировочных необходимо создать ведомость на выплату зарплаты. Создать ведомость непосредственно из документа «Командировка» можно посредством кнопки «Выплатить»:


Рисунок 9.Выплата командировок в ЗУП

В случае, когда оплата командировочных будет осуществляться в межрасчетный период, это изначально необходимо указать в документе «Командировка». В ведомости на перечисление выбрать «Выплачивать/ Командировки», и далее – документ основания из списка доступных командировок.

Командировка и командировочные расходы в 1С 8.3 Бухгалтерия

В командировочные расходы в 1С 8.3 можно включить затраты на дорогу (билеты, ГСМ), оплата проживания (например, в гостинице), оплата за питание, суточные и т. п. Чаще всего, мы не знаем точную сумму, которую потратит в итоге наш сотрудник за время поездки. В связи с этим он пишет заявление на выдачу командировочных, указывая эти данные приблизительно с детализацией по видам расходов.

Так как по факту потраченные и выданные работнику денежные средства могут не совпадать между собой в большую или меньшую сторону, выдача денег осуществляется авансом. По приезду из командировки работник предоставит в бухгалтерию документы, подтверждающие затраты. При разнице в пользу работника, ему будут выданы недостающие деньги. В противном случае он будет обязан вернуть неиспользуемую сумму обратно в кассу.

Командировочные, так же как и другие виды выдачи денежных средств сотрудникам могут осуществляться как через банк (на карточку), так через кассу наличными. В рамках данного примера мы будем оформлять в 1С именно выдачу наличных, так как это наиболее часто встречающийся способ.

Рассмотрим полную инструкцию по шагам как это сделать в 1С Бухгалтерия.

Выдача командировочных денег

Для начисления и выплаты перейдите в раздел «Банк и касса» и выберите пункт «Кассовые документы».

Перед вами откроется весть список ранее созданных документов по поступлению или выдаче денежных средств из кассы. Нажмите на кнопку «Выдача».

Теперь можно перейти к заполнению самого документа. Здесь нет ничего сложного. Первым делом выберите в поле «Вид операции» значение «Выдача подотчетному лицу». Обратите внимание, что при изменении значений в нем меняется и структура реквизитов документа. Именно поэтому при создании документа выдачи наличных, сначала указывают вид операции.

Счет учета оставим по умолчанию. Далее укажем сотрудника, которому нужно начислить командировочные в 1С. Правее выберем организацию и подразделение, в котором он работает. В поле «Сумма» отразим, что на данную командировку наш работник получит сумму в размере 15 000 рублей.

В нашей конфигурации настроено ведение учета по статьям ДДС для дополнительной аналитики, поэтому данное поле так же можно заполнить. В комментарии для удобства укажем, что деньги оформлены на командировку. В дальнейшем это облегчит нам поиск.

Если вам нужно отредактировать реквизиты печатной формы, разверните одноименный раздел. В нашем случае все отображаемые данные попали сюда автоматически при выборе сотрудника.

После проведения документа мы сможем увидеть по сформировавшемуся движению, что теперь сумма в 15 000 рублей числится на Абрамове Геннадии Сергеевиче. С него будет списан долг после того, как он отчитается по потраченным суммам.

Дополним нашу инструкцию видео по кассе в 1С:

Авансовый отчет

Авансовые отчеты, которые нужны для списания долга по полученному авансу с сотрудника так же находятся в разделе «Банк и касса».

Шапку документа заполним стандартно, как это делали ранее. На закладке «Авансы» в табличной части добавим строку и выберем созданный ранее документ выдачи наличных. Как вы моете заметить, 1С 8.3 позволяет отчитываться сразу по нескольким авансам, выданным одному и тому же сотруднику. Делается это при помощи добавления в данную табличную часть дополнительных строк.

Мы указали, за что отчитывается сотрудник за свои суточные. Теперь нам нужно отразить, какие документы, и на какие суммы он предоставил. Сделать это можно на закладке «Оплата».

В нашем случае сотрудник предоставил в бухгалтерии два билета и чек за проживание в гостинице. Общая сумма составила 12 500 рублей. После проведения документа в 1С долг перед нашей организацией будет уменьшен только на эту сумму. Посмотрим на проводки:

Получается, что сотруднику был выдан аванс в размере 15 000 рублей, а отчитался он только за 12 500. Из этого следует, что за ним все еще остается долг, но уже в размере 2 500 рублей. В таком случае, по взаимной договоренности он может либо предоставить недостающие чеки на эту сумму, либо вернуть деньги.

Возврат разницы можно произвести, например, при начислении зарплаты. Так же сотрудник может принести эту сумму в кассу.

Читайте так же:  Пояснительная записка к ландшафтному проекту участка

В том случае, если сотрудник наоборот не уложился в выданную ему сумму и потратил больше, такую разницу можно выплатить ему так же как и сами командировочные через кассу.

Смотрите также видео по авансовым отчетам в 1С 8.3:

Оформление командировочных в 1С

Начинать нужно с создания приказа на командировку в подсистеме «кадрового учета». Это оформляется док-том «Командировки организаций».
Из этого документа можно распечатать разные печатные формы, включая Приказ. Практически все формы применяются в документообороте организации.

А затем, прямо из кадрового док-та «командировки» по кнопочке вверху «Открыть начисления» открыть форму Помощника в создании расчетных документов по неявкам. (Ведь командировка в терминах ЗУП — это неявка.) Называется помощник — Анализ неявок.
Данным инструментом можно в любой момент проверить, все ли нужные расчетные документы созданы и сопоставлены кадровым. можно отобрать по указанной организации уже зарегистрированные документы-отклонения. Можно новые расчетные документы создавать.

А если впервые происходит сопоставление документов, и нет ещё документа «Оплата по среднему заработку» расчетной подсистемы, то его надо создать, рассчитать их и провести. Только сразу обращаю внимание. Внизу будет всегда текущий месяц. Если сразу нажмёте «создать», то документ запишется в текущем месяце и период начисления то же будет — текущий месяц. Но т.к. расчетчикам частенько нужно создавать документы за прошлый месяц, то . обращайте внимание на месяц. Его можно изменить на предыдущий и любой другой перед созданием документов.

Конечно, при необходимости в созданном документе можно что-то править, но это всегда немного хуже.
Документ «Оплата по среднему заработку» как раз отвечает за начисление оплаты труда в командировках.

Оформление командировки в 1С 8.2 Бухгалтерия

Помогите оформить командировку сотрудников в 1С 8.2.Бухгалтерия.

Ситуация такая:
Двое сотрудников направлены в командировку. Один там находится постоянно, другой приезжает и уезжает.
Живут не в гостинице, а арендовали квартиру у частного лица договором аренды с организацией, мы оплачивает наличными (выдали камандированному наличные на расходы он и оплачивает).

как провести все это в программе. Как я понимаю: проезд и суточные — авансовым отчетом, а проживание — отдельно — «покупка услуг» (относится к производственным услугам?)

Или же все таки я понимаю не так? Подскажите, пожалуйста.

Ваша фирма заключила с частным лицом договор аренды. И у вас есть необходимость отслеживать расчеты с ФЛ? Вести учет исчисляемого и удерживаемого НДФЛ у физ.лица (видимо, не ИП)?
В этом проблема? Вам как бы сложно просто как затрату (вх.услугу) на сч26 отразить в самом Авансов. отчете, не видя расчетов с арендодателем?

Если так, то вы можете в Ав.отчет на вкладке «оплата» включать сумму оплаты. Например, на сч.76.05 относить оплату (Дт 76.05 Кт 71.01). Только нужен какой-либо подтверждающий по выплате документ. Хоть расписка ФЛ в получении оплаты, являющаяся неотъемлемым приложением к договору аренды.

А уже отдельным «Поступлением товаров и услуг» на вкладке «услуга» отражать затраты по услугам аренды — Д26 К76.05.

Еще статьи:

  • Как оформить работника на работу в 1с Как принять на работу сотрудника в 1С 8.3 — пошаговая инструкция Произвести прием сотрудника на работу в программе 1С Бухгалтерия 8.3 (3.0) достаточно просто, ниже мы рассмотрим пошаговую инструкцию, как это сделать. Заходим в меню программы 1С — «Зарплата и кадры» и в разделе «Кадровый […]
  • Как оформить декрет в зуп Отпуск по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3 Основные операции при оформлении отпуска по беременности и родам в 1С ЗУП 8.3 (3.0) — это: Оформление и начисление пособия в 1С ЗУП 8.3 Оформление приказа на отпуск и начисления пособия по беременности и родам в 1С ЗУП 3.0 производится […]
  • Увольнение п 3 ст 83 Увольнение п 3 ст 83 Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей Трудовые споры, пенсии Главная Статья 83 ТК РФ. […]
  • Агентский договор в 1с 82 бухгалтерия Учет в 1С агентского договора у принципала при покупке услуг Добрый день!1С 8.2, комплексная автоматизация 1.1.55.1Моя организация А закупает товары и услуги через агента Б (действует от своего имени) у организации В. Агент Б отдаёт нам А отчёт агента и счет-фактуру, в которой продавец […]
  • Начислить налог на имущество 1с Налог на имущество в 1С 8.3 Бухгалтерия При осуществлении деятельности на общей системе налогообложения, компании обязаны уплачивать множество налогов, в том числе и налог на имущество организаций (далее – налог). Своевременность, правильность и полноту начисления и оплаты налога […]
  • Транспортный налог в 1с 8 Транспортный налог в 1с 8 Приобретение и регистрация транспортного средства Расчет и декларация по транспортному налогу в отношении дорогостоящих ТС Установка повышающего коэффициента по расчету транспортного налога выполняется в форме "Регистрация транспортного средства". Раздел: […]