Образец приказ о назначении ио начальника отдела кадров

Оглавление:

Приказ о временном исполнении обязанностей руководителя

Когда необходим приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора

Согласно ст. 273 ТК РФ, руководитель организации – физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ и иными нормативно-правовыми актами, учредительными документами, локальными актами осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. При отсутствии руководителя организации на рабочем месте (например: в связи с отпуском, командировкой, болезнью, стажировкой и т.д.) должен быть назначен работник, временно исполняющий обязанности (и.о.) руководителя организации.

При назначении временно исполняющего обязанности руководителя следует опираться на нормы ст. 60.2 ТК РФ, из которой следует, что работодателю необходимо:

  • получить письменное согласие работника;
  • установить размер оплаты за временное исполнение дополнительной работы;
  • установить срок, в течение которого работник будет исполнять обязанности, их содержание и объем.

Основанием для назначения работника временно исполняющим обязанности будет являться приказ о назначении и.о. директора.

Содержание приказа о временно исполняющем обязанности директора

Распорядительный документ не имеет унифицированной формы и составляется произвольно. Представленный образец приказа на временное исполнение обязанностей директора содержит следующие пункты:

  • причина отсутствия директора на рабочем месте;
  • срок отсутствия;
  • сведение о директоре (ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение);
  • сведения о работнике, на которого возлагается ответственность временно исполнять обязанности директора (ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение);
  • срок временного исполнения обязанности директора;
  • размер доплаты.

Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора подписывается руководителем организации. Документ регистрируется в журнале регистрации приказов и распоряжений по личному составу и храниться в организации 75 лет.

Назначение исполняющего обязанности директора: образец приказа 2018

Как составить приказ о назначении исполняющего обязанности директора? Руководитель организации часто бывает в разъездах: служебные командировки занимают немалую часть его рабочего времени. К тому же, как и другие сотрудники организации, генеральный директор имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск и может взять больничный. На эти периоды нужен исполняющий обязанности директора. Образец приказа, подготовленный нашими специалистами, поможет кадровику сэкономить время на разработку собственного документа.

Действительно, руководитель организации по той или иной причине может отсутствовать на своем рабочем месте. Однако директор является ключевой фигурой компании и в его отсутствие кто-то должен исполнять его обязанности. Для этого и нужен приказ на исполняющего обязанности директора. Так, нужно оформить замену, если в уставе компании не прописано, что функции генерального директора организации исполняют несколько сотрудников (п. 3 ст. 65.3 ГК РФ).

В общем случае, обязанности гендира, что вполне логично, возлагаются на его заместителя. В этом случае издается приказ о временно исполняющем обязанности директора.

В аналогичном порядке поступают и в том случае, если у руководителя компании нет заместителя, функционал которого включает в себя временное выполнение функций руководителя. В таком случае обязанности генерального директора делегируют любому другому работнику компании. Делают это также, выпуская приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора (п. 1 Порядка, утв. разъяснением от 29.12.1965 Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39).

В изданном приказе нужно указать конкретные обязанности работника, взявшего на себя функции директора, например, право подписывать счета-фактуры (п. 6 ст. 169 НК РФ). Весь временный функционал сотрудника, заменяющего руководителя нужно включить в приказ о временном назначении исполняющего обязанности директора.

Порядок, в котором будет происходить временное замещение руководителя организации, можно предусмотреть в уставных документах компании. Например, в случае долгого отсутствия директора можно предусмотреть алгоритм назначения на должность нового руководителя компании (п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 11 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Без приказа не обойтись

Важно понимать, что в любом случае нужно издать приказ на исполняющего обязанности генерального директора. Так следует поступить, даже если в должностной инструкции замещающего работника предусмотрена обязанность по временному выполнению обязанностей руководителя организации на время его отсутствия.

Причем издавать приказ о временном замещении нужно в каждом случае отсутствия директора, требующем замещения. Выпустить один приказ, который будет действовать, например, год, не получится.

Помимо приказа на заместителя необходимо оформить доверенность. Ее задача – подтвердить полномочия заместителя. Поэтому подписать доверенность должен сам руководитель организации (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Максимальный срок действия такой доверенности – 1 год с момента выдачи (п. 1 ст. 186 ГК РФ).

Добавим, что за исполнение обязанностей генерального директора замещающему его сотруднику положена доплата (ст. 151 ТК РФ).

Специально для читателей наши специалисты подготовили приказ о назначении исполняющего обязанности директора: образец 2018, который можно скачать бесплатно на сайте.

Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

Приказ о назначении временно исполняющего обязанности директора

Формирование приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора происходит в случае, когда руководитель организации по каким-либо причинам не имеет возможности находиться на своем рабочем месте определенный промежуток времени.

Поводы для составления приказа

В каждой организации должен быть руководитель, который назначается в соответствии с учредительными документами фирмы (в т.ч. уставом) и занимается управленческой деятельностью.

Но иногда наступают обстоятельства, по которым у директора возникает потребность переложить свои функции на другого сотрудника – и их в повседневной практике любого предприятия найдется достаточно. Чаще всего это:

  • отпуск (как плановый, так и внеплановый);
  • больничный;
  • командировка;
  • могут быть и какие-то личные причины.

На кого переложить исполнение обязанностей

Решение, на кого именно переложить на время обязанности директора, каждый руководитель, конечно, принимает в индивидуальном порядке. Главное условие, чтобы выбранный сотрудник имел определенный уровень образования и опыт работы, а также пользовался полным доверием руководства и администрации фирмы. Связано это с тем, что с момента подписания приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора, вся ответственность за текущую деятельность предприятия переходит на того работника, в отношении которого написан документ.

Следует отметить, что в качестве исполняющего обязанности директора может быть назначен как один из сотрудников компании, так и человек, как говориться, «со стороны».

Во втором случае, сначала необходимо заключить трудовой договор с указанием периода его действия, и только после этого писать приказ о передаче полномочий.

Кто пишет приказ

Так как приказ всегда пишется от лица директора организации, непосредственная задача по его составлению обычно лежит на секретаре, юрисконсульте или ином приближенном к руководителю работнике. Главное условие, чтобы после формирования приказ был в обязательном порядке заверен самим директором.

Приказ надо писать каждый раз, когда намечается относительно длительное отсутствие руководителя на рабочем месте.

Общие сведения о документе

На сегодняшний день строгих правил по составлению распорядительных документов нет, так что любую подобную бумагу представители предприятий и организаций могут писать с произвольном виде, или, если в компании есть разработанная форма приказа – по его образцу.

При формировании приказов важно соблюдать несколько условий:

  1. Составление каждого приказа должно быть чем-то обосновано. Обоснование всегда пишется в начале документа, после слов «В связи с…» и обозначает реальную причину для формирования приказа. В данном случае, в качестве обоснования может быть отпуск руководителя, его командировка, больничный и т.п.
  2. Также в приказ вписывается и основание – т.е. норма закона, которая дает право для составления данного документа.
  3. Приказ можно писать на обыкновенном листе любого удобного формата (обычно используется стандартный А4) или на фирменном бланке организации (как правило, в тех случаях, если такое требование прописано в локальных актах фирмы). Допускается писать приказ от руки или набирать на компьютере – в определении законности документа это значения не имеет.
  4. Документ составляется в одном экземпляре, который подписывается руководителем (или иным сотрудником, уполномоченным действовать от его имени), а также всеми другими лицами, которые в нем упомянуты.

Подписи должны быть только «живыми», никакие факсимильные (т.е. отпечатанные) автографы в бланке не допустимы.

Печать на приказе ставить необходимо только тогда, когда правило по использованию штемпельных изделий для визирования бумаг закреплено в учетной политике компании.

Образец приказа о назначении временно исполняющего обязанности директора

В «шапке» документа пишется:

  • его название (с коротким обозначением смысла) и номер;
  • наименование организации;
  • дата и место составления приказа.

Затем ниже идет основная часть. Здесь необходимо:

  • дать обоснование, т.е. в связи с какими обстоятельствами понадобилось формирование данного распоряжения;
  • сказать, кто именно будет исполнять обязанности директора (должность, фамилия-имя-отчество работника);
  • указать период и количество полных календарных дней, в течение которых эта роль должна исполняться;
  • вписать функции, которые будет выполнять замещающий директора сотрудник (в том числе право подписывать документацию);
  • написать его заработную плату на этот срок (здесь надо учесть один немаловажный момент — если зарплата директора выше зарплаты исполняющего обязанности, разницу следует компенсировать);
  • в завершении следует вписать ответственное за исполнение приказа лицо (это может быть сам директор или любой его заместитель, руководитель подразделения).

Хранение документа

После того, как приказ будет написан и оформлен должным образом, а все заинтересованные лица с ним ознакомлены, его необходимо передать на хранение секретарю организации или другому работнику, ответственному за сохранность распорядительной документации.

На протяжении периода действия приказ должен находиться в отдельной папке вместе с другими подобного рода документами, в помещении, куда доступ посторонних людей ограничен.

После истечения срока хранения, документ можно передать в архив и впоследствии уничтожить в установленном законом порядке.

Приказ о назначении исполняющего обязанности директора образец

Приказ о назначении исполняющего обязанности директора образец

Похожие публикации

На практике возникают ситуации, когда директор по каким-либо причинам не может исполнять свои обязанности в течение определенного промежутка времени. Для того чтобы замещение его должности было оформлено по всем правилам, необходимо не только выбрать подходящую кандидатуру, но и подготовить соответствующий приказ о назначении исполняющего обязанности директора (образец вы найдете в конце статьи).

Читайте так же:  Налог в фсс с зарплаты

Заменить на время директора работник может только на основании решения собрания учредителей или если кандидат утвержден действующим руководителем. Составлению приказа предшествует определенная последовательность действий кадрового работника:

  1. Получение согласия работника, избранного высшим органом для целей замещения отсутствующего директора;
  2. Установление конкретного срока, на который от работника будет требоваться исполнение трудовых функций руководителя;
  3. Согласование оплаты за труд замещающего директора сотрудника.

Приказ о назначении ИО директора (образец) и его содержание

Унифицированной Госкомстатом формы приказа не предусмотрено, вследствие чего компании могут разработать и утвердить бланк самостоятельно. В соответствии с общепринятыми правилами, форма документа должна содержать следующие данные:

  • Шапку документа, которая включает в себя сведения о компании, наименование и дату составления приказа;
  • Определение причины, по которой действующий руководитель отсутствует на рабочем месте с указанием продолжительности;
  • Базовую информацию о действующем руководителе;
  • Базовую информацию о работнике, на которого возлагается обязанность по замещению директора (ФИО, должность, при наличии табельный номер);
  • Период, в течение которого сотрудник должен замещать руководителя;
  • Функционал, выполняемых заместителем обязанностей. Эту часть приказа лучше отразить подробно с целью сведения к минимуму возможности разногласий;
  • Информацию о заработной плате, которая предложена заместителю;
  • Размер оплаты, которую получит работник;
  • Итогом заполнения приказа является включение в него данных об ответственном за выполнение документа работнике компании.

Важно отметить, что составлять приказ о назначении ИО необходимо даже в тех случаях, когда в компании имеется человек, в соответствии с должностной инструкцией замещающий руководителя в периоды его отсутствия на рабочем месте.

Для того чтобы документ вступил в законную силу, он должен быть подписан руководителем компании и, в том случае, если учетной политикой определено использование печати, содержать оттиск печати организации. После подписания приказа о назначении исполняющего обязанности директора с ним необходимо под роспись ознакомить всех заинтересованных лиц и передать на хранение в отдел кадров, бухгалтерию или секретариат компании.

Обязанностью кадрового отдела является организация хранения всех приказов компании, в том числе и приказа о назначении исполняющего обязанности директора в течение 75 лет.

Закрываем кадровые «дыры» (о заместителях и исполняющих обязанности) часть 1

Труханович Л.В.,
главный редактор
журнала «Кадры предприятия»,
юрист

Опубликовано в номере: Кадры предприятия №11 / 2003

Финансовый директор уехал в месячную командировку, главный инженер заболел, заведующая канцелярией ушла в отпуск по беременности и родам, начальника цеха забрали на военные сборы, начальник гаража отправился на курсы повышения квалификации, на ваши объявления о вакансии начальника отдела сбыта уже вторую неделю никто не откликается и сбытовики совсем «разболтались», а вдобавок, «сам генеральный» решил воспользоваться своим правом на ежегодный отпуск.

Все эти «кадровые дыры» вы должны «заполнить», «закрыть» и «залатать», и не только быстро и оперативно, но и грамотно, чтобы не пришлось откладывать финансовые сделки до возвращения главного финансиста, выпускать на линию водителей на свой страх и риск, разыскивать генерального директора на Сейшельских островах, чтобы узнать, что делать с компанией, которая после долгих раздумий именно сейчас «созрела» для заключения контракта. Ну и о государственных инспекторах труда забывать не следует.

Часть первая. ВРЕМЕННОЕ ОТСУТСТВИЕ

Есть в управленческом звене позиции, которые просто не могут оставаться «пустыми» на время отсутствия постоянно занимающих их работников. Если вовремя не заменить ушедших в отпуск, уехавших в командировку или заболевших, можно нарушить главное условие стабильного функционирования организации — непрерывность процесса управления.

Временное отсутствие работника может быть вызвано уважительными и неуважительными причинами, быть санкционированным и несанкционированным. Но только отсутствие по уважительным причинам и санкционированное работодателем гарантирует работнику сохранение за ним места работы или должности. К таковым Трудовой кодекс РФ относит:

  • командировку;
  • отпуск;
  • временную нетрудоспособность;
  • исполнение государственных или общественных обязанностей (в случае, если в соответствии с федеральным законом эти обязанности должны исполняться в рабочее время);
  • повышение квалификации;
  • участие в коллективных переговорах, подготовке проекта коллективного договора, соглашения;
  • участие в разрешении коллективного трудового спора (в отношении членов примирительной комиссии, трудовых арбитров);
  • прохождение медицинского осмотра (обследования).

В каждом из перечисленных случаев работник с разрешения или ведома работодателя отсутствует на рабочем месте. Время отсутствия в каждом конкретном случае определяется по нормам трудового законодательства или по решению работодателя и в значительной степени влияет на выбор способа замены.

Для того, чтобы обязанности по должности временно отсутствующего работника выполнялись, работодатель вправе прибегнуть как к собственным ресурсам (работникам организации), так и обратиться к внешним источникам и найти замену на стороне.

I. Способы замены

Обеспечить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника можно тремя основными способами:

1) временным переводом работника организации на должность отсутствующего работника;

2) возложением на работника организации обязанностей временно отсутствующего без освобождения от основной работы;

3) заключением срочного трудового договора, для замены временно отсутствующего работника.

Выбор способа зависит от времени отсутствия работника, должности, которую он занимает, а также от ресурсов организации (человеческих и материальных). Рассмотрим каждый из перечисленных способов подробно.

1. Перевод. Согласно части первой статьи 74 Трудового кодекса РФ для замещения отсутствующего работника работодатель имеет право переводить на его должность другого работника на срок до 1 месяца. При этом должны выполняться следующие правила:

а) оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Это означает, что если, например, специалист переводится на должность руководителя, оклад по которой выше, чем по занимаемой специалистом должности, то оплата труда должна производиться по должности руководителя; если на нижеоплачиваемую должность технического исполнителя, то работодатель должен сохранить специалисту средний заработок по прежней должности;

б) продолжительность перевода на другую работу для замещения отсутствующего работника не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря).

При принятии решения о временном переводе для замещения отсутствующего работника на этих условиях работодатель не должен получать согласие работника — достаточно издания приказа о переводе. Отрадно, что в проекте федерального закона «О внесении изменений и дополнений в Трудовой кодекс РФ» (принят в первом чтении Государственной Думой РФ 20.06.2003) планируется включить в часть первую статьи 74 буквальное уточнение «без его согласия» (т.е. без согласия работника).

Если время отсутствия работника, на должность которого осуществляется перевод, изначально превышает месячный срок — работодатель обязан получить письменное согласие работника.

Если в течение календарного года в результате временных переводов «выбран» месячный срок, предусмотренный частью второй статьи 74 Трудового кодекса РФ, стороны вправе еще раз прибегнуть к временному переводу, но уже руководствуясь статьей 57 Кодекса, часть четвертая которой допускает изменение условий трудового договора по соглашению сторон и в письменной форме. Поскольку инициатива перевода принадлежит работодателю, он обязан будет получить согласие на повторный временный перевод.

Письменное согласие работника понадобится и в том случае, когда работник переводится на работу, требующую более низкой квалификации.

В силу норм корпоративного права и законодательства о юридических лицах временный перевод на должность руководителя организации на время отсутствия последнего затруднителен и может быть признан неправомерным, если решение о переводе будет принято самим же руководителем организации. Что же касается остальных категорий служащих, то временные переводы считаются не столько способом обеспечения непрерывного управления участками работы (поскольку в результате перевода «закрывается» одна управленческая позиция, но открывается другая), сколько инструментом проверки способностей работников замещать те или иные позиции в будущем (при открытии вакансий). Временный перевод не всегда выгоден работодателю и по той причине, что по истечении установленного срока перевода работнику должна быть возвращена прежняя должность, а следовательно, она должна сохраняться за работником на все время его перевода.

2. Выполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы. Этот способ возложения на работника обязанностей временно отсутствующего работника более распространен в силу определенной привлекательности и для работодателя, и для работника-заместителя. Прежде всего, потому что в законодательстве прямо не установлено ограничение по срокам временного исполнения обязанностей отсутствующего работника. В Трудовом кодексе РФ этому вопросу посвящена только статья 151, которая устанавливает правила оплаты труда при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника и не определяет срок привлечения работника к выполнению, по сути, дополнительных для него обязанностей.

В данном случае трудовая функция, предусмотренная трудовым договором, не изменяется, а дополняется обязанностями по другой трудовой функции, то есть, работник помимо своей основной работы выполняет работу лица, которое он замещает. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий). Последнее же регламентируется постановлением Совета Министров СССР от 04.12.1981 № 1145 «О порядке и условиях совмещения профессий (должностей)» (с учетом определения Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 25.03.2003). Указанный акт также не устанавливает ограничения по срокам, но прямо предписывает работодателю получить согласие работника на исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Для работника, привлекаемого к заместительству, это может быть выгодным с материальной точки зрения — согласно статье 151 Трудового кодекса РФ ему полагается доплата. Однако, именно с доплатой связано самое большое количество вопросов. Здесь же отметим, что сейчас стороны трудового договора самостоятельно определяют размер доплаты и если согласие инженерно-технического работника, специалиста или технического исполнителя на замещение не будет получено по причине маленькой доплаты, то все что может сделать работодатель — это воспользоваться статьей 74 Трудового кодекса РФ и только на срок до 1 месяца в течение календарного года.

А как быть со штатным заместителем или помощником руководителя (организации, структурного подразделения, пр.)? Исполнение обязанностей руководителя во время его отсутствия является одной из основных функций штатного заместителя. Однако она не является единственной — помимо нее на заместителя возлагаются функции по конкретному направлению деятельности и участку работы, являющиеся производными от обязанностей руководителя, но не совпадающие с ними. Кроме того, она характеризуется отложенным сроком реализации, поскольку к ее исполнению штатный заместитель должен приступить только в строго определенном случае — при отсутствии руководителя; все остальные трудовые обязанности исполняются им ежедневно. Если руководитель присутствует на рабочем месте, то заместитель выполняет все свои функции, за исключением обязанностей руководителя.

Читайте так же:  Общие признаки взятки

До 2003 года Разъяснение «О порядке оплаты временного заместительства» № 30/39, утвержденное постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСС от 29.12.1965 № 820/39 (с изм. на 11.12.1986), позволяло работодателям, отталкиваясь от этой логики, возлагать обязанности временно отсутствующего руководителя на штатных заместителей и помощников, главного инженера без выплаты им разницы между фактическим окладом (должностным, персональным) и должностным окладом руководителя (без персональной надбавки). В ноябре 2002 года Верховный Суд РФ руководствовался аналогичными соображениями при вынесении решения по жалобе о признании недействительными положений Разъяснения, устанавливающих, что указанным категориям персонала доплаты за временное исполнение обязанностей не положены: «в силу занимаемых должностей штатные заместители или помощники (при отсутствии должности заместителя), главный инженер (как являющийся по должности первым заместителем руководителя) без какой-либо доплаты обязаны осуществлять функции руководителя в его отсутствие, исходя из квалификационных требований по должности, включающих такое заместительство в качестве основной трудовой функции». Кроме того, было отмечено, что положения статьи 74 Трудового кодекса РФ, регулирующей вопрос оплаты при временном переводе на другую работу в случае производственной необходимости, и положения статьи 151 Кодекса, регулирующей вопрос об оплате труда при совмещении профессий и исполнении обязанностей временно отсутствующего работника, прямого отношения к спору об оплате заместительства штатным заместителям, помощникам или главному инженеру не имеют, если исходить из того, что в должностные обязанности указанных выше замещающих работников включена функция по замещению руководителя в случае его отсутствия, и тарификация должности замещающего работника произведена с учетом именно таких должностных обязанностей.

С таким выводом не согласилась Кассационная коллегия Верховного Суда РФ и в марте текущего года, не восприняв доводы Верховного Суда РФ, признала положения Разъяснения в части, запрещающей выплату разницы между должностными окладами отсутствующего работника и замещающих его штатного заместителя или помощника, а также главного инженера организации, недействующими. Это решение не может вызвать одобрения у тех работодателей, которые при определении размера оклада штатного заместителя (помощника, главного инженера) закладывали оплату «заместительства» в месячный оклад с расчетом, что оно оплачивается «вперед», и не производили вычеты, если в течение месяца или года не возникала необходимость в возложении на заместителя обязанностей руководителя. Кассационная коллегия Верховного Суда РФ исходила из того, что сложность труда и количество выполняемой штатным заместителем или помощником (при отсутствии штатного заместителя) отсутствующего работника, а также главным инженером работы в период отсутствия замещаемого работника намного выше, нежели в период, когда эти работники выполняют работу при работающем руководителе, поэтому должны оплачиваться в соответствии с количеством и сложностью выполняемой работы. Теперь, оклады штатных заместителей и помощников, скорее всего, будут пересмотрены в сторону уменьшения (т.е. без учета функций, обусловленных заместительством) и разница в окладах (по сути доплата за заместительство) будет выплачиваться только в том случае, если эти работники привлекались к заместительству.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника подчиняется правилам, изложенным в вышеназванном Разъяснении № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». Кстати, именно в этом акте дается пояснение, что понимается под временным заместительством — это исполнение служебных обязанностей по должности временного отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью.

3. Прием на условиях срочного трудового договора. В соответствии со статьей 59 Трудового кодекса РФ срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Чаще всего, к этому способу замены прибегают в случае длительного отсутствия работника — отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, временной нетрудоспособности, требующей госпитализации и продолжительного лечения, др. Если при первых двух способах замены временно отсутствующего работника работодатель использует собственные трудовые ресурсы, то при третьем — речь идет о внешнем источнике, а следовательно с работником, принимаемым для замены отсутствующего работника, заключается срочный трудовой договор.

II. Схемы замены при использовании внутренних трудовых ресурсов

Позиция «руководитель организации»

На время отсутствия руководителя организации его обязанности могут возлагаться на штатного заместителя, помощника, главного специалиста или иного служащего. Рассмотрим условия привлечения работников каждой группы.

1. Штатный заместитель. Если у руководителя организации есть штатный заместитель, то, как правило, именно на него возлагается исполнение обязанностей первого лица на время его отсутствия (отпуск, командировка, др.).

Если в штате имеется несколько заместителей, то исполнение обязанностей возлагается на первого заместителя. В том случае, когда в числе заместителей руководителя организации такая единица как первый заместитель не выделена, то к исполнению обязанностей на время его отсутствия привлекается один из заместителей по конкретному (как правило, ключевому) направлению деятельности (например, в торговой или сервисной компании — это заместитель руководителя по коммерческим вопросам, в производственной — заместитель руководителя организации по производству и т.д.).

Для обеспечения непрерывности управления организацией еще на стадии формирования штатного расписания разрабатываются схемы заместительства руководящих работников (заместителей руководителя, руководителей структурных подразделений, главных специалистов, других служащих, относящихся к категории «руководитель»). Чаще всего они излагаются в приказе о распределении обязанностей между руководящими работниками, в котором, помимо вопроса о замещении руководителя организации на время его отсутствия, решается вопрос о распределении направлений (участков) управления организаций за конкретными руководящими работниками, а также о взаимном замещении этими работниками друг друга.

Распорядительная часть приказа может составляться по одному из следующих образцов:

Один из вариантов приказа о распределении обязанностей между руководящими работниками приводится в разделе «БУМАГИ».

Порядок взаимной замены заместителей руководящих работников может быть определен в локальных нормативных актах, например, в положениях о руководящих работниках, должностных инструкциях. Вместо приказа о распределении обязанностей в организации может быть разработана «Схема замещения руководящих работников», которая согласовывается с учредителями (собственниками) и утверждается руководителем организации.

2. Штатный помощник. При создании структуры организации и формировании штата работодатель может посчитать нецелесообразным введение должности «заместитель» и ограничиться включением в штатное расписание производной должности — помощника. Если у руководителя несколько помощников, то в этом случае между ними устанавливается иерархия: «первый» или «старший», «второй» и т.д. до «пятого». При такой системе распределения обязанностей к штатному заместителю приравнивается первый либо старший помощник.

3. Главный специалист. При отсутствии в штате заместителей или помощников, исполнение обязанностей руководителя на время его отсутствия может возлагаться на главного специалиста по ключевому направлению деятельности организации. Так, в промышленных компаниях первым заместителем руководителя организации на время его отсутствия считается главный инженер.

4. Иные штатные работники. Если в штате организации нет вышеперечисленных должностей (как правило, это характерно для небольших организаций), обязанности руководителя организации на время его отсутствия могут быть возложены на руководителя ключевого структурного подразделения или иного работника, обладающего соответствующими знаниями и опытом.

Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих должным образом порядок замещения временно отсутствующего руководителя организации. Не уделяют этому вопросу должного внимания и учредители (собственники) компаний. Однако, кажущаяся на первый взгляд простая процедура может доставить им массу неприятностей — работник, на которого возложил свои обязанности сам руководитель организации, по сути наделяется всеми полномочиями единоличного исполнительного органа. Вспомним, что в числе основных полномочий — право без доверенности действовать от имени юридического лица и заключать сделки. Именно сделки, совершенные исполняющими обязанности, чаще всего становятся предметом споров в судах — убытки, нанесенные юридическому лицу в силу непрофессионализма и некомпетентности работника, которому учредители не вверяли заботу о своей компании, бывают весьма существенными в материальном и имиджевом плане.

То же касается полномочий по представительству: нередко делегирование этих полномочий на уровне приказа о назначении исполняющего обязанности без оформления доверенности не позволяет исполняющим обязанности защитить права организации в суде, а в результате ожидания возвращения генерального директора можно пропустить процессуальные сроки.

К сожалению, учредители (собственники) компаний задумываются об этом только когда непосредственно сталкиваются со сложностями или терпят убытки. Здесь мы поддерживаем следующую точку зрения: «Современные акционерные общества восприняли порочный опыт советских организаций, в которых руководитель, уходя в отпуск или ложась в больницу, издавал приказ, делегирующий все свои полномочия одному из его заместителей, который таким образом становился «и.о. руководителя» (Асосков А. Генеральный директор — представитель или орган юридического лица // Экономика и жизнь — Юрист, 1999, № 45). Для советских организаций, не занимавшихся коммерческой деятельностью и не рисковавших имуществом, вложенным акционерами в уставный капитал, в этом не было ничего страшного. Однако вряд ли такая практика соответствует интересам акционеров, внесших в капитал созданных ими компаний собственные средства, да и правовые основания такого делегирования полномочий являются достаточно спорными. Получается, что «и.о.», полномочия которого вытекают только из приказа единоличного исполнительного органа, имеет право не только руководить «внутренней» деятельностью общества, но и заключать сделки, и выдавать доверенности третьим лицам, и осуществлять полномочия по созыву общего собрания акционеров (участников) — и все это без какого-либо основания в законе» 1 . Б.К. Карабельников справедливо отмечает, что «тем не менее такая практика была «узаконена» Президиумом Высшего Арбитражного Суда, указавшего в Постановлении от 24 марта 1998 г. № 6813/97, что «назначение директором на время своего отпуска другого работника исполняющим обязанности директора не противоречит ни уставу, ни закону» 2 . Действительно, при рассмотрении споров, связанных с «и.о.», арбитражные суды признают полномочия назначенцев только на основании приказов руководителя организации, если согласование кандидатуры или порядок назначения исполняющего обязанности руководителя организации учредительными документами не отнесены к компетенции учредителей (собственников).

Во избежание неблагоприятных последствий неконтролируемого исполнения обязанностей единоличного исполнительного органа (директора, генерального директора, президента, др.), вопросы, связанные с назначением «исполняющего обязанности руководителя организации», необходимо решить на уровне учредительных документов. Способы решения многообразны: от согласования кандидатуры на должность первого заместителя с советом директоров или с общим собранием учредителей до непосредственного назначения на должность первого заместителя указанными органами. Если по штату заместитель не предусмотрен, полномочия руководителя организации могут быть ограничены прямым запретом передавать все свои полномочия неизвестному учредителям (собственникам) «и.о.». Для этого определяются риски (по каким именно действиям единоличного исполнительного органа наиболее вероятно причинение ущерба некомпетентностью, непрофессионализмом или же возможным прямым интересом (в т.ч. злонамеренным соглашательством) и «и.о.» назначается с оговоркой, что юридически значимые действия, влекущие возникновение, прекращение или изменение прав, обязанностей для организации на сумму свыше определенного учредителями размера, совершаются им на основании специальных документов (доверенности, решений учредителей, пр.).

Читайте так же:  В течение какого времени должны вернуть деньги приставы

Если учредительными документами не предусмотрена какая-либо форма санкционирования возложения обязанностей генерального директора на работника организации, директор имеет право самостоятельно ограничить компетенцию исполняющего обязанности, указав в приказе какие именно действия он не может выполнять его заместитель. При этом директор должен быть готов в любой момент досрочно возвратиться к исполнению своих обязанностей.

Схемы замещения руководителей структурных подразделений, иных служащих, относящихся к категории «руководитель» (линейных заместителей руководителя организации, главных специалистов, др.) могут вводиться приказом о распределении обязанностей между руководящими работниками или предусматриваться в положениях о руководящих работниках или в должностных инструкциях. Если такие схемы не разработаны и не изложены в локальных нормативных актах, сотрудники отдела кадров при решении вопроса о замещении руководителя структурного подразделения или главного специалиста используют модели, изложенные в пунктах 1—2, 4 предыдущего раздела: если есть штатный заместитель — исполнение обязанностей возлагается на него; если вместо штатного заместителя есть помощник — на замещение ставится помощник. В том случае, если таковых должностей нет, к заместительству привлекается любой работник структурного подразделения, который наиболее отвечает требованиям по должности временно отсутствующего работника.

Структура ряда организаций позволяет использовать схемы линейного замещения, т.е. возлагать обязанности руководителя одного структурного подразделения на руководителя другого (как правило, смежного).

Позиция «специалист» и «технический исполнитель»

При временном отсутствии специалиста выполнение его должностных обязанностей может быть поручено либо служащему этой же категории — специалисту, либо служащему другой категории — техническому исполнителю или руководителю структурного подразделения (т.е. непосредственному руководителю отсутствующего работника). Аналогично решается вопрос с заместительством технического исполнителя.

Схемы замещения обычно описываются в должностных инструкциях специалистов и технических исполнителей. Так, например, в должностной инструкции старшего бухгалтера может быть указано, что во время его отсутствия его обязанности выполняет младший бухгалтер, и наоборот, что старший бухгалтер во время отсутствия младшего бухгалтера выполняет обязанности последнего.

III. Оформление замены

Очень часто проверяющие, особенно налоговые и пенсионные органы, ФСС, при проверках требуют представить документы, в которых черным по белому написано, что работник является «и.о.». Приказ, в котором указано, что на работника возлагаются обязанности главного бухгалтера на время отсутствия главного бухгалтера, их не устраивает. Должны ли мы во всех приказах о замещении прямо писать, что работник назначается «исполняющим обязанности»?

Потребовать предоставления приказа, в котором прямо указано, что работник «назначается исполняющим обязанности на время отсутствия руководителя организации (главного бухгалтера)» могут не только сотрудники контрольно-надзорных органов, но и контрагенты. Действия первых объясняются неукоснительным следованием требованиям нормативных правовых актов, регламентирующих порядок проведения и оформления проверок — обычно им, действительно, требуются фамилии, имена и отчества должностных лиц проверяемой организации (ее филиала или представительства) — руководителя, главного бухгалтера либо лиц, исполняющих их обязанности в проверяемом периоде. Вторые чаще всего хотят убедиться, что подписывающий совместные документы наделен соответствующими полномочиями и является исполняющим обязанности руководителя организации.

Зная об этом, отделы кадров при выпуске приказов по самым значимым позициям (руководителя организации, финансового директора, главного бухгалтера, главного инженера, других работников, которые подписывают важные организационно-правовые документы) отдельной строкой записывают, что работник является исполняющим обязанности по должности временно отсутствующего работника, а иногда и просто записывают распоряжение: «назначить исполняющим обязанности по такой-то должности». Разумеется, что усложнять приказы о заместительстве по должностям технических исполнителей, специалистов и инженерно-технических работников, а в некоторых случаях и должностей руководителей структурных подразделений, не стоит.

Порядок оформления замены временно отсутствующего работника зависит от способа замены.

Временный перевод оформляется приказом по унифицированной форме № Т-5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26. При временном переводе на другую работу для замещения отсутствующего работника изменения в трудовой договор, как правило, не вносятся, а следовательно строка «Изменение к трудовому договору» унифицированной формы не заполняется. Если перевод требует согласия работника (например, разовый перевод на срок, превышающий 1 месяц в течение календарного года), унифицированную форму можно дополнить соответствующими строками для указания документов, подтверждающих письменное согласие работника на перевод (например, заявления). Вводить специальную форму приказа для оформления замещения на условиях перевода нецелесообразно. Если должность обуславливает принятие ответственных решений, то в унифицированную форму приказа о переводе для подтверждения полномочий переведенного работника можно включить распоряжение, из которого будет прямо следовать, что работник является исполняющим обязанности по должности и уполномочен совершать определенные действия (примерный образец приказа о временном переводе приводится в разделе «БУМАГИ»).

Возложение обязанностей по должности временно отсутствующего работника без освобождения от основной работы (о временном заместительстве) оформляется приказом по организации. Поскольку унифицированная форма такого приказа не утверждена, отделы кадров составляют приказ самостоятельно. В таком приказе необходимо указать, по какой должности на работника возлагается исполнение обязанностей, фамилию, имя и отчество отсутствующего работника, а также решить вопрос с доплатой. Формулировка распорядительной части зависит от того, по какой позиции осуществляется заместительство. Так, если речь идет о заместительстве руководящего работника, наделенного широкими полномочиями, в том числе персонифицированными, распоряжение работодателя желательно выразить следующим образом: «Назначить

_______________________________________ временно исполняющим обязанности
(наименование должности; фамилия, имя, отчество)

__________________________» (при этом в мотивировочной части должна указываться причина отсутствия
(наименование должности)

работника). Для остальных категорий персонала достаточно формулировки «Возложить на

____________________________________________________
(наименование должности; фамилия, имя, отчество)

исполнение обязанностей ____________________________________________________
(наименование должности)

на _____________________________________________________________________».
(время отсутствия (отпуска, командировки, пр.); фамилия, имя, отчество)

Необходимость в издании отдельных индивидуальных приказов о заместительстве возникает в том случае, если отсутствие работника не санкционировано работодателем (например, при необходимости срочно заменить работника, который отсутствует по невыясненными причинам), а также если отсутствие не оформляется работодателем специальными приказами (например, в случае временной нетрудоспособности работника отдельный приказ о направлении работника на лечение не издается). Во всех иных случаях вопрос замещения решается в приказах о командировке, о предоставлении отпуска: первое распоряжение касается направления одного работника в командировку (либо предоставления отпуска), второе — возложения обязанностей этого работника на другого работника организации. В этом случае с приказом под расписку знакомятся оба работника, копия приказа о направлении в командировку (предоставлении отпуска) помещается в личное дело работника, направляемого в командировку (в отпуск), а для личного дела временно исполняющего обязанности работника готовится выписка из приказа (в части распоряжения о возложении обязанностей отсутствующего работника). Специальный приказ о возложении на работника обязанностей временно отсутствующего работника может быть составлен по образцу, приводимому в разделе «БУМАГИ».

Прием на условиях срочного трудового договора оформляется приказом по унифицированной форме № Т-1. При заключении трудового договора работник полностью вступает в должность и присвоение ему статуса «и.о.» неоправданно — он будет нести ответственность за исполнение обязанностей, предусмотренных трудовым договором, в полном объеме, а для внешних субъектов взаимодействия (контрагентов, органов государственной власти, органов местного самоуправления, судов) принципиального значения, на основании какого трудового договора (срочного или бессрочного) работник выполняет свою трудовую функцию, не имеет. В трудовом договоре следует прямо указать, на время отсутствия какого работника устанавливаются трудовые отношения и ограничить срок действия договора условием о прекращении трудовых отношений при выходе (возвращении) работника, для замены которого был принят «срочник». Этот же момент необходимо отразить в приказе о приеме на работу. Поскольку он составляется по унифицированной форме № Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26, для расшифровки срока действия трудового договора необходимо использовать строки «условия приема на работу, характер работы» (образец заполнения приказа о приеме на работу для замены временно отсутствующего работника приводится в разделе «БУМАГИ»).

В следующем номере, продолжая статью, мы расскажем о порядке назначения «исполняющего обязанности» по вакантной должности, а также дадим ответы на вопросы читателей, связанные с подтверждением полномочий «и.о.».

1 Карабельников Б.Р. «Трудовые отношения в акционерных обществах». — М.: Изд-во «Статут», 2001.

Еще статьи:

  • Размер единовременного пособия на погребение в 2019 году Размер и особенности выплаты пособия на погребение Пособие на погребение – это специальная социальная выплата, призванная компенсировать похоронные расходы. Ее выдают льготным категориям граждан, которые не могут самостоятельно оплатить траурную церемонию. Мера призвана поддержать […]
  • Военная пенсия по потере кормильца кому положена Пенсия по потере кормильца военнослужащего в 2019 году Членам семей военных, погибших или умерших вследствие выполнения долга, государство оказывает материальную поддержку. Пенсия по случаю потери кормильца военнослужащего — это отдельный вид господдержки, выплачиваемый из средств […]
  • Договор купли продажи участка по доверенности образец Договор купли продажи земельного участка по доверенности образец 2018 между физ лицами Это быстро и бесплатно! Содержание: Может ли доверенное лицо провести сделку? Законодательные нормы Виды доверительных документов Какой из них подходит для заключения соглашения? Требования […]
  • Образец приказа о досрочном расторжении трудового договора Делопроизводство Досрочное расторжение трудового договора при сокращении штата В общем случае, физлицо не может быть уволено по волеизъявлению работодателя при сокращении штата до того, как истечет нормативный срок в два месяца, начинающий исчисляться с момента соответствующего […]
  • Сургут материнский капитал за второго ребенка Югорский семейный (материнский) капитал в Ханты-Мансийске и ХМАО - Югре в 2019 году Югорский семейный капитал в Ханты-Мансийске и ХМАО - Югре учрежден Законом ХМАО - Югры от 28.10.2011 N 100-оз "О дополнительных мерах поддержки семей, имеющих детей, в Ханты-Мансийском автономном округе - […]
  • Временная регистрация иностранных граждан по месту работы Регистрация иностранных сотрудников по месту работы: временная регистрация мигрантов по юридическому адресу работодателя Регистрация гражданина по месту работы – это первичная постановка иностранных сотрудников на миграционный учет в ГУВМ МВД по юридическому адресу работодателя и […]