Пособие по аксессу

Регион РФ: Москва

Год публикации: 2005

Библиографическая ссылка:: Бобцов А.А., Шиегин В.В. Банки и базы данных. Основы работы с MS Access. Часть 1 (для пользователей). Учебное пособие. — СПб.: СПбГУ ИТМО, 2005. — 93 с.

Для того, чтобы оценить ресурс, необходимо авторизоваться.

Учебное пособие предназначено для дисциплины ОПД.Ф.14 «Банки и базы данных» для специальности 073700 — «Информационные технологии в образовании», а также для курсов повышения квалификации работников образования по программам соответствующего содержания. Учебное пособие позволит читателю получить представление о банках и базах данных, а также научиться самостоятельно работать и разрабатывать базы данных на основе офисного пакета MS Access.

ВУЗ: Казанский (Приволжский) федеральный университет Факультет вычислительной математики и кибернетики

Год публикации: 2011

Библиографическая ссылка:: Карчевский Е.М., Филиппов И.Е. Access 2010 в примерах: Учебно-методическое пособие. — Казань: Казанский федеральный университет, 2011. — 118 с.

Для того, чтобы оценить ресурс, необходимо авторизоваться.

Пособие по освоению практической работы с системой управления базами данных Microsoft Access 2010. Включает двенадцать уроков, в которых рассматриваются примеры решения различных задач.

Самоучитель MS Access

В этом разделе Вы можете бесплатно скачать самоучитель Access, электронные книги, учебники MS Access и прочее, необходимое новичку, который только преступает к изучению баз данных на Access.

Самоучитель позволяет освоить интерфейс и инструменты новой версии Access 2013, а также научиться разрабатывать базу данных и приложение для собственной предметной области пользователя. Описаны новые средства разработки веб-приложения пользователя, автоматически публикуемого на сайтах SharePoint организации или в облаках Microsoft Office 365 и доступного для коллективного использования с помощью веб-браузера. Приводятся решения актуальных задач оперативного анализа на основе данных базы средствами Excel 2013 и ее надстройки PowerPivot, непосредственно отображающей модель реляционной базы данных. Самоучитель построен на примерах, демонстрирующих основные приемы работы с инструментарием Access 2013 при разработке объектов как локальной базы данных, так и веб-приложения пользователя.

  • Год издания: 2014
  • Страниц: 465
  • Формат: PDF
  • Качество: Издательский макет или текст (eBook)
  • Размер: 12.6 Мб

Самоучитель MS Access позволяет изучить новый интерфейс и инструменты Microsoft Office Access 2010 для разработки баз данных и приложений пользователя. Рассмотрены возможности быстрой адаптации начинающего пользователя к среде Access 2010 для решения практических задач, в том числе по созданию таблиц в процессе ввода данных, упрощенному получению форм или отчетов. Опытные пользователи найдут описание усовершенствованных средств создания таблиц, схемы базы данных, запросов для решения задач пользователя, форм документов, отчетов и сводных таблиц для многоаспектного анализа данных и интерфейса приложения. Показано, как повысить эффективность разработки приложений, используя новый конструктор макросов и макросы данных, подключаемые при обработке событий в таблицах.

  • Год издания: 2011
  • Страниц: 432
  • Формат: PDF
  • Качество: отличное
  • Размер: 7 Мб

«Microsoft Access 2010. Разработка приложений на реальном примере» — практическое пособие по созданию приложений баз данных в файл-серверной и клиент-серверной архитектурах. Описываются: этапы создания приложений, работа с Microsoft Access 2010 (клиент) и Microsoft SQL Server 2008 (сервер).
Процесс создания элементарного Access-приложения показан на примере небольшой, но реальной базы данных, также выполнена его модификация, придавшая приложению основные черты профессиональной разработки. Оформление интерфейса осуществлено методом пересекающихся каскадов. Даны практические приемы перевода созданного программного комплекса в архитектуру «клиент-сервер».

  • Год издания: 2010
  • Страниц: 496
  • Формат: PDF+CD
  • Качество: отличное
  • Размер: 28.6 Мб

Рассматриваются этапы создания приложений баз данных в файл-серверной и клиент-серверной архитектурах. Описывается работа с Microsoft Access 2007 (клиент) и Microsoft SQL Server 2005 (сервер). На примере небольшой, но реальной базы данных показан процесс создания простого Access-приложения и выполнена его модификация, придавшая приложению основные черты профессиональной разработки. Предложен новый метод оформления интерфейса приложения — метод пересекающихся каскадов. Даны практические приемы перевода созданного программного комплекса на платформу «клиент-сервер». Приведено 50 вариантов заданий для курсового проекта на разработку прикладного программного обеспечения.
На прилагаемом компакт-диске содержится реальное приложение в двух вариантах: локальном и на платформе «клиент-сервер».
Для студентов, преподавателей и разработчиков баз данных.

  • Год издания: 2007
  • Страниц: 674
  • Формат: PDF+CD
  • Качество: отличное
  • Размер: 10.4 Мб

Access 2007. Недостающее руководство

Книга содержит инструкции и советы по использованию функциональных возможностей программы Access 2007: созданию баз данных, хранению данных в таблицах, поиску, обработке, сортировке и анализу больших объемов информации с помощью запросов, созданию отчетов, разработке пользовательского интерфейса с помощью форм, программированию в Access и многому другому. Особое внимание уделено описанию новой панели инструментов — ленты, а также оптимальному выбору инструментов для решения конкретной задачи. Дается беспристрастная оценка их функциональности и корректности работы.
Для широкого круга пользователей и программистов.

Методическое пособие по информатике на тему:»Базы данных в СУБД Microsoft Access»

Столичный учебный центр
г. Москва

Профессиональная образовательная автономная некоммерческая организация «Владивостокский морской колледж»

по дисциплине: «Информатика»

по теме: «Базы данных в СУБД Microsoft Access »

Учебно-методическое пособие представляет собой комплексный набор заданий по разработке баз данных «Телефонный справочник», «Учет заказов» (с пояснениями), набор заданий для самостоятельной работы и контрольные вопросы. Задания предусмотрены для работы в программе MS Access , входящей в состав пакета прикладных программ Microsoft Office 2003. Разработка содержит теоретическую и практическую части.

Настоящее издание будет полезно преподавателю для эффективного формирования знаний, умений и практических навыков курсантов техникумов, колледжей и студентам различных специальностей, которые впервые приступают к изучению данной программы и желают повысить и закрепить свой уровень знаний и умений в области разработки баз данных.

1. Модели данных

2. Основные понятия таблицы базы данных

Упражнение 1. Телефонный справочник

Практическая работа №1: «Создание базовых таблиц и работа с ними»

Практическая работа №2: «Создание межтабличных связей»

Практическая работа №3: «Создание запросов и работа с ними»

Практическая работа №4: «Работа с Мастером форм в MS Access »

Практическая работа №5: «Создание и работа с отчетами. Экспортирование»

Упражнение 2. Учет заказов

Практическая работа «Разработка баз данных в MS Access »

Задания для самостоятельной работы

Практическая работа №1: «Создание и редактирование базы данных (БД)»

Задания для самостоятельной работы

Практическая работа №2: «Поиск информации в базе данных»

Задания для самостоятельной работы

Практическая работа №3: «Печать данных с помощью отчетов»

Задания для самостоятельной работы

Список используемой литературы

Если говорить об использовании вычислительной техники, то глобально можно выделить два основных направления ее применения.

Первое направление — численные расчеты. Исторически оно появилось раньше и способствовало развитию методов численного решения сложных математических задач, развитию языков программирования, ориентированных на решение вычислительных задач.

Второе направление — это хранение и обработка данных . Целью любой информационной системы является хранение и обработка данных о каких-либо объектах реального мира.

Давайте рассмотрим такие важные для нас понятия как «данные» и «информация». Информация представляет собой сведения об окружающих человека предметах, явлениях и процессах и является объектом таких операций как восприятие, передача, преобразование, хранение и использование.

Когда используется термин «данные», то речь идет об информации, представленной в формализованном виде, пригодной для автоматической обработки при возможном участии человека.

В широком смысле слова термин «база данных» ( БД) — это совокупность сведений о конкретных объектах.

При создании БД в основном преследуется цель упорядочить данные по различным признакам, чтобы иметь возможность извлекать из данных нужную информацию.

Создание БД, ее поддержка, управление, а также доступ пользователей к самим данным осуществляется посредством специальных программных продуктов, называемых системами управления базами данных (СУБД) .

Основная особенность СУБД — это наличие процедур для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры.

Файлы, снабженные описанием хранимых в них данных и находящиеся под управлением СУБД, стали называть БД.

Практически любому специалисту, независимо от сферы его деятельности, приходится заниматься сбором, накоплением и обработкой данных. Microsoft Access является популярной системой управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование и т.п.). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов.

1. Модели данных

Основное различие между моделями описания баз данных состоит в характере описания взаимосвязей и взаимодействия между объектами и атрибутами базы данных.

Иерархическая модель. В ней связи между данными можно представить и описать в виде упорядоченного графа (дерева). При программировании для описания структуры иерархической базы данных используется тип данных «дерево». Достаточно небольшое количество СУБД построено на иерархической модели данных.

· Эффективно используется память ЭВМ;

· Высокая скорость выполнения операций над данными;

· Удобство работы с иерархически упорядоченной информацией.

· Модель становится громоздкой, особенно если приходится обрабатывать информацию со сложными логическими связями;

· Обычным пользователям бывает трудно понять принципы функционирования модели.

Сетевая модель. Описывает данные и отношения между ними в виде ориентированной сети. В основу модели положены сетевые структуры, в которых каждый элемент может быть информационно связан с любым другим элементом. Примером является сетевая структура, в которой между объектами присутствуют два вида взаимосвязей: «один ко многим» и «многие к одному». Её можно рассматривать как развитие и обобщение иерархической модели данных. В этой модели могут описываться многообразные взаимосвязи между данными в виде произвольного графа.

· Эффективное использование памяти ЭВМ;

· Высокая скорость выполнения операций над данными;

· Возможно описание произвольных связей.

· Высокая сложность и жесткость схемы базы данных, построенной на основе этой модели;

· При добавлении новых вершин или установлении новых связей возникают проблемы выгрузки данных из базы данных и загрузки их в базу, возникает вероятность утери данных при обратной загрузке;

· Трудность для понимания и выполнения операций обработки.

СУБД, построенные на основе этой модели, также не получили широкого распространения в практике.

Реляционная модель. Её разработал сотрудник фирмы IBM Э.Кодд. В основе модели лежит понятие отношения (таблицы). Большинство СУБД построены на основе этой модели данных.

· Данные представляются в простой, понятной и удобной форме;

· Удобно реализовать такую базу данных на ЭВМ.

· Отсутствуют стандартные средства для идентификации отдельных записей;

· Низкая производительность по сравнению с иерархической и сетевой моделями;

· Избыточность, сложность программного обеспечения.

Сегодня наиболее распространена реляционная модель. В ее основе лежит идея о том, что любой набор данных можно представить в виде двумерной таблицы. Простейшая реляционная БД может состоять из единственной таблицы, в которой будут храниться все необходимые данные. На практике реляционная БД состоит из нескольких таблиц, связанных между собой по определенным критериям.

Базы данных должны обеспечивать:

· Лёгкую, быструю и дешевую разработку приложений, многократное использование данных;

· Гибкость использования данных, возможность применения различных методов доступа к ним;

· Высокую производительность, достоверность и секретность данных, их защиту от искажения и уничтожения.

При создании базы данных используются различные типы данных:

· Символьные данные переменной длины;

2 . Основные понятия таблицы базы данных

Таблицы являются одним из объектов базы данных. Самая простая база данных имеет хотя бы одну таблицу, состоящую из соответствующих элементов.

Поле (столбец, атрибут) — это основной элемент структуры таблицы. Поля обладают свойствами, определяющими их имя, тип, размер, формат. Разные типы полей (текстовое, числовое, логическое и др.) имеют разное назначение и, соответственно, разные свойства. Чтобы связи между таблицами базы данных работали надежно, предусматриваются уникальные поля.

Уникальным называется поле, значения в котором не могут повторяться (например, табельный номер работника).

Ключевое поле (или первичный ключ) — это ключ, идентифицирующий отношение. В качестве первичного ключа часто используется поле, имеющее тип Счетчик.

Запись (строка, кортеж) — это совокупность логически связанных полей.

Схема данных — это структура связей между таблицами.

Окно таблицы позволяет просматривать данные в привычном табличном виде и выполнять необходимые операции с записями таблицы

Упражнение №1. Телефонный справочник.

Задание: Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).

Практическая работа №1:

Создание базовых таблиц и работа с ними

Цель работы: Научиться создавать базовые таблицы в MS Access , изменять структуру, редактировать базы данных, добавлять новые поля в таблицы.

Этап 1: Создание баз данных. Запустите Microsoft Access

Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, telephone).

Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например таких, как отключение электропитания).

Перед вами откроется окно «База данных». Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access.

На левой панели окна «База данных» сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). На правой — элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).

Читайте так же:  Продажа товарного знака договор

Запустите конструктор создания таблиц, сделав двойной щелчок по соответствующему элементу управления или нажав кнопку «Конструктор» на панели инструментов. Перед вами откроется окно проектирования структуры таблицы.

В верхней части окна находится создаваемый или модифицируемый макет таблицы, который представляет собой список полей с указанием имени поля, типа данных и описания (необязательный параметр).

В столбце «Имя поля» набирается произвольное имя поля, а в следующем столбце («Тип данных») указывается тип для этого поля. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка.

Обратите внимание, что кнопка раскрывающегося списка с типами данных является скрытым элементом управления. Она появляется лишь только после выбора соответствующего поля бланка. Надо иметь в виду, что в Microsoft Access очень много таких скрытых элементов, которые не отображаются, пока ввод данных не начат. При изучении программы рекомендуется специально «прощелкивать» пустые поля бланков в поисках скрытых элементов.

В нижней части окна задаются индивидуальные свойства для каждого поля. Наборы свойств могут различаться, их состав определяется указанным типом данных поля. При необходимости вы можете изменять значения свойств (в рамках допустимого для выбранного типа данных).

Задайте структуру основной таблицы проектируемой нами базы данных. Будем считать, что все данные в нашей базе — текстовые. Задайте имена полей, их описания и длины, согласно приведенной ниже таблице:

Укажите наличие ключевого поля (в нашем примере поле «Номер»). Это можно сделать через контекстное меню (нажав правой кнопкой мыши на строке соответствующего поля и выбрав пункт «Ключевое поле» выпавшего меню), дав команду меню «Правка > Ключевое поле» или нажав на кнопку панели инструментов Microsoft Access.

О том, что поле задано ключевым, свидетельствует значок ключа рядом с именем поля в окне проектирования структуры таблицы.

Ключевое поле (первичный ключ) — это одно или несколько полей, значения которых однозначно определяют каждую запись в таблице. Значения в ключевых полях не должны повторяться. Ключевые поля используются для установления связей между таблицами.

Сохраните в текущей базе данных созданную таблицу. Сделать это можно с помощью команды меню «Файл > Сохранить» или с помощью кнопки панели инструментов Microsoft Access. Укажите имя сохраняемой таблицы: «ТЕЛЕФОНЫ».

Закройте окно проектирования структуры таблицы и обратите внимание на то, что в окне «База данных» появился новый элемент — только что созданная таблица «ТЕЛЕФОНЫ». Обратите также внимание, что созданная таблица была сохранена не в виде отдельного файла на диске, а в структуре базы данных.

Категорию абонента в созданной таблице мы обозначили кодом. Это было сделано с расчетом, что в структуре базы данных будет еще одна таблица с расшифровками кодов (словарь категорий). Такой подход имеет ряд преимуществ, к которым можно отнести, например, упрощение (автоматизацию) ввода данных об абонентах, гибкое управление списком категорий, исключение ошибок в обозначении категорий, экономию ресурсов памяти компьютера и др.

Создайте с помощью конструктора таблицу — словарь категорий. Пусть все поля в ней будут текстовыми. Их имена, описания и длины приведены в таблице:

Обязательно задайте ключевое поле — «Код». Сохраните таблицу под именем «КАТЕГОРИИ»

Этап 2: Заполнение баз данных.

Откройте по очереди созданные таблицы и наполните их произвольным содержимым.

Примените приемы редактирования структуры таблиц – изменение свойств полей, приемы редактирования данных: задание маски ввода, задание свойств ключевых полей, первичная проверка вводимых данных, ввод в таблицы произвольных объектов, добавление OLE -объектов. Откройте справочную службу и кратко законспектируйте указанные выше возможности редактирования.

Для чего служит программа MS Access ?

Где хранятся базы данных? Что такое СУБД?

Основные понятия баз данных.

Логическая и физическая структура БД.

Типы полей, какую информацию содержит таблица, в которой нет ни

Особенности полей типа «Счетчик» и «Мемо».

Какое поле можно считать уникальным? Какое – ключевым?

Первичный и вторичный ключи.

Практическая работа №2:

Создание межтабличных связей.

Цель работы: Научиться создавать межтабличные связи в MS Access , изменять их и редактировать, добавлять новые связи в схему данных.

Этап 1: Межтабличные связи.

С помощью кнопки «Схема данных» или Сервис-Схема данных, откройте окно «Схема данных». Одновременно с открытием этого окна открывается окно «Добавление таблицы», на вкладке «Таблицы» выбираются таблицы, между которыми создаются связи.

Существует три типа связей: «один-к-одному» — каждая запись таблицы А не может быть связана более, чем с одной записью таблицы Б, «один-ко-многим» — одна запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б и «многие-ко-многим» — каждая запись в таблице А может быть связана со многими записями в таблице Б, а каждая запись в таблице Б может быть связана со многими записями в таблице А.

В окне «Схема данных» рассмотрите образовавшиеся связи, которые можно разрывать или редактировать с помощью контекстного меню.

В структуре нашей базы данных уже есть две таблицы. Однако, они пока существуют независимо и наша цель сделать так, чтобы в таблице «ТЕЛЕФОНЫ» вместо кодов категорий абонентов подставлялись их полные наименования из таблицы «КАТЕГОРИИ». Для этого необходимо настроить подстановочные параметры поля «Код_категории», а также задать параметры связей между таблицами.

Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ» в режиме конструктора, перейдите к типу данных поля «Код_категории» и из раскрывающегося списка выберите «Мастер подстановок». Перед вами откроется диалоговое окно, где вам будет предложен ряд вопросов о параметрах настраиваемого подстановочного поля.

Укажите следующие параметры (на каждом шаге нажимайте кнопку «Далее»):

— Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса

— Значения будут выбираться из таблицы «КАТЕГОРИИ»

— В столбец подстановки включить поле «Наименование» (надо выделить это поле и кнопкой переместить его из окна доступных полей в окно выбранных полей)

— Оставить предложенные параметры ширины столбцов и скрытия ключевого столбца

— Оставить подпись «Код_категории» для подстановочного столбца

После нажатия кнопки «Готово» вам будет выдано предупреждение о необходимости сохранить таблицу. Согласитесь с этим.

Все параметры, которые были заданы в процессе работы с мастером подстановок, доступны на вкладке «Подстановка» окна проектирования структуры таблицы. Откройте эту вкладку и посмотрите, какие параметры и соответствующие им значения были заданы. Посмотрите на содержимое этой вкладки для других полей. Если по каким-либо причинам вам надо из подстановочного поля сделать «обычное», то на вкладке «Подстановка» укажите «Тип элемента управления» — «Поле».

Закройте окно проектирования таблицы «ТЕЛЕФОНЫ».

Настроим параметры связи между таблицами. Связь уже была создана (в процессе настройки подстановочного поля), но для обеспечения целостности данных требуется ее дополнительная настройка.

Откройте окно «Схема данных». Для этого надо нажать кнопку на панели инструментов Microsoft Access или выбрать пункт меню «Сервис > Схема данных».

Показано также окно добавления таблиц.

При первом обращении к окну «Схема данных» вам сразу будет предложено и окно добавления новых таблиц. В дальнейшем это окно можно будет вызвать через контекстное меню окна схемы данных, пункт меню «Связи > Добавить таблицу» или кнопку панели инструментов.

Добавьте в схему данных таблицы «ТЕЛЕФОНЫ» и «КАТЕГОРИИ». Закройте окно добавления таблиц.

В окне «Схема данных» отображаются окошки со списками полей выбранных таблиц. Связи между полями отображаются в виде линий. При необходимости, здесь же можно и создавать новые связи между полями. Это делается перетаскиванием мышью имени одного поля на имя другого поля. Между данными полями устанавливается связь и сразу же предлагается настроить ее параметры. Удалить связь можно выделив ее мышью и нажав клавишу DEL на клавиатуре (или дав команду меню «Правка > Удалить»). Таким же образом удаляются и лишние таблицы из окна схемы данных.

Откройте окно «Изменение связей» для настраиваемой связи. Это можно сделать через контекстное меню линии связи или выделив линию связи щелчком мыши и дав команду меню «Связи > Изменить связь».

Установите флажок «Обеспечение целостности данных».

Можно также согласиться на каскадное обновление и удаление связанных полей, однако для нашей базы данных это не является необходимым. Дайте подтверждение на изменение связей (нажмите кнопку «ОК»).

Включение флажка «Обеспечение целостности данных» позволяет защититься от случаев удаления записей из одной таблицы, при которых связанные с ними данные других полей окажутся без связи. Чтобы условие целостности могло существовать, поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым, и оба поля должны иметь одинаковый тип. Флажки «каскадное обновление связанных полей» и «каскадное удаление связанных полей» обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице.

Обратите также внимание, что концы линии связи в окне схемы данных после включения флажка обеспечения целостности данных помечены знаками «1» и «бесконечность». Это означает, что в качестве значений поля из связанной таблицы могут выступать только значения из соответствующего поля основной таблицы и каждое значение из поля основной таблицы может много раз встречаться в поле связанной таблицы (связь «один ко многим»). Сохраните макет схемы данных, дав команду меню «Файл > Сохранить» или нажав кнопку на панели инструментов. Закройте окно «Схема данных».

Этап 2: Заполнение баз данных.

Примените приемы редактирования структуры таблиц – изменение свойств полей, приемы редактирования данных: задание маски ввода, задание свойств ключевых полей, первичная проверка вводимых данных, ввод в таблицы произвольных объектов, добавление OLE -объектов. Откройте справочную службу и кратко законспектируйте указанные выше возможности редактирования.

Все действия, которые мы до настоящего момента производили с базой данных, были направлены на создание ее структуры. Это этап проектирования базы данных, при котором с базой данных работает ее разработчик. После того, как структура базы данных задана и наступает момент заполнения базы данных информацией, начинается этап эксплуатации базы данных. В рамках этого этапа с базой данных работает пользователь.

Заполнение нашей базы данных начнем с таблицы «КАТЕГОРИИ», так как данные этой таблицы будут в дальнейшем использоваться при заполнении таблицы «ТЕЛЕФОНЫ».

Откройте таблицу «КАТЕГОРИИ». Это можно сделать, дважды щелкнув мышью по значку таблицы в окне «База данных» или выделив этот значок и нажав на кнопку «Открыть» указанного окна. Мышью задайте размеры окна таблицы, а также размеры отдельных полей. Заполните таблицу следующим образом:

После заполнения таблицы данными — закройте ее. Вам будет предложен вопрос о сохранении макета таблицы. Обратите внимание, что речь идет о сохранении макета (т.е. таких параметров, как ширина столбцов и т.п.), а не введенных данных. Вводимые данные записываются сразу же после завершения заполнения всех полей записи (при переходе к заполнению полей новой записи). Если макет таблицы в процессе работы не изменялся, то никаких дополнительных вопросов не предлагается.

Откройте таблицу «ТЕЛЕФОНЫ», заполните ее приведенными ниже данными:

Учебно-методическое пособие MICROSOFT ACCESS

Столичный учебный центр
г. Москва

Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение

Самарский техникум авиационного и промышленного машиностроения
им. Д.И.Козлова

C истема управления базами данных

Учебное пособие разработано мастером производственного обучения высшей категории Мироновой Валентиной Викторовной. Специальность – Информационные системы

В учебном пособии изложены основы работы в Access . В пособии приведен обширный материал (теоретические положения, практические примеры, комплекс базовых упражнений) для практического освоения Access .

Учебное пособие предназначено для студентов СТАПМ им. Д.И.Козлова, специальность Информационные системы по ПМ.03 Получение рабочей профессии – Пользователь ПК а также может быть использовано при самостоятельном освоении современного программного обеспечения.

Приложение Access является составным элементом пакета Microsoft Office и предназначено для хранения и поиска нужной информации.

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных (представление данных в виде таблиц). В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами. Программа может сортировать, изменять и анализировать данные, выявлять корреляции между различными массивами данных.

Разработка базы данных проводится в несколько этапов, целью которых является:

разработка таблиц — систематизация имеющихся данных;

разработка запросов – получение необходимой информации по заданным критериям или условиям;

разработка форм — вывод необходимой информации на экран компьютера, в удобном для пользователя виде;

создание отчетов – вывод необходимой информации в виде оформленных документов.

К дополнительным возможностям Microsoft Access относятся возможности создания:

макросов – заранее написанного набора команд, автоматически выполняемой программой Access;

модулей – набора процедур на языке MICROSOFT ACCESS BASIC .

Во встроенном справочнике Access в главе Справочная система есть раздел Глоссарий. Он содержит перечень всех терминов Access с кратким объяснением. Ниже приведено несколько терминов, часто употребляемых в пособии и необходимых для понимания изложенного материала.

СУБД – система управления базами данных. Это название целого класса программных продуктов, ориентированных на работу с базами данных.

База данных (БД) – в Access это система файлов, которые служат для хранения данных, объектов (таблицы, запросы и т.д.) и настроек СУБД. Обычно БД создается для одной конкретной прикладной задачи.

Таблица – основной объект базы данных, хранилище информации. Состоит из полей (столбцов) и записей (строк).

Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.

Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.

Отчет – средство отображения данных при выводе на печать.

Запись – аналог строки в таблице. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран, и т. д.

Поле – элемент таблицы Access , который, с точки зрения пользователя, соответствует колонке в обычной таблице. В Access полю придается ряд свойств, которые определяют возможности базы данных.

Читайте так же:  Адвокат звездина елена ивановна

Ключевое поле – уникальный идентификатор, который может состоять из одного или нескольких полей таблицы.

Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

Счетчик – поле, содержащее номера записей в таблице.

Индекс – средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существуют два вида индексов: допускающих и не допускающих повторение значений поля.

Область выделения записи – прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.

Область выделения поля – зона заголовка поля. Щелчок в этом месте позволяет выделить поле целиком.

Вкладка – объект, позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Она внешне похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладки расположены в окне диалога таким образом, что полностью видна только одна из них. Щелчок на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования. Параметры распределены по вкладкам в соответствии с их назначением, тематически.

Конструктор – режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов, модулей). Конструктор имеет свое окно (бланк), в котором расположена таблица для задания свойств объекта. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.

Переключатель – элемент управления, который позволяет выбирать один и только один из нескольких вариантов установки параметров.

Флажок – элемент управления, который может находиться в одном из двух положений: установлен или сброшен.

SQL – язык структурированных запросов ( structured query language ). Является стандартом для многих программных продуктов. Это достаточно удобный и простой в изучении язык. Но ограниченность возможностей SQL приводит к тому, что во многих программных продуктах его расширяют.

Мастер – программа, нацеленная на решение определенной, узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для решения задачи сведения. Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов. Пользователь при желании может вернуться к предыдущему шагу или пропустить ненужный. Включение в программу Мастеров – одно из средств модернизации программных продуктов.

ODBC – Open Database Connectivity (Открытый доступ к данным) стандарт или формализованный интерфейс доступа к базам данных SQL .

Рис.1. Таблица Режим Таблицы

1. ТАБЛИЦЫ БАЗЫ ДАННЫХ

Каждая таблица базы данных состоит из нескольких столбцов (колонок), называемых полями и строк, называемых записями. В полях хранятся однотипные сведения. Набор всех возможных данных составляют запись. Каждая запись имеет свой идентификатор (метку) так называемый ключ. Ключевые поля служат для установления межтабличных связей.

В каждой таблице базы данных содержатся сведения различных типов. Например, в таблице «Сотрудники» хранятся сведения о сотрудниках, распределенные по разным полям. Для хранения каждого компонента данных отведено специальное поле, например, «Имя». Набор всех возможных данных об одном сотруднике составляет запись, например, данные из полей «Имя», «Фамилия», «Адрес», «Город» и т.д.

Таблицы на экране могут отображаться в двух режимах: – таблица, – конструктор. В режиме «Таблица» добавляются, редактируются или просматриваются табличные данные. Также можно проверить орфографию и напечатать табличные данные, отфильтровать и отсортировать записи, изменить внешний вид таблицы или изменить структуру таблицы, добавив или удалив столбцы (рис.1). В режиме «Конструктора» можно создать целую таблицу, добавляя новые поля или удаляя их, задать свойства полей, просмотреть структуру таблицы (рис.2).

Существуют следующие способы создания таблиц:

В режиме Таблица – очень удобный способ создания небольших таблиц. Однако в этом режиме нельзя определить связи, установить условия на значения данных, а также невозможно настроить многие другие свойства полей

В режиме Конструктор – этот режим представляет наиболее подходящий инструмент формирования структуры таблицы. В этом режиме можно добавлять и удалять поля, задать полную информацию о свойствах самой таблицы и всех ее полей.

Рис.2. Таблица Режим Конструктора

Для быстрого создания таблицы применяется Мастер таблиц. Он позволяет сформировать таблицу на основе уже имеющихся в базе данных полей, создать элементарные связи и назначить ключевое поле.

Проектирование базы данных

В Microsoft Access, прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных, а для этого необходимо определить круг задач, которые должны решаться базой данных, последовательность их выполнения, количество таблиц и их состав, ключевые поля, связи между таблицами и т.д.

Рассмотрим этапы создания базы данных.

Этапы проектирования базы данных

Определение цели создания базы данных и задач, которые должны решаться базой данных.

Определение таблиц, которые должна содержать база данных.

Определение в таблицах состава полей.

Задание свойств полей.

Задание индивидуального значения каждой записи.

Определение связей между таблицами.

Обновление структуры базы данных.

Ввод данных и создание других объектов базы данных.

Использование средств анализа Microsoft Access.

1.1.1. Определение цели создания базы данных

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна содержать база данных, формы и отчеты, которые она должна выдавать.

1.1.2. Определение таблиц базы данных

Одним из наиболее сложных и ответственных этапов в процессе проектирования базы данных является разработка структуры таблиц.

При проектировании таблиц не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге, придерживаясь следующих основных принципов процесса нормализации, что позволит определить конечный результат достаточно быстро и эффективно:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами, т.е. должна соблюдаться уникальность информации.

Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор – первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему и для каждого значения первичного ключа должно быть одно значение любого поля таблицы.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация.

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержатся они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

1.1.3. Задание полей в таблице

Каждое поле содержит информацию на отдельную тему. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

каждое поле должно быть связано с направлением таблицы;

не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом вычисления.

Имя поля определяет имя поля в таблице. Это имя не должно совпадать с именем другого поля в текущей таблице. Имена полей, состоящих из нескольких слов, пишутся слитно. Необходимо избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access. Например, имя «Name» совпадает с именем встроенного свойства Name.

Типы данных (полей) определяют какой вид информации можно вводить в поле.

Числовые данные, используемые для проведения математических расчетов.

Текст, комбинация текста и чисел (например, адреса), или числа (например, номера телефонов).

Текст или сохраненная в текстовом виде комбинация текста и чисел, используемые в качестве адреса гиперссылки.

Длинный текст и числа, например примечания или описания.

Текст или комбинация текста и чисел в подстановочном поле. При вводе данных допустим выбор значения из поля со списком (состоящего из указанного списка).

Число в подстановочном поле. При вводе данных допустим выбор значения из поля со списком (состоящего из значений той же таблицы).

Поле объекта OLE

Объект (например, документ Microsoft Word или рисунок, созданный другой программой), внедренный в таблицу при помощи протокола OLE.

Значения Да/ Нет, Правда/Ложь, Включено/Выключено.

Описание поля определяет текст, содержащий описание объекта, выводящегося в окне базы данных, а также описание отдельных полей таблицы или запроса. Максимальная длина описания составляет 255 символов.

1.1.4. Свойства полей

Каждое поле имеет набор свойств, определяющих значения ввода, сохранения и отображения данных. Конкретный набор свойств зависит от типа данных. Чтобы задать значения свойств поля, следует открыть таблицу в режиме конструктора, выбрать поле в верхней части окна, а затем в нижней части окна указать требуемое свойство.

Размер поля – определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных Текстовый, Числовой или Счетчик.

Новые значения – определяет способ увеличения значения поля счетчика при добавлении в таблицу новых записей. Могут иметь значения: Последовательные – значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи и Случайные – поле счетчика в новой записи получает случайное значение. Данное свойство применимо только к полям таблицы, имеющим тип Счетчик.

Формат поля – позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат и значений времени на экран и на печать.

Маска ввода – задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле.

Подпись – определяет текст, который выводится в подписях объектов в различных режимах и является дополнительным идентификатором записи. Значением свойства является строковое выражение, длиной до 2048 символов.

Значение по умолчанию – позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи.

Условие на значение – определяет требования к данным, вводящимся в запись, в поле или в элемент управления.

Сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение.

Обязательное поле – указывает, требует ли поле обязательного ввода значения. Если это свойство имеет значение Да, то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле.

Пустые строки – определяет, допускается ли в данном поле пустые строки.

Индексированное поле – определяет индекс, создаваемый по одному полю. Индекс ускоряет выполнение запросов, в которых используются индексированные поля, и операции сортировки и группировки.

1.1.5. Задание индивидуального значения каждой записи

Для того чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом. В межтабличных связях ключевые поля используются для ссылок на указанные записи в одной таблице из другой таблицы. При ссылке на ключевое поле из другой таблицы оно называется полем внешнего ключа. Задание ключевых полей позволяет предотвратить дублирование данных или ввод пустых значений.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

поле счетчика – можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о целесообразности создания ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика;

простой ключ – если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое;

составной ключ – в случаях, когда невозможно гарантировать уникальность каждого значения одного ключевого поля, существует возможность создать ключ, состоящий из нескольких полей. Если определить подходящий набор полей для составного ключа сложно, просто добавьте поле счетчика и сделайте его ключевым.

Создание и изменение ключевых полей

Эта операция проводится в три этапа:

Необходимо открыть таблицу в режиме Конструктора.

Выделитт одно или несколько полей, которые должны перейти в статус ключевых.

После указания всех ключевых полей нажимается кнопка Ключевое поле на панели инструментов.

1.1.6. Определение связей между таблицами

После определения ключевых полей и распределения данных по таблицам необходимо выбрать схему связи между таблицами. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы (рис3).

Отношение один-к-одному – создается в том случае, когда оба связываемых поля являются ключевыми или имеют уникальные индексы.

Отношение один-ко-многим – создается в том случае, когда только одно из полей является ключевым или имеет уникальный индекс.

Отношение многие-ко-многим – фактически является двумя связями с отношением один-ко-многим через третью таблицу, ключ которой состоит, по крайней мере, из двух полей, которые являются полями внешнего ключа в двух других таблицах.

Рис.3. Таблица Схемы связей

Создание связей между таблицами

Необходимо закрыть все открытые таблицы. Создавать или изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

Затем переключиться в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из других окон нужно нажать клавишу F11.

Нажать кнопку Схема данных на панели инструментов.

Если в базе данных не определено никаких связей, то на экран автоматически будет выведено окно Добавление таблицы. Если необходимо добавить таблицы для создания связей, а диалогового окна Добавление таблицы на экране нет, нужно нажать кнопку Добавить таблицу на панели инструментов. Если же таблицы, которые необходимо связать, отображены на экране, необходимо перейти к шагу 6.

Затем дважды щелкнуть имена таблиц, для которых требуется определить связи. Затем закрыть диалоговое окно Добавление таблицы.

Читайте так же:  Ст136 ч6 трудовой кодекс

Для связывания полей нужно выбрать поле в одной таблице и перетащить его на соответствующее поле во второй таблице. Для связывания сразу нескольких полей переместить их при нажатой клавише CTRL. В большинстве случаев связывают ключевое поле (представленное в списке полей полужирным шрифтом) одной таблицы с соответствующим ему полем во второй таблице (полем внешнего ключа). Связанные поля не обязательно должны иметь одинаковые имена, но они должны иметь одинаковые типы данных и иметь содержимое одного типа и вида. Кроме того, связываемые поля числового типа должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля.

В диалоговом окне «Схема данных», отображенном на экране, проводится проверка имен полей, представленных в двух колонках. В случае необходимости вносятся изменения. Если необходимо, устанавливаются параметры связи. Для получения дополнительных сведений об определенном пункте в диалоговом окне «Схема данных» нажимается кнопка со знаком вопроса , а затем интересующий пункт.

После проверки имен полей нужно нажать кнопку Создать. Если задана целостность данных, то над линией объединения автоматически отображается цифра «1», означающая, что таблица находится на стороне один в отношении связей один-ко-многим, а также знак целостности «∞» для указания таблиц, находящихся на стороне многие.

Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, выполняются шаги 5-8.

Если необходимо просмотреть все связи, определенные в базе данных, нажмите кнопку Показать все связи на панели инструментов. Для просмотра связей только для определенной таблицы выберите таблицу, а затем на панели инструментов нажмите кнопку Показать прямые связи .

Если в структуру таблицы необходимо внести изменения, щелкните таблицу правой кнопкой и выберите команду Конструктор таблиц.

Изменение существующих связей

Закрыть все открытые таблицы. Изменять связи между открытыми таблицами нельзя.

Переключиться в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из другого окна нажать клавишу F11.

На панели инструментов нажать кнопку Схема данных .

Если таблицы, в которых необходимо изменить связи, не отображены на экране, на панели инструментов нужно нажать кнопку Добавить таблицу , а затем дважды щелкнуть имя каждой таблицы, которую необходимо добавить.

Дважды щелкнуть линию связи, которую необходимо изменить.

Установить параметры связи. Для получения дополнительных сведений об определенном параметре в диалоговом окне Схема данных нажать кнопку с вопросительным знаком , а затем выбрать нужный параметр.

Закрыть все открытые таблицы. Удалять связи между открытыми таблицами нельзя.

Переключиться в окно базы данных. Для переключения в окно базы данных из другого окна нажать клавишу F11.

На панели инструментов нажать кнопку Схема данных .

Если таблицы, в которых необходимо удалить связи, не отображены на экране, на панели инструментов нажать кнопку Добавить таблицу и дважды щелкнуть имя каждой таблицы, которую необходимо добавить. Затем нажать кнопку Закрыть.

Выбрать линию связи, которую необходимо удалить (выбранная линия становится выделенной), а затем нажать клавишу DELETE.

Удаление таблицы из окна Схема данных

Выбрать таблицу, которую необходимо удалить, а затем нажать клавишу DELETE.

При этом из окна Схема данных удаляется таблица и ее линии связи. Сама таблица и ее связи остаются в базе данных.

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.

Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

связанные поля имеют один тип данных;

обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.

Установив целостность данных, необходимо следовать следующим правилам:

невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Однако в поле внешнего ключа возможен ввод пустых значений, показывающих, что записи не являются связанными;

не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице;

невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с другой таблицей.

Чтобы наложить эти правила на конкретную связь, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных. Если данный флажок установлен, то любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей. Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей, то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения связанных записей. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей, то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

1.1.7. Обновление структуры базы данных

После проектирования таблиц, полей и связей необходимо еще раз просмотреть структуру базы данных и выявить возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Для проверки необходимо создать несколько таблиц, определить связи между ними и ввести несколько записей в каждую таблицу, затем посмотреть, отвечает ли база данных поставленным требованиям. Рекомендуется также создать черновые выходные формы и отчеты и проверить, выдают ли они требуемую информацию. Кроме того, необходимо исключить из таблиц все возможные повторения данных.

1.1.8. Ввод информации в базу данных

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Ввод данных и форматирование производится также как в Microsoft Word или Excel.

1.1.9. Использование средств анализа Microsoft Access

В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее.

Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

Импорт или связывание данных

Перед тем как приступить к импорту или связыванию данных, необходимо создать или открыть базу данных Microsoft Access, в которой будут содержаться импортированные или связанные таблицы.

Microsoft Access поддерживает импорт или связывание данных из таблиц других баз данных Microsoft Access (версий 1.x, 2.0 и 7.0/95 и 8.0/97), а также данные из других приложений и файлов других форматов, например, Microsoft Excel, dBASE, Microsoft FoxPro или Paradox.

При импорте данных создается их копия в новой таблице текущей базы данных Microsoft Access. Исходная таблица или файл при этом не изменяются. Связывание данных позволяет читать и в большинстве случаев обновлять данные во внешнем источнике данных без их импорта. Формат внешних источников данных не меняется, поэтому файл можно продолжать использовать в приложении, в котором он был создан, но при этом появляется возможность добавлять, удалять или изменять данные в Microsoft Access.

Допускается импорт не только таблиц, но и других объектов баз данных, например, форм или отчетов из другой базы данных Microsoft Access.

В Microsoft Access для обозначения связанных таблиц и таблиц, хранящихся в текущей базе данных, используются разные значки. Если удалить значок связанной таблицы, удаляется связь с таблицей, но не сама внешняя таблица.

Лабораторная работа №1 Создание базы данных, определение и задание связей между таблицами

Цель: Закрепление теоретического материала на примере создания базы данных ФПК (факультет повышения квалификации).

З
адачи:

Определение таблиц и ключевых полей для каждой таблицы – для систематизации данных по ФПК.

Определение связей между таблицами базы данных – для задания гибкой системы обработки данных.

1.3.1. Определение таблиц базы данных

Рассмотрим поэтапно создание базы данных ФПК:

Для создания базы данных щелкните по кнопке стандартной панели инструментов или выберите команду Создать базу данных меню Файл. В открывшемся окне во вкладыше Общие выделите значок Новая база данных (есть также вкладыш Базы данных, где представлены шаблоны БД) и в новом диалоговом окне Файл новой БД выберете папку, где будет хранится создаваемая База данных и запишите имя файла – ФПК, затем щелкните по кнопке Создать.

Для создания первой таблицы в основном окне новой базы данных щелкните по вкладышу Таблица и по кнопке Создать.

В открывшемся окне выберите режим Конструктор и щелкните по кнопке ОК.

Теперь в столбец Имя поля введите названия полей (рис.4) и в столбце Тип данных каждому полю присвойте соответствующий тип (см. п.1.1.3.).

Рис.4. Таблица Сотрудники Режим Конструктора

В нижней части окна Свойства поля установите свойства для каждого поля в зависимости от типа данных (см. п.1.1.4.). Теперь надо перейти в режим таблицы, предварительно сохранив ее, как Сотрудники, и ввести данные. Пока определим все данные в одну таблицу (рис.5).

Затем необходимо сохранить таблицу Сотрудники и выйти на основное окно.

База данных готова.

Рис.5. Таблица Сотрудники

Теперь необходимо проверить, насколько работоспособна созданная база данных и имеет ли она недостатки.

Некоторые сотрудники могут посещать несколько курсов – повторение данных по всем полям.

Если сотрудник уволился из института – вместе с фамилией сотрудника придется удалить и информацию об учебных часах.

Чтобы избавиться от недостатков, будем опираться на правила процесса нормализации:

Уникальность полей – соблюдается.

Первичные ключи – нет. Необходимо перейти в режим конструктора, создать новое поле Код сотрудника и установить тип поля, допустим Счетчик, затем щелкнуть кнопкой .

Ф
ункциональная зависимость полей – нет. Названия полей должны функционально подходить под название ключевого поля и название таблицы. Отредактируем таблицу Сотрудники, оставив поля: код сотрудника, сотрудник, кафедра, телефон кафедры. Занятия, количество часов, стоимость за час – определим в новой таблице Занятия и зададим ключевое поле код занятия с типом данных Текстовый. Так как некоторые сотрудники могут посещать несколько занятий, то код сотрудника в таблице Сотрудники должен повторяться, что неправильно (известно, что данные ключевых полей уникальны), и чтобы связать таблицы Сотрудники и Занятия, создадим новую таблицу Посещение (рис.6).

Рис.6. Таблица Посещение

Данная таблица может содержать повторяющиеся данные полей код сотрудника и код занятия, но комбинация этих полей будет уникальной, поэтому по этим полям установим ключевое поле. Здесь же определим оставшиеся поля — начало занятия и посещение. Для ключевых полей типы данных устанавливаются произвольно, или одинаковый тип данных или разные: Счетчик, Числовой, Текстовый. Для Текстового типа данных можно определять комбинацию цифр и букв, или аббревиатуру.

В данном случае, таблицы Сотрудники и Занятия являются основными, а таблица Посещение – вспомогательной.

Независимость полей – соблюдается.

1.3.2. Создание связей между таблицами

Теперь, когда таблицы базы данных опречделены, создадим между ними связь (см. п.1.1.6.). Рассмотрим выполнение этой задачи по этапам (рис.7.):

Рис.7. Окно Схема данных

Откроем основное окно базы данных и щелкнем по кнопке или выберем команду Схема данных меню Сервис.

В диалоговом окне Добавление таблицы выделим названия всех трех таблиц, между которыми устанавливается связь, и щелкнем по кнопке Добавление – получим эти таблицы в окне Схема данных. Затем выделим в таблице Сотрудники поле код сотрудника, перенесем курсором в таблицу Посещение и поставим на поле код сотрудника. При этом откроется окно Связи, где необходимо поставить флажок в строке Обеспечение целостности данных — если таблицы составлены правильно, то между полями будет определена связь один-ко-многим, иначе всплывет окно с сообщением об ошибке.

В соответствии со своим вариантом определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать.

Разработать структуру таблиц.

Определить поля для каждой таблицы.

Задать свойства полей в каждой таблице.

Задать индивидуальное значение каждой записи в таблицах.

Выбрать схему для связи данных в разных таблицах.

Проверить структуру базы данных и выявить возможные недочеты.

Ввести все данные.

Провести анализ структуры базы данных.

В чем отличие записи от поля?

Какой тип данных может иметь поле «Номера Телефонов»?

Какие операции возможны в режиме «Таблица»?

Еще статьи:

  • Приказ 0005 О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ОТ 29 МАРТА 2013 ГОДА N 0005-СПР "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА" О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПРИКАЗ ОТ 29 МАРТА 2013 ГОДА N 0005-СПР "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА" Приказ Службы по контролю и надзору в сфере образования Иркутской области Служба по контролю и надзору в […]
  • На какую сумму можно заключить договор без проведения торгов по 44 фз Закупка у единственного поставщика: отвечаем на злободневные вопросы наших читателей. Часть 15 Татьяна Вихрова, старший специалист учебно-методического отдела Учебного центра Ассоциации электронных торговых площадок Закупки у единственного поставщика привлекательны для заказчиков […]
  • Foxpro лицензия купить Foxpro лицензия купить germanT Автор Возникла необходимость легализовать Foxpro 9.0. Подскажите, пожалуйста, какие варианты есть сейчас, учитывая что Microsoft уже достаточно давно не поддерживает этот продукт. После "курения" Интернета сложилось впечатление, что это можно сделать […]
  • Судебные приставы в курагино Судебные приставы в Курагино Расстояние от центра: 0.6 км. -14 ✉ Адрес Красноярский край, Курагинский р-н, Курагино р.п., ул. Советская, 25 ☎ Телефон +7 (39139) 2-47-64 На основании закона Российской Федерации №118-ФЗ «О судебных приставах» на территории нашей страны […]
  • Иванова адвокат москва Преимущества обращения к опытному адвокату по гражданским и уголовным делам Кирилл Анатольевич Иванов адвокат Является основателем и руководителем «Центра юридических услуг на Третьяковке» основателем и руководителем Агентства юридической безопасности «Юрист для риэлтора» Входит в […]
  • Минтрансом в приказ 139 Приказ Минтранса РФ от 21 ноября 2005 г. N 139 "Об утверждении Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха членов экипажей воздушных судов гражданской авиации Российской Федерации" (с изменениями и дополнениями) Приказ Минтранса РФ от 21 ноября 2005 г. N 139"Об […]