Правильно оформить о справки

Справка – это документ, содержащий подтверждение событий, фактов. В делопроизводстве предприятия чаше всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда работников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланке формата А5, имеющие адресные данные предприятия и трафаретный текст.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности.

В правом верхнем углу указывается место представления справки.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок, ставят порядковый номер справки рядом с датой.

Одним из вариантов справки является справка, составленная по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал.

Справки, составленные по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Справки по производственной тематике составляют в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй – подшивается в дело.

Реквизиты справки следующие:

  • место представления справки (допустимо указывать в тексте справки),
  • название и координаты организации, выдавшей справку,
  • штамп организации, выдавшей справку,
  • наименование вида документа,
  • дата,
  • текст справки,
  • подпись должностного лица,
  • печать организации.

Правила оформления справок

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2013, N 11

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СПРАВОК

В статье рассказано о правилах оформления организационно-распорядительных документов применительно к справкам. С ее помощью любой поймет, в каких ситуациях уместно оформление этого вида документа, как не спутать его с письмом. Даны примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (справок о совместительстве, о занятости с указанием среднего заработка и др.). Статью можно использовать как готовый методический материал для себя, коллег и подчиненных.

Когда нужно оформить именно справку?

Справка относится к информационно-справочным документам, так же как, например, докладная и объяснительная записки или служебное письмо. Назначение справки — описать, подтвердить какие-то факты, сведения, события «из жизни» организации либо ее сотрудника. Она может быть информационной, аналитической или отчетной, а в зависимости от адресата:

В первом случае справка оформляется подобно докладной записке, но, в отличие от нее, не побуждает к каким-либо действиям, а просто «предоставляет» информацию для размышления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа.

Во втором случае она оформляется на общем бланке организации (фирменном бланке), на котором должны быть справочные сведения о ней (ИНН, адрес, телефон и т. п.). Именно поэтому многие путают ее с письмом (сравните примеры 6 и 7). Отличие справки заключается прежде всего в том, что при ее оформлении указывают вид документа «СПРАВКА», кроме того, на ней может отсутствовать адресат (в письме же не указывают вид документа, а его адресата прописывают если не конкретно, например Генеральному директору ЗАО «Каравелла» И. И. Иванову, то хотя бы в общем, например Директорам филиалов ЗАО «Каравелла»). Далее в оформлении справки и письма действительно много общего:

— структура текста и стиль изложения;

— подпись руководителя организации (или лица, его замещающего), а при предоставлении сведений финансового характера — главного бухгалтера;

Правильно оформляем реквизиты

Справка может направляться конкретной организации, но часто она выдается своему работнику для предоставления им этого документа в какую-то организацию. В обоих приведенных случаях адресатом является конечный получатель документа, а не ваш сотрудник.

Когда адресат справки известен точно, его указывают в положенном месте (в правом верхнем углу). Правила его оформления идентичны для всех организационно-распорядительных документов (см. п. 3.15 ГОСТ Р 6.30-2003). Напомним, что в адресате инициалы в имени должностного лица указываются перед его фамилией, а у физического лица — после.

Пример 1. Адресатом является конкретное должностное лицо.

Пример 2. Адресатом является организация.

Государственная инспекция труда

в Республике Башкортостан

Пример 3. Адресатом является физическое лицо.

Великановой С. Ф.

ул. Солнечная, д. 75, кв. 56

г. Димитровград, 433500

Если адресат неизвестен или владелец будет предъявлять справку в нескольких местах, на месте реквизита «Адресат» пишется:

Пример 4. Если адресат справки неизвестен.

по месту требования

Заголовок текста желательно сформулировать. Но если это сложно, то можно обойтись и без него. Формулируется он по общему правилу и отвечает на вопрос «о чем?»/»о ком?», являясь как бы продолжением к слову «СПРАВКА». Например, справка о техническом состоянии помещения или справка о несчастных случаях на производстве. В первом случае заголовок будет «О техническом состоянии помещения», во втором — «О несчастных случаях на производстве» (см. отметку 3 в примере 7).

Дадим несколько рекомендаций, которые помогут вам при составлении текста справки.

Если ваша справка является ответом на какой-либо запрос, в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 31.10.2013 N 324. «.

Если запроса нет или он был сделан устно, многие начинают справки словами «Сообщаем вам. » или «Доводим до вашего сведения, что. «. Конечно, ошибки в этом нет. Но официально-деловой стиль речи подразумевает в числе прочего лаконичность формулировок, а приведенные клише не несут никакой информационной нагрузки. Сравните:

— «Доводим до вашего сведения, что по состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены» и

— «По состоянию на 1 ноября 2013 г. работы по объекту не закончены».

То же происходит, когда справка выдается отделом кадров сотруднику компании и текст начинается с конструкции «Дана Иванову И. И. в том, что. «.

Перефразируем известный рекламный слоган: если не видно разницы, то зачем писать больше (и загромождать лишним придаточным предложением)? Если вам сложно избавиться от указанных вступлений, держите их в уме, а писать текст начинайте сразу после слова «что».

Основной текст справки не должен содержать никаких оценочных суждений, ходатайств и выводов: только фактическая информация, по возможности подтвержденная документально.

Отметка о наличии приложений к справке оформляется ниже текста через один-два межстрочных интервала (см. отметку 2 в примере 6). Как ее оформлять, посмотрим в п. 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003:

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на

2. Правила подготовки и оформления документов Управления

регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Обратите внимание: если вы прилагаете к справке копию, а не оригинал документа, то именно так и нужно его называть:

Пример 5. Отметка о наличии приложений

Приложения: 1. Копия лицензии на проведение строительных работ на 1 л.

2. Копия свидетельства о допуске к работам на 1 л. в 1 экз.

Подписывают справки обычно генеральный директор, замещающее его лицо или должностные лица, уполномоченные подписывать документы определенного вида на основании доверенности.

Справки, в которых содержится финансовая информация, наряду с генеральным директором подписывает главный бухгалтер (пример 6).

Отметка об исполнителе может оформляться на справке. Ее наличие поможет получателю документа быстрее добраться до компетентного человека, если потребуются какие-либо уточнения или иные контакты после получения справки. Она оформляется в нижнем левом углу документа, указываются инициалы с фамилией и контактный телефон исполнителя. В последнее время встречаются варианты с указанием адреса электронной почты. См. пример 9.

Читайте так же:  Судебные приставы базарная

Ставить ли печать на справку?

Если для справки отсутствует унифицированная форма, вопрос о проставлении печати на этом документе решается внутри организации. Лучше всего, если ответ на него содержится в локальном положении об использовании печатей и штампов.

Сослаться на какой-либо нормативный документ, обязывающий коммерческую организацию заверять печатью справки или служебные письма, нельзя: его просто не существует. На выручку приходит ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25 которого гласит следующее.

Фрагмент документа. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Таким образом, печать ставится, например, на справки о заработной плате работников (см. пример 9) или на справки, подтверждающие полномочия должностного лица.

Обратите внимание: печатью организации (т. н. гербовой печатью) можно заверить подпись ее руководителя. Если же какую-то справку вправе подписать, например, начальник отдела кадров, то его подпись можно заверить печатью этого структурного подразделения.

Обычно справки регистрируются в общем порядке, и только те, что содержат персональные данные, стоят особняком.

Большинство организаций практикуют сохранение электронной копии (проще говоря, скана) исходящего документа, и это правильное и нужное действие, если речь идет об обычном документе. Но мы говорим о содержащих персональные данные, работа с которыми требует особой щепетильности и регулируется, ни много ни мало, федеральным законодательством. Следовательно, выкладывать в общий доступ скан справки с чьей-то зарплатой по меньшей мере некорректно. Настоятельно просим обратить на это внимание. Тогда, например, в поле электронного журнала, где должна быть гиперссылка на копию письма, просто напишите слово «Конфиденциально».

Когда в тексте документа описываются какие-то сведения или факты, результаты какого-то процесса, которые еще могут измениться, то важно сразу оговаривать, по данным на какую дату ситуация выглядит так, как вы описываете. Например, «по данным на 01.11.2013 оплата по договору от 10.06.2013 N 779 не поступала». Ведь деньги могут быть зачислены уже на следующий день после составления справки, и даже если к этому моменту справка с такой информацией уже вышла за стены выдавшей ее организации и поступила к адресату позже, то указанные в ней сведения останутся корректными. Можно уповать на то, что в документе есть регистрационный номер и дата его создания, и люди, рассуждающие логически, понимают, что вся указанная в нем информация актуальна на дату создания/подписания/регистрации документа . Но помните: не все рассуждают логически — в потенциально конфликтных ситуациях нужно быть предельно внимательными к формулировкам и включать «защиту от дурака».

Кстати, по этой причине некоторые справки имеют силу только определенный срок с даты их выдачи. Обычно его устанавливает организация, запрашивающая сведения (т. е. получающая справку).

Покажем примеры оформления различных справок, из которых вы сможете позаимствовать формулировки и способы оформления реквизитов. Все приведенные далее образцы справок — внешние, т. е. выданы для предоставления в другие организации.

Если ваша справка является ответом на запрос другой организации, то в начале текста целесообразно сослаться на его регистрационные данные, например: «В ответ на ваше письмо от 11.11.2013 N 39. «. Если же на инициативное письмо-запрос вы решили написать ответное письмо, то данные инициативного документа указываются в специально предусмотренном реквизите бланка письма, который располагается сразу под строкой с исходящим номером и датой вашего письма — тогда в тексте документа эту информацию дублировать не стоит. Мы показали оба варианта — см. примеры 6 и 7, в них цифрой 1 отмечена ссылка на инициативный документ.

Пример 6. Ответ на запрос о причинах приостановления работ в форме письма.

│ Закрытое акционерное общество Генеральному директору │

│ «Волжская строительная компания» ООО «Кировпроектмонтаж» │

  • История делопроизводства
  • Инструкция по делопроизводству
  • Должностная инструкция
  • Адресат и адресование документа
  • Согласование документа
  • Подпись
  • Печать
  • Отметки на документе

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Справки бывают двух разновидностей:

  • служебного характера;
  • личного характера.

Справка служебного характера

Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Пример оформления справки

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана. », «Настоящим подтверждается, что действительно работает. » и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

Справка с места работы по месту требования. Актуальный образец и бланк

Документ под названием «Справка с места работы» может понадобиться в самых разных случаях. Очень часто он нужен работнику для предъявления в государственные организации, органы социальной защиты, банковские и кредитные учреждения и т.д. Справка носит подтверждающий характер и может содержать в себя сведения о заработной плате сотрудника, его должности, стаже и опыте работы и т.п.

Что нужно для получения справки с места работы

На некоторых предприятиях для того, чтобы получить нужную справку от работника не требуется никаких документов – достаточно обратиться к непосредственному начальнику или к представителю иного структурного подразделения с устной просьбой. Но это не всегда так: в большинстве, особенно крупных компаний, сотрудник обязан предоставить письменный запрос или заявление на получение справки, в котором должен указать цель получения документа и также то, какая именно информация нуждается в подтверждении.

Но следует отметить, что закон дает право работнику не сообщать работодателю о том, куда именно и по какой причине требуется справка.

Имеет ли право работодатель отказать в выдаче справки

По закону работник имеет право получить любую информацию от своего работодателя, касающуюся его трудовой деятельности для последующего предъявления по месту требования. Она может быть оформлена в виде копии, выписки из внутреннего документа компании, или же справки.

Срок между заявлением с просьбой выдать справку и ее получением не должен превышать трех дней.

Если предприятие по каким-либо причинам отказывается выдать требуемую бумагу, сотрудник имеет право обратиться в суд.

Кто выдает справку

Обычно справку выписывает руководитель того подразделения, в ведение которого входит запрашиваемая информация. Если работнику необходима справка о профессии или должности, то надо обращать в кадровый отдел, если о заработной плате – соответственно, в бухгалтерию и т.п. Но если непосредственно оформлением справки может заниматься начальник структурного подразделения, то удостоверять ее должен в обязательном порядке директор компании или уполномоченное на подписание подобного рода документов лицо.

Срок действия справки

Каждая справка с места работы имеет свой срок годности, который определяет учреждение или организация, запрашивающая документ в индивидуальном порядке, и который чаще всего не превышает двухнедельный период – за это время сотрудник должен успеть запросить документ в организации и предъявить его туда, куда нужно.

Читайте так же:  Возврат ндфл за лечение и обучение за 2019

Имеет ли право требовать справку уволившийся работник

По закону, сотрудник, который уволился, также может требовать у бывшего работодателя необходимую ему справку. Правда, законодательно закреплен лишь один вид такого документа, в выдаче которого запрещено отказывать: это справка о заработной плате (например, для получения субсидий, пенсий, пособий и других социальных выплат). Информация для такого рода документов хранится в архиве предприятия.

Правила по составлению справки

Единого, унифицированного, обязательного к применению образца справки с места работы не существует. Предприятия и организации вправе писать ее в свободном виде или использовать шаблон, разработанный внутри компании (правда, такие шаблоны должны быть зарегистрированы в ее учетной политике). Независимо от того, какой вариант выберет фирма, справка должна содержать в себе ряд необходимых данных:

  • название организации,
  • дату составления,
  • сведения, которые нужно подтвердить,
  • подпись директора компании.

Печать на документе ставить не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности удостоверять свои бумаги оттисками печатей и штампов (правда, в этом случае желательно вносить в документ реквизиты организации (адрес и телефон для связи), иначе справку могут просто-напросто не принять там, куда она будет предоставлена).

Справка должна содержать только актуальную и достоверную информацию, внесение в нее заведомо ложных, недостоверных сведений может привести в административному наказанию организации и должностных лиц в виде крупного штрафа.

Если к справке прикладываются какие-то документы или их копии, то информация об этом также должна быть зафиксирована в самой справке в виде отдельного пункта о прилагаемой документации.

Правила оформления справки

Справка может быть написана как от руки, таки в печатном виде, как на стандартном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия (последний вариант удобен тем, что содержит в себе реквизиты). Справка может быть выдана в стольких экземплярах, в скольких требуется, при этом каждый из них должен быть заверен должным образом.

При получении справки работник должен ее внимательно проверить и, при обнаружении каких-либо ошибок, потребовать выдачи нового документа — от содержания справки, как правило, зависит решение многих важных вопросов, поэтому неточности, исправления и помарки в них недопустимы.

Иногда предприятия просят подтвердить сотрудника о получении справки подписью во внутреннем журнале учета документов.

Как написать справку с места работы — форма, образец

Форма справки с места работы — образец ее можно скачать ниже. Законодательно она не утверждена, поэтому многие работодатели заполняют такие справки в произвольном виде. О том, какие требования нужно соблюсти, чтобы справка была оформлена правильно, читайте в нашей статье.

Как выглядит бланк справки с места работы

Перед тем как написать справку с места работы, следует выяснить, в какую организацию она будет предъявляться. В зависимости от цели представления справки и типа организации, которая ее запросила, содержание документа может меняться.

Бланк справки с места работы должен обязательно содержать реквизиты работодателя: его полное наименование, регистрационные данные, адрес и телефон. Вся эта информация обычно содержится на фирменном бланке предприятия.

Подробнее об этом бланке вы узнаете из нашей статьи «Справка с места работы — бланк и образец заполнения».

В справке с места работы обязательно указываются:

  • Ф. И. О. сотрудника и занимаемая им должность;
  • полное наименование компании-работодателя;
  • срок работы (с определенной даты и по настоящий момент).

Органам социальной защиты также бывает необходимо, чтобы заявитель представил справку с места работы, в которой был бы указан размер его оклада. В некоторых ситуациях требуется, чтобы в справке был приведен размер заработка за последние 3–6 месяцев.

Для того чтобы справка была принята, необходимо сразу уточнить в организации, затребовавшей ее, какую именно информацию следует в ней отразить.

В справке должны быть указаны:

  • наименование, регистрационные и контактные данные работодателя;
  • название адресата, для которого оформляется справка (если такой информации нет, указывается: «По месту требования»);
  • название документа, его номер;
  • дата и место составления;
  • информативный текст с указанием необходимых фактов о трудоустройстве работника;
  • должность и подпись (с расшифровкой) лица, удостоверяющего справку.

Где найти пример справки с места работы

Скачать образец бланка справки с места работы вы можете на нашем сайте.

Информацию о порядке оформления кадровых документов вы получите, ознакомившись с нашей статьей «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2018».

Справка с места работы оформляется на фирменном бланке работодателя. Утвержденной формы справки с места работы не существует, поэтому многие предприятия оформляют ее в произвольном виде с сохранением всех обязательных для таких документов реквизитов.

Среди важных данных, которые должны быть отражены в справке, — Ф. И. О., должность и срок работы сотрудника, которому выдается справка. Также требуется указать организацию, для которой эта справка оформляется. В отсутствие таких сведений работодатель указывает в справке, что она выдана по месту требования.

Помощь: Составление и оформление справки

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВКИ

Справка — это документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов, событий служебного или биографического характера. Справка является документом информационного характера, она содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов.

В делопроизводстве различаются служебные справки, отражающие вопросы основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий, о задолженности по заработной плате и т.п.), и справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения, так называемые личные справки (о заработной плате, о трудовом стаже, о месте жительства, о месте работы (учебы) и т.п.).

В государственных архивах и архивах организаций составляются также архивные справки. Архивная справка — это официальный документ архива, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов. Архивные справки выделяются в отдельную категорию документов, имеют свои особенности составления и оформления.

Служебные справки делятся на внешние, составляемые обычно по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации, и внутренние.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации.

Кроме реквизитов бланка при составлении и оформлении внешней справки используются следующие реквизиты:

— заголовок к тексту;

— отметка о наличии приложения (если оно имеется);

— отметка об исполнителе (при необходимости);

При необходимости служебная справка может заверяться печатью.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями. Как правило, при оформлении внешних справок используются следующие виды адресования:

— руководителю вышестоящего органа;

— организации в целом;

— структурному подразделению организации;

— конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, несущими ответственность за достоверность указанных в документе сведений. Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером.

Пример оформления внешней служебной справки приведен в приложении 1 к данному материалу.

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Состав реквизитов, используемых при составлении внутренней справки, идентичен составу реквизитов внешней справки, за исключением реквизитов бланка.

Автор — составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации, при оформлении реквизита «адресат».

Управление организационно-правовой и кадровой работы

по архивам и делопроизводству

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения — автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «подпись». В этом случае внутренняя справка будет иметь следующую структуру:

по архивам и делопроизводству

и кадровой работы

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для объемных справок с текстом, превышающим 15 строк). Заголовок формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного.

«О выполнении мероприятий по сокращению расходов бюджетных средств в 2008 году»;

«О подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему отопительному сезону»;

«О состоянии материально-технической базы учреждений культуры».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Кроме того, может даваться ссылка на соответствующий документ (распорядительный — приказ, распоряжение и др., письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

Читайте так же:  Пчелы и развод их

В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования. Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделения — исполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде связного текста или таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. Табличная форма представления текста используется в справках, как правило, при изложении цифровых показателей.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 01.01.2008» или «за период с 01.01.2008 по 30.06.2008».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т.п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

Личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие организации, относятся к категории внешних. Они готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенностью личных справок является то, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации.

Текст личных справок, как правило, не превышает 5-7 строк, поэтому заголовки к ним не составляются.

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п.

Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки, на которых нанесена постоянная информация, а переменная информация впечатывается при подготовке конкретного документа.

________________________________________________ является студентом(кой)

________________________ курса дневного (заочного) отделения ________________

факультета Белорусского государственного университета.

Личные справки нередко подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки. Указание организации, в которую представляется справка, отражается в реквизите «адресат», заканчивать текст личной справки этой информацией не рекомендуется.

Датой справки является дата ее подписания.

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (например, письма). Внутренние справки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

При оформлении личных справок необходимо учитывать, что формы некоторых из них утверждены в качестве типовых нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

В частности, постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2006 № 117 утверждены типовые формы справок:

— о месте работы, службы и занимаемой должности;

— о выходе на работу, службу до истечения отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет и прекращении выплаты пособия;

— о необеспеченности ребенка в текущем году путевкой за счет средств государственного социального страхования в лагерь с круглосуточным пребыванием;

— о нахождении в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;

Постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 19.11.2007 № 148 утверждена типовая форма справки о заработке для исчисления пенсии. Постановлением этого же министерства от 27.10.2006 № 131 утверждена типовая форма справки о размере заработной платы (денежного довольствия).

Постановлением Минюста РБ от 12.12.2006 № 81 утверждены типовые формы справок об удержании алиментов и о размере выплачиваемых алиментов.

Типовые формы устанавливают состав обязательных реквизитов, применяемых при оформлении справок (адресат, заголовок, подпись, печать и др.), а также структуру текстов указанных документов. Структура текстов типовых форм справок представляет собой соединение таблицы и связного текста в виде трафарета.

В связи с этим при оформлении таких документов наиболее часто возникают следующие вопросы: как правильно оформить на основе типовой формы выдаваемую в организации справку, каков порядок расположения реквизитов, необходимо ли переменную информацию набирать на компьютере или заполнять от руки или с помощью пишущей машинки и т.п.

При ответе на подобные вопросы следует помнить, что все указанные виды справок относятся к категории личных, поэтому к их оформлению предъявляются требования, которые изложены выше.

При оформлении конкретной справки в организации на основе утвержденной типовой формы необходимо руководствоваться правилами к оформлению документов, установленными СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Согласно этим правилам справка должна быть оформлена на общем бланке организации (в типовой форме обозначено словами «Реквизиты бланка»), который включает в себя в т.ч. такой реквизит, как «место составления» (в типовой форме — «место выдачи справки»). При этом слово «адресат» не печатается, а сразу указывается учреждение, его структурное подразделение, должностное или физическое лицо, которому адресуется документ (при необходимости адресат может быть дополнен почтовым адресом получателя). В подписи указывается наименование должности лица, подписавшего справку (в типовой форме обозначено словом «(руководитель)»), расшифровка подписи включает в себя инициалы и фамилию этого лица.

При оформлении справки на общем бланке следует помнить, что в соответствии с требованиями законодательства бланк государственной организации должен содержать изображение Государственного герба Республики Беларусь и быть оформлен на двух языках.

Текст справки может быть набран на компьютере, при этом последовательность расположения его составных частей (так называемая композиция) должна быть сохранена. В случае если организация имеет угловой штамп, справка может быть оформлена и на чистом листе бумаги, на котором должна быть напечатана и постоянная, и переменная информация в соответствии с утвержденной формой. Во втором случае также может быть изготовлен трафаретный текст справки, содержащий постоянную информацию и место (в виде линий) для переменной (аналогично формам, содержащимся в приложениях к постановлению Минтруда). В последнем случае переменную информацию необходимо будет вписывать (впечатывать) в отведенное место.

Примеры оформления личных справок приведены в приложениях 2 и 3.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

Еще статьи:

  • Долг по квартплате приставы ГБУ «Жилищник района Раменки» 119607, г. Москва, Мичуринский пр-т, д. 25, корп. 5 телефон: 8(499) 739-16-52, факс: 8(499) 739-16-53 e-mail: [email protected] Главная / Работа с должниками / Работа с должниками / Долги за коммунальные услуги - пути […]
  • Заявление на лидера мэрии Eternity Project Заявление на лидерство [ Мерия ЛС ] Нравится Не нравится Гость_Dario_Toretto_* 03 июн 2016 Требования:? Иметь игровой уровень выше 5. Знание правил сервера. Онлайн более 5 часов в сутки. Возраст более 15 лет.? Заявление от (Имя_Фамилия): *ваш текст* RP […]
  • Выходное пособие в камине Выходное пособие в камине ТЕМА: Выходное пособие. Выходное пособие. 5 года 3 мес. назад #1 Мельникова Юлия Не в сети Завсегдатай Сообщений: 264 Спасибо получено: 16 Репутация: 4 Выходное пособие. 5 года 3 мес. назад #2 Наталья Не в сети Живу я здесь […]
  • Транспортный налог в нсо Калькулятор транспортного налога Новосибирск и Новосибирская область Чтобы рассчитать стоимость транспортного налога в Новосибирске и Новосибирской области заполните необходимые поля. Калькулятор позволяет рассчитать транспортный налог для таких городов Новосибирской области как […]
  • Университет мчс судебная экспертиза Вузы Санкт-Петербурга со специальностью «Судебная экспертиза» Санкт-Петербургский гуманитарный университет профсоюзов 5 факультетов, 22 направления, Очно, заочно, дистанционно. 2 гос. диплома, отсрочка от армии, 100% трудоустройство. МФПУ СИНЕРГИЯ - все формы обучения - идет набор! Гос. […]
  • Виды дисциплинарных наказаний трудовой кодекс Виды дисциплинарных наказаний трудовой кодекс Автострахование Жилищные споры Земельные споры Административное право Участие в долевом строительстве Семейные споры Гражданское право, ГК РФ Защита прав потребителей Трудовые споры, пенсии Главная […]