Требования к рабочему месту кадровика

Организация рабочих мест кадровиков

«Отдел кадров коммерческой организации», 2011, N 12

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ КАДРОВИКОВ

Среди организационных мер, которые перечислены в ч. 3 ст. 68 ТК РФ, есть обязанность лиц, уполномоченных локальными нормативными актами, вести переговоры об условиях заключения трудового договора. Но до его подписания работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. К последним относятся те акты, действующие в данной организации, которые содержат информацию, необходимую гражданину, желающему заключить трудовой договор, чтобы осознанно принять решение. Какие именно — можно узнать из ч. 1 и 2 ст. 57 ТК РФ, где перечислены обязательные для включения в трудовой договор сведения и условия (например, о месте работы).

При этом ч. 4 ст. 57 позволяет сторонам трудового договора вносить в него дополнительные условия (не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами), в частности, уточняющие место работы (указывается структурное подразделение и его местонахождение), рабочее место (например, кабинет N 21). Внесение в трудовой договор сведений о рабочем месте улучшает положение работника, поскольку ограничивает возможность работодателя произвольно изменять указанное условие в период действия трудовых отношений. В этом случае представители работодателя, ведущие предварительные переговоры с потенциальным работником об условиях, включаемых в трудовой договор, обязаны ознакомить его с рабочим местом.

Что же представляет собой оборудованное рабочее место? Ответ на этот вопрос можно найти в ст. 163 ТК РФ, где сказано, что работодатель обязан обеспечить нормальные условия для выполнения работниками норм выработки — предоставить рабочее место, не только оснащенное всем необходимым для производительного труда, но и безопасное для здоровья работников. Хотя эта статья ТК РФ не имеет прямого отношения к кадровикам, но можно использовать условия, указанные в ней, по аналогии. К таким условиям, в частности, относятся:

— исправное состояние помещений, сооружений, машин, технологической оснастки и оборудования;

— своевременное обеспечение технической и иной необходимой для работы документацией;

— надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику;

— обеспечение охраны труда и безопасности производства согласно требованиям законодательства.

Какие же специфические условия работодатель должен создать для эффективной работы, например, инспектору по кадрам? Каким должно быть типовое рабочее место сотрудника отдела кадров и из каких помещений должен состоять отдел кадров? Сразу отметим, что современных специальных норм или рекомендаций, принятых на федеральном уровне, в отношении норм и нормативов, определяющих требования к рабочим местам и помещениям отдела кадров, мы не обнаружили. Поэтому обратимся к подзаконным актам и специальной литературе , посвященной исследуемому вопросу. Примеры из них будут предложены вашему вниманию .

См., например, брошюры: Научная организация управленческого труда. М.: Прогресс, 1968; Труд руководителя. М.: Экономика (серия ежегодных тематических выпусков: 1975 — 1978); Типовой проект рабочего места начальника производства для легкой промышленности. М.: ИПК Минлегпрома СССР, 1970; Межотраслевые методические рекомендации по предупреждению переутомления работников физического и умственного труда. М.: НИИ труда, 1979.

Словарь-справочник для работы кадровой службы. М.: Московский кадровый центр при главном управлении по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома, 1989. 102 с.

Рабочие помещения отдела кадров

Трудовая деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, составленными в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее — Квалификационный справочник служащих). Организационные требования к трудовой деятельности по функции «комплектование и подготовка кадров» указаны в Типовом проекте организации труда служащих .

Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (действует в ред. от 14.03.2011).

Первоначально издавался как акт «Организация труда рабочих и служащих. Управление предприятием» (последний выпуск датирован 1990 г.). Он должен находиться в специализированных научно-технических библиотеках. За более подробной информацией можно обратиться к правопреемнику НИИ труда Минтруда специализированному ФГУП «Научно-исследовательский институт труда и социального страхования» или в его структурное подразделение — Центральное отраслевое бюро научно-технической информации и пропаганды.

В соответствии с типовыми требованиями отдел кадров, состоящий из руководителя (начальника или менеджера по персоналу) и нескольких подчиненных ему сотрудников, занятых кадровой работой, должен иметь кабинетную планировку. Рабочее место лица, занятого управленческим трудом, во всех нормативных актах и специальной литературе называется рабочим кабинетом .

См., например, Методические рекомендации «Физиологическое обоснование организации типового режима труда и отдыха руководящих работников промышленных предприятий», утв. Приказом Минздрава СССР от 10.07.1980 N 2184-80.

В помещении отдела кадров кроме кабинета его руководителя должны быть кабинеты сотрудников и рабочая зона (помещение) для приема посетителей и работников. Это отдельное помещение специально оборудуется для работы с сотрудниками организации и кандидатами. В нем для удобства оформления документации лицами, прибывшими в кадровую службу, размещаются стол и несколько кресел или стульев.

Микроклиматические условия (допустимая температура, кратность обмена воздуха и его относительная влажность) в кабинетах (помещениях) должны соответствовать ГОСТ 12.1.005-88 «ССБТ. Общие санитарно-гигиенические требования к воздуху рабочей зоны». При проектировании или оборудовании кабинета необходимо строго соблюдать нормы освещенности рабочего места СП 52.13330.2011 «Естественное и искусственное освещение». Уровень шума в рабочей зоне не должен превышать допустимые нормы, предусмотренные ГОСТ 12.1.003-83 «ССБТ. Шум. Общие требования безопасности».

Площадь помещений, в которых располагается отдел кадров, должна соответствовать требованиям СНиП 31-06-2009 «Общественные здания и сооружения». В них также предусмотрено рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень температуры в рабочих помещениях должен соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами, — от 18 до 20 град. Цельсия.

Рабочее место кадровика

Чтобы представить себе, что такое типовое рабочее место кадровика (относящегося согласно Квалификационному справочнику служащих к категории служащих-специалистов), воспользуемся рекомендациями по созданию специализированных мест кадровиков, предложенными в свое время Главным управлением по труду и социальным вопросам Мосгорисполкома для упрощения аттестации рабочих мест в московских организациях. Учтем при этом, что рассмотренные акты, как и действующие сейчас рекомендации и нормативы, морально устарели и потому их можно использовать лишь как методическое пособие. Созданные на его основе локальные нормативные акты должны быть утверждены приказом руководителя организации.

Но сначала ознакомимся с содержанием понятия «рабочее место», которое сформулировано экспертами по применению конвенций Международной организации труда (МОТ) в докладе Global Jobs Pact . Согласно этому документу из рабочих мест (рабочих зон) с прикрепленными к ним работниками формируется структурное подразделение (если это по численности не малое предприятие), а из ряда подразделений — организация в целом как типичная модель управления производственным процессом и трудовым коллективом. Следовательно, мировое сообщество считает, что рабочее место — это ограниченная территория работодателя, оборудованная для реализации конкретным работником своей трудовой функции. Аналогичное определение принято и в теории трудового права.

Столкнувшись с перспективой длительного роста безработицы, бедности, неравенства и продолжения бедствий для предприятий, в июне 2009 г. Международная конференция труда, с участием правительств, работодателей и работников в лице делегатов 183 государств — членов МОТ, единогласно приняла Глобальный пакт о рабочих местах, призывающий членов ООН к соблюдению международных стандартов труда, которые обязывают правительства и работодателей создавать и сохранять рабочие места.

Итак, эксперты МОТ рассматривают рабочее место как первичную единицу (изначальное звено) в системе элементов, определяющих структуру организации, то есть как часть территории предпринимателя, приспособленную им для выполнения трудящимся трудовой функции или группой трудящихся (в том числе бригадой) общего производственного задания. Иными словами, рабочее место — пространственная зона, оснащенная необходимыми средствами труда, в которой совершается трудовая деятельность работника или группы работников, совместно выполняющих производственное задание.

Что же понимается под оборудованным рабочим местом сотрудника кадровой службы организаций г. Москвы? В специальной литературе сказано следующее: для кадровиков оно означает расположенный на определенном нормативами объеме площади, приходящейся на одного служащего, соответствующий комплект мебели и технических средств, необходимых для выполнения производственных функций — работы с людьми и работы с документами.

При кабинетной планировке оно должно иметь рабочую зону, в которой размещаются шкаф-стенка, письменный стол с поворачивающейся приставкой для удобства перемещения нужных устройств (телефона, принтера и т. п.) и документов, кресло подъемно-поворотное. Оборудование рабочего места должно обеспечивать кадровику возможность своевременно получать качественную информацию и использовать ее при подготовке управленческих решений. В комплект оргтехники должны входить аппаратура связи (телефон, факс), средства малой оргтехники (калькуляторы и т. п.).

В свою очередь, в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (далее — Укрупненные нормативы) содержатся следующие разъяснения, что должны представлять собой оборудованные рабочие места инспектора по кадрам и табельщика.

Утверждены Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 N 78.

Так, рабочее место инспектора по кадрам оборудуется подъемно-поворотным стулом, однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно укрепить на каждом ящике карточку с перечнем находящихся в нем папок. Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования их легко было вернуть на прежнее место. На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня.

Читайте так же:  Малышев сергей иванович адвокат

Для хранения специальной и справочной литературы, а также папок с отчетными и другими документами нужен шкаф или соответствующие ему по размерам полки и стеллажи, для хранения трудовых книжек и иных бланков строгой отчетности — несгораемый и водонепроницаемый шкаф или сейф.

Рабочее место табельщика оснащается однотумбовым столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения бланков ежедневной отчетности о наличии кадрового состава, листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих отсутствие работников на работе по уважительным причинам.

При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и ориентироваться на рациональную схему движения документов с учетом специализации исполнителей.

В Укрупненных нормативах приведены рекомендуемые схемы организации рабочих мест инспектора по кадрам, табельщика.

Кроме того, должны быть созданы безопасные условия труда и комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы сотрудников отдела кадров в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами .

См., например, ГОСТ 12.2.032-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования» и ГОСТ 12.2.033-78 «ССБТ. Рабочее место при выполнении работ стоя. Общие эргономические требования».

При наличии в организации введенной в действие системы «АСУ-кадры» (входящей в систему сетевых устройств и программного обеспечения, с помощью которых осуществляется электронный документооборот) потребуется полный комплект технических средств, обеспечивающих ее действие. Руководителю отдела кадров следует ознакомиться со специальной литературой . Также потребуется соблюдать СанПиН «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» .

Как альтернативу «АСУ-кадры» допустимо использовать подсистему «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8 Базовая» (либо ее более полные аналоги «Профессиональная» или «Корпоративная»), входящую в систему программ «1С: Предприятие 8», которая включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц.

См., например: Аппак М. А. Автоматизированные рабочие места на основе персональных ЭВМ. М.: Радио и связь, 1989. 176 с.; Винокуров М. А. Компьютерные технологии в кадровых службах / М. А. Винокуров, Р. Д. Гутгарц, В. А. Пархомов. И.: Издательство ИГЭА, 1997. 198 с.; Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. Изд. 2-е, доп. М.: Strix, 1999. 224 с.; Кантарь И. Л. Автоматизированные рабочие места управленческого аппарата. 1990. 304 с.

См. подробнее статью Т. Ю. Бляшко «Организуем работу в помещениях с персональными компьютерами», 2010, N 5, с. 59 — 66; также см. Постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (в ред. от 03.09.2010). Первоначальный текст документа опубликован в «Российской газете» от 21.06.2003.

Автоматизированное рабочее место кадровика

Квалификационным справочником служащих установлены следующие квалификационные требования к должности начальника отдела кадров. В его обязанности входит: 1) внедрение современных методов управления кадрами с использованием подсистемы «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест (АМ) работников кадровых служб; 2) создание банка данных о персонале организации; 3) своевременное пополнение этого банка; 4) оперативное предоставление пользователям информации из банка данных и др. В свою очередь, в требованиях к его знаниям указано, что он должен знать порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия и возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.

При действующей в организации подсистеме «АСУ-кадры» рабочее место кадровика должно трансформироваться в его автоматизированное рабочее место (АРМ) за счет добавления к имеющемуся комплекту мебели технических средств сетевого оборудования и программного обеспечения. Это создаст возможность осуществления электронного документооборота.

На выбор конкретных технических средств, их функциональные, объемные и стоимостные показатели влияют такие факторы, как объем документооборота, способ эксплуатации технических средств, объем копируемых документов, технологические и эксплуатационные характеристики оборудования, фирма — производитель техники; стоимость эксплуатации. Как описаны в Интернете и специальной литературе типовые АРМ руководителя (начальника) кадровой службы и исполнителя кадровой работы (менеджера по управлению персоналом)? Они состоят из:

— ПК, включающего в себя системный блок, дисплей (монитор), клавиатуру, мышь;

— телефона и многофункционального устройства (МФУ), которое включает в себя сканер, принтер и ксерокс (на отдел), а при необходимости и настольный телефонный коммутатор;

— факс-модема, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

— шредера — уничтожителя бумаги (на отдел).

Такое АРМ обеспечит обмен сведениями в том числе между отделом кадров и бухгалтерией, а также снабжение иных подразделений открытой кадровой информацией. Кроме того, оно позволит создать банк данных о персонале организации, обеспечит возможность его своевременного пополнения и оперативного предоставления информации допущенным к ней пользователям. Организация АРМ для кадровиков позволяет оперативно решать текущие задачи кадрового учета и делопроизводства, автоматизировать процесс ведения кадрового резерва, создания и обработки опросных листов и т. п. Кроме того, с внедрением системы «АСУ-кадры» упрощаются условия взаимодействия таких важных для производственно-хозяйственной деятельности организации подразделений, как отдел кадров и бухгалтерия: они могут использовать канал сетевого сервера в локальной (внутренней) компьютерной сети.

Отметим, что фирма «1С» выпускает специальную программу «1С: Зарплата и кадры». В фирме и у связанных с ней партнеров можно заказать создание нетипового или индивидуального программного продукта, учитывающего специфику конкретной организации. После внедрения новейшей технологии управления персоналом и проведения обучения правилам ее использования фирма и ее партнеры (либо представители) обеспечивают дальнейшую техническую поддержку и сопровождение.

Правовые требования к документообмену

между рабочими местами кадровиков

и иных пользователей информацией о персонале

Введению в практику документообмена между работниками, представителями работодателя и подразделениями, электронного документооборота должен предшествовать приказ руководителя о назначении лиц, ответственных за его функционирование. В силу гл. 14 «Защита персональных данных работника» ТК РФ (см. ст. ст. 85 — 90) доступ лиц к архиву информации должен быть сокращен до минимума. Полный доступ должны иметь только начальник отдела кадров и специалист по кадрам, назначенный приказом по организации лицом, ответственным за хранение и использование персональных данных работников.

Тем не менее к отдельным позициям персональных данных работников должны иметь доступ все сотрудники отдела кадров, занятые в реализации документооборота и допущенные к управлению кадрами с использованием системы «АСУ-кадры» и АРМ. Причем наше законодательство этот вид правоотношений между работником и работодателем в настоящее время не регулирует, поэтому права, обязанности и ответственность сторон должны быть регламентированы в локально-нормативных актах или в индивидуальных соглашениях.

При этом нужно знать, что в сфере кадрового документооборота кадровики не вправе подменять документы на бумажном носителе, подписанные правомочным лицом, их электронными копиями в памяти ПК (ЭВМ). В случае трудового спора действующее законодательство не позволяет рассматривать как доказательство, например, факта увольнения работника приказ об этом в виде распечатки оригинала, находящегося на жестком диске ПК. Такая ситуация сложилась из-за того, что ни контрольно-надзорные органы, ни КТС, ни суд не имеют надлежащего оборудования, позволяющего убедиться в волеизъявлении руководителя учреждения, если документ не имеет факсимильную или электронно-цифровую подпись (ЭЦП).

Есть ли какие-то законодательные документы, содержащие требования к оборудованию помещений отдела кадров?

Вопрос-ответ по теме

Добрый день. Вопрос: Есть ли какие-то законодательные документы , содержащие требования к оборудованию помещений отдела кадров? Заранее благодарю.

Специальных требований к оборудованию помещения отдела кадров закон не предъявляет. Помещение должно соответствовать стандартным минимальным требованиям, предъявляемым к любым офисным помещениям, пожарной безопасности. При этом согласно ст. 212 Трудового кодекса РФ все работодатели обязаны обеспечивать безопасные условия и охрану труда, в том числе соответствующие требованиям охраны труда условия труда на каждом рабочем месте, а также санитарно-бытовое и лечебно-профилактическое обслуживание работников в соответствии с требованиями охраны труда.

Соответственно, помещение должно быть исправно. Условие характеризуется нормальным состоянием оборудования, уровнем освещения, вентиляции, отопления и других внешних факторов на рабочем месте, которые влияют на самочувствие и работоспособность работников. При этом условия труда должны соответствовать требованиям охраны труда и безопасности производства.

Кроме того, работодателю нужно обеспечить надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и предметов, необходимых для выполнения работы, их своевременное предоставление работнику. Например, исходя из того, что книга учета движения трудовых книжек является обязательным для заполнения документом, а она, в свою очередь, должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована, то руководителю нужно обеспечить работника соответствующими материалами, с помощью которых можно выполнить обязательное требования закона.

Так, условия труда, рабочее место и трудовой процесс не должны оказывать вредное воздействие на человека. Требования к обеспечению безопасных для человека условий труда устанавливаются санитарными правилами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации (п. 1 ст. 25 Федерального закона от 30.03.1999 N 52-ФЗ «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

Санитарно-эпидемиологические и гигиенические требования к помещениям устанавливаются как Законом № 52-ФЗ, так и Федеральным законом от 30.12.2009 N 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений». В частности, Закон N 384-ФЗ содержит требования для создания благоприятных санитарно-гигиенических условий в помещениях, зданиях и сооружениях, начиная с их проектирования, в том числе о необходимости соблюдать параметры микроклимата помещения.

Читайте так же:  Крым налоговая отчетность

Микроклимат помещения — климатические условия внутренней среды помещения, которые определяются действующими на организм человека сочетаниями температуры, влажности и скорости движения воздуха (ст. 2 Закона N 384-ФЗ).

Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений, включая и допустимые величины температуры воздуха на рабочих местах, регламентируются в СанПиН 2.2.4.548-96 «Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы», утвержденных Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 № 21.

Производственными помещениями признаются замкнутые пространства в специально предназначенных зданиях и сооружениях, в которых постоянно (по сменам) или периодически (в течение рабочего дня) осуществляется трудовая деятельность людей (п. 3.1 СанПиН 2.2.4.548-96). То есть это любые помещения, в которых работают люди (офис, производство, учреждение и т.д.).

Так, согласно СанПиН 2.2.4.548-96 для офисных работников, осуществляющих работу сидя, с незначительным физическим напряжением, температура воздуха в помещении в холодный период времени должна составлять 22 — 24°C, а в теплый период 23 — 25°C, при относительной влажности воздуха 40 — 60%.

Отметим, что этим же документом нужно руководствоваться при определении оптимальных параметров микроклимата, который должен быть обеспечен в производственных помещениях, в которых основной является работа с использованием компьютеров (п. 4.2 Гигиенических требований к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы (СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03), утвержденных Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 N 11).

Работу в условиях микроклимата с температурой воздуха на рабочих местах выше допустимых величин следует рассматривать как работу во вредных условиях труда. (п. 6.10 СанПиН 2.2.4.548-96).

Пунктом 3.4. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 установлено, что площадь на одно рабочее место пользователей ПЭВМ с ВДТ на базе электронно-лучевой трубки (ЭЛТ) должна составлять не менее 6 м2, в помещениях культурно-развлекательных учреждений и с ВДТ на базе плоских дискретных экранов (жидкокристаллические, плазменные) — 4,5 м2.

При использовании ПВЭМ с ВДТ на базе ЭЛТ (без вспомогательных устройств — принтер, сканер и др.), отвечающих требованиям международных стандартов безопасности компьютеров, с продолжительностью работы менее 4-х часов в день допускается минимальная площадь 4,5 м2 на одно рабочее место пользователя.

Оргтехника должна соответствовать требованиям, предъявляемым к ней по качеству, по месту расположения в офисе, по уровню шума и концентрации веществ, которые она производит и выделяет в воздух во время работы. Так, рабочего стола — 600 мм/500 мм/450 мм (в/ш/г). Рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног. Естественный свет должен падать преимущественно слева, для искусственного освещения рекомендовано использовать люминесцентные лампы. Уровни шума и вибрации не должны превышать допустимых значений, установленных для данного вида работ. Шумящее оборудование (например, принтеры и серверы), уровень шума которого превышает нормативы, должно находиться в отдельном помещении.

Дополнительно отметим, что вредных условия труда могут быть выявлены в ходе аттестации рабочих мест (подробнее об этом в ответе № 1).

Работодатель обязан обеспечить сохранность трудовых книжек работников и чистых бланков трудовых книжек . Трудовые книжки работников, а также чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку должны храниться в сейфе или в специальном помещении организации, позволяющем обеспечить их сохранность. Это следует из совокупности нормативных актов : п. 42 и 43 Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Данный документ приравнивает бланки трудовых книжек к бланкам строгой отчетности. Порядок же хранения этих документов урегулирован Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105. В соответствии с п. 6.2. названного Положения такие документы должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Подробности в материалах Системы:

Ответ: Как провести аттестацию рабочих мест

Иван Шкловец, заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Необходимость проведения аттестации

Организация обязана обеспечить сотрудникам безопасные условия труда. С этой целью на мероприятия по улучшению условий и охраны труда работодатель (за исключением федеральных учреждений) должен тратить не менее 0,2 процента от суммы затрат на производство продукции (работ, услуг) ( ч. 3 ст. 226 ТК РФ ). Перечень мероприятий утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н . К ним, в частности, относится и проведениеаттестации рабочих мест. Об этом говорится в статье 212 Трудового кодекса РФ и пункте 1 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 1 марта 2012 г. № 181н .

Аттестацию рабочих мест обязаны проводить все работодатели. По общему правилу ее проводят совместно с независимой аттестующей организацией на основании договора гражданско-правового характера. При необходимости работодатель вправе привлечь к аттестации рабочих мест сразу несколько аттестующих организаций. Основные требования к таким организациям:

независимость по отношению к работодателю;

наличие аккредитации на проведение аттестации.

Внимание: если в ходе проверки будет установлено, что аттестация рабочих мест проведена организацией, не имеющей аккредитации, то инспекция по труду выдаст работодателю предписание с требованием повторного проведения работ по аттестации в соответствии с установленным порядком ( п.11 Порядка, утвержденного приказом Роструда от 31 августа 2011 г. № 193 ).
Начало аттестации

Аттестацию назначают по решению руководителя организации. Для этого издают приказ , в котором фиксируют:

состав аттестационной комиссии и ее председателя;

сроки и графики проведения аттестации рабочих мест;

факт привлечения к аттестации специализированной организации.

В состав аттестационной комиссии, как правило, входят:

представители работодателя. Это могут быть руководители структурных подразделений, кадровые специалисты, медицинские работники;

представители аттестующей организации (один или несколько);

специалист по охране труда.

Аттестационная комиссия определяет перечень рабочих мест , условия труда на которых будут оценивать приаттестации.

Места, которые подлежат аттестации

По общему правилу первичной аттестации подлежат все рабочие места работодателя, в том числе рабочие места надомников , совместителей . Исключение составляют:

рабочие места, на которых сотрудники заняты только на компьютерах , периодически эксплуатируют аппараты копировально-множительной техники настольного типа или стационарные копировально-множительные аппараты для нужд самой организации, другую офисную технику, а также бытовую технику, не используемую в технологическом процессе производства ( п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н );

Список рабочих мест, которые аттестационная комиссия выделила для проверки, формируют в отдельном перечне .

Подробнее о правилах проведения вторичной аттестации см. Периодичность проведения аттестации .

Ситуация: Нужно ли аттестовать рабочие места, оборудованные компьютерами. Сотрудник проводит за компьютером более 50 процентов рабочего времени

По общему правилу работодатель вправе не проводить аттестацию по условиям труда на рабочих местах, где сотрудники работают исключительно на компьютерах ( п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ).

В то же время установленный порядок аттестации требует проводить повторную аттестацию рабочих мест, при выполнении работы на которых обязательно проведение предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) ( п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ). Сотрудники, которые заняты на компьютерах более половины рабочего времени, подлежат обязательному медицинскому осмотру ( п. 3.2.2.4 перечня, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н ). Отсюда можно сделать вывод, что рабочие места таких сотрудников все же могут быть аттестованы. Аналогичные разъяснения дают и специалисты Минтруда России в письме от 1 марта 2013 г. № 15-1/3012126-117 . Правомерность такой позиции подтверждает и судебная практика (см., например, апелляционное определение Саратовского областного суда от 22 августа 2013 г. № 33-5043 ).

С учетом неоднозначности существующих норм законодательства и разъяснения Минтруда России принимать решение о необходимости аттестации конкретного рабочего места, оборудованного компьютером, за которым сотрудник проводит более половины рабочего времени, должна аттестационнаякомиссия по каждому случаю в отдельности с учетом фактических условий труда сотрудника.

Периодичность проведения аттестации

Периодичность проведения аттестации каждый работодатель устанавливает самостоятельно исходя из изменений условий и характера труда и с учетом рекомендаций аттестационной комиссии. При этом на рабочих местах с опасными или вредными условиями труда, а также на рабочих местах с наличием производственных факторов и работ, при выполнении которых обязательно проведение предварительных и периодических медосмотров, повторную аттестациюпроводят не реже одного раза в пять лет. На местах с оптимальными (допустимыми) условиями труда, которые были установлены в ходе первичной аттестации, повторную аттестацию проводить не нужно. Исключение составляют случаи, когда проводят внеплановую аттестацию . Такие правила установлены пунктом 8 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н .

Кроме того, в ходе дальнейшей деятельности организации обязательную аттестацию рабочих мест нужно проводить:

при вводе в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест (их нужно аттестовать в течение года после ввода в эксплуатацию);

по результатам государственной экспертизы условий труда, проведенной в целях оценки качества аттестации;

Читайте так же:  Детские пособия новые правила

при выполнении мероприятий по приведению условий труда в соответствие с государственными нормативными требованиями и улучшению условий труда;

в случае замены производственного оборудования;

при изменении технологического процесса;

в случае изменения средств коллективной защиты;

в случае обращения к работодателю сотрудника, представителя профсоюза или иного представительного органа с заявлением о проведении аттестации на соответствующем рабочем месте;

в соответствии с предписанием, выданным работодателю Рострудом или его территориальными органами.

Такие правила установлены пунктами 47 и 48 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н .

Порядок проведения аттестации

В ходе аттестации рабочих мест специалисты проводят оценку следующих параметров:

Такие параметры оценки установлены пунктом 13 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н . Перечень нормативных документов, которые содержат требования к рабочим местам, и параметры, измеряемые при аттестации, приведены в таблице .

Следует добавить, что в процессе аттестации комиссия составляет перечень рабочих мест, подлежащих аттестации, с выделением аналогичных рабочих мест. Аналогичными признаются рабочие места, которые одновременно имеют следующие признаки:

профессии или должности одного наименования;

выполнение одних и тех же профессиональных обязанностей при ведении однотипного технологического процесса в одинаковом режиме работы;

использование однотипного производственного оборудования, инструментов, приспособлений, материалов и сырья;

работа в одном или нескольких однотипных помещениях либо на открытом воздухе;

использование однотипных систем вентиляции, кондиционирования воздуха, отопления и освещения;

одинаковое расположение объектов (производственного оборудования, транспортных средств и т. п.) на рабочем месте;

одинаковый набор вредных (опасных) производственных факторов одного класса и степени;

одинаковая обеспеченность средствами индивидуальной защиты.

При наличии аналогичных рабочих мест проводить оценку факторов по всем рабочим местам необязательно – достаточно провести ее по 20 процентам рабочих мест (но не менее двух) и распространить на все остальные ( п. 40 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ).

По результатам оценки параметров , проведенной в ходе аттестации, на каждое рабочее место составляют:

карту аттестации рабочего места по условиям труда. Правила заполнения этого документа установлены в приложении 3 к Порядку, утвержденному приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ;

протокол оценки травмоопасности рабочего места;

протокол оценки обеспеченности сотрудника средствами индивидуальной защиты.

Затем с учетом индивидуальных оценок по рабочим местам результаты обобщают и формируют итоговые отчеты:

отчет об аттестации (в произвольной форме)

приказ о завершении аттестации рабочих мест и утверждении ее результатов ( в произвольной форме ).

Извещение инспекции и ФСС России

После завершения аттестации направьте в трудовую инспекцию:

Сделать это нужно в течение десяти календарных дней с даты издания приказа о завершении аттестации и утвержденияее результатов.

Указанные документы необходимо направить вместе с сопроводительным письмом, оформленным на бланке работодателя. Документы по аттестации рабочих мест и сопроводительное письмо регистрируются в специальном журнале должностным лицом трудовой инспекции в течение трех дней с момента их поступления. В случае направления неправильно оформленных документов или неполного их пакета трудовая инспекция сообщит организации об этом и укажет конкретный срок для устранения недостатков. Это следует из положений пунктов 4 , 5 Порядка, утвержденного приказом Роструда от 31 августа 2011 г. № 193 .

При этом если по результатам аттестации рабочие места отнесены к 3 (вредному) или 4 (опасному) классу условий труда, то трудовая инспекция проведет внеплановую проверку работодателя. Такое требование установлено пунктом 27 Порядка, утвержденного приказом Роструда от 31 августа 2011 г. № 193 .

Помимо трудовой инспекции, сведения о результатах аттестации рабочих мест нужно сообщить в ФСС России ( подп. 18 п. 2 ст. 17 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ ). С учетом этих данных ведомство устанавливает организациям скидку или надбавку к тарифу взносов на обязательное страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Сведения обаттестации отражают в соответствующем разделе отчета по форме-4 ФСС, который ежеквартально сдают сотрудники бухгалтерии в территориальное отделение ФСС России по месту регистрации организации.

Хранение документов об аттестации

Отчетность о проведении аттестации храните в установленные законодательством сроки , при этом место и порядок хранения определяет сам работодатель ( абз. 2 п. 46 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 342н ).

Применение результатов аттестации

Результаты аттестации рабочих мест можно использовать, в частности, в целях:

планирования и проведения мероприятий по охране и условиям труда;

решения вопроса о проведении обязательных медосмотров;

обоснования предоставления льгот и компенсаций сотрудникам, занятым на тяжелых работах и работах с вредными и опасными условиями труда (например, установление повышенных ставок (тарифов, окладов));

решения вопроса о связи заболевания с профессией при подозрении на профессиональное заболевание, установлении диагноза профзаболевания;

составления статистической отчетности ( форма № 1-Т (условия труда) ) о состоянии условий труда, льготах и компенсациях за работу с вредными и опасными условиями труда;

применения мер воздействия к виновным должностным лицам в связи с нарушением законодательства об охране труда.

Кроме того, после проведения аттестации рабочих мест по условиям труда работодатель обязан пройти сертификацию организации работ по охране труда. Сделать это можно в действующих в настоящее время системах сертификации в сфере охраны труда, зарегистрированных в России в установленном порядке, например:

в системе Добровольной сертификации в области охраны труда (ДС СОТ), зарегистрированной в Ростехрегулировании 8 августа 2008 года, регистрационный номер РОСС В516.04ЛГ00;

в системе Добровольной сертификации организаций, специалистов, продукции и технологических процессов в области охраны труда (СД СОТ), зарегистрированной в Ростехрегулировании 4 апреля 2008 года, регистрационный номер РОСС RU.И49304ЕЛ00.

Непроведение сертификации организации работ по охране труда может повлечь для работодателя административную ответственность ( ст. 5.27 КоАП РФ ).

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 209 , 212 Трудового кодекса РФ и подтверждаются письмом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 22-3-2866 .

Расходы на аттестацию

Затраты на проведение аттестации можно оплатить:

за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ( ч. 1 ст. 1 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ );

за счет средств организации ( ч. 2 ст. 212 ТК РФ ).

Ответственность за непроведение аттестации

Непроведение обязательной аттестации (переаттестации) рабочих мест является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Кроме того, сотрудник, рабочее место которого не прошло аттестацию в надлежащем порядке и может представлять угрозу жизни и здоровью, вправе отказаться от выполнения работы на своем рабочем месте.

Правовая база: «СанПиН 2.2.4.548-96. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений. Санитарные правила и нормы» (утв. Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 01.10.1996 N 21)

от 1 октября 1996 г. N 21

Дата введения — с момента утверждения

2.2.4. ФИЗИЧЕСКИЕ ФАКТОРЫ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СРЕДЫ

К МИКРОКЛИМАТУ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ПОМЕЩЕНИЙ

САНИТАРНЫЕ ПРАВИЛА И НОРМЫ

1. Разработаны: НИИ медицины труда РАМН (Афанасьева Р.Ф., Репин Г.Н., Михайлова Н.С., Бессонова Н.А., Бурмистрова О.В., Лосик Т.К.); Московский НИИ гигиены им. Ф.Ф. Эрисмана (Устюшин Б.В.); при участии Санкт-Петербургского НИИ гигиены труда и профзаболеваний (Синицина Е.В., Чащин В.П.); Госкомсанэпиднадзор России (Лыткин Б.Г., Кучеренко А.И.).

2. Утверждены и введены в действие Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 1 октября 1996 г. N 21.

Еще статьи:

  • Образец приказа на должность исполняющего обязанности Образец приказа о назначении директора Когда нужно составить распоряжение о приеме на работу руководителя Согласно статье 68 ТК РФ любой сотрудник принимается на работу после оформления соответствующего распоряжения, составленного с учетом положений заключенного трудового договора. То […]
  • Как оформить кредит срочно Сайт для тех, кому срочно нужен кредит. Кредит наличными в ОТП Банке Низкая процентная ставка – от 10,5% годовых. Быстрое рассмотрение заявки – за 15 минут. Возможность оформить заявку без справок – по паспорту. ОТП Банк – подходящее место для оформления срочного кредита […]
  • Приказ об ответственном за го и чс Примерная форма приказа о назначении ответственного по делам ГО и ЧС (подготовлено экспертами компании "Гарант") [ Полное наименование организации ] Приказо назначении ответственного по делам ГО и ЧС [ место издания приказа ] [ число, месяц, год ] В соответствии с требованиями ФЗ от 12 […]
  • Федеральный закон о бухучёте от 6 декабря 2011 г 402-фз Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями) Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ"О бухгалтерском учете" С изменениями и дополнениями от: 28 июня, 2, 23 июля, 2 ноября, 21, 28 декабря 2013 г., 4 ноября 2014 г., 23 мая […]
  • Таможня регистрация лицензия Таможня регистрация лицензия Регистрация и лицензирование кредитной организации. Перечень документов, необходимых для государственной регистрации и получения лицензии на осуществление банковских операций: 1) заявление с ходатайством о государственной регистрации и выдаче лицензии на […]
  • Материнский капитал по новгородской области Региональный материнский капитал "Семья" в Великом Новгороде и Новгородской области в 2019 году Региональный капитал "Семья" в Новгородской области учрежден Областным Законом Новгородской области от 16.05.2011 г. N 997-ОЗ "О дополнительных мерах социальной поддержки многодетных семей, […]