Требования к унификации и стандартизации

ГОСТ 23945.0-80 Унификация изделий. Основные положения

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО УПРАВЛЕНИЮ КАЧЕСТВОМ ПРОДУКЦИИ И СТАНДАРТАМ

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Основные положения

Product unification. Basic principles

1. Настоящий стандарт устанавливает цели, основные направления, виды и основные этапы проведения работ по унификации изделии основного и вспомогательного производства, изготавливаемых по конструкторской и (или) нормативно-технической документации, в процессе научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ по созданию новой техники.

Работы по установлению рациональной номенклатуры изделий, проводимые в процессе стандартизации и заканчивающиеся разработкой стандартов, осуществляются в соответствии с основными положениями и требованиями стандартов Государственной системы стандартизации.

Термины, использованные в настоящем стандарте, и пояснения к ним приведены в справочном приложении.

2. Унификация изделий — приведение изделий к единообразию на основе установления рационального числа их разновидностей.

В зависимости от поставленных задач унификация изделий может проводиться по назначению (применению), средствам обеспечения и обслуживания, агрегатам и узлам определенного функционального назначения, условиям производства, а также по другим признакам.

3. Основными целями унификации являются:

ускорение темпов научно-технического прогресса в отраслях промышленности за счет сокращения сроков разработки, подготовки производства, изготовления, проведения технического обслуживания и ремонта изделий;

создание условий при проектировании и производстве для обеспечения высокого качества изделий и взаимозаменяемости их составных частей в эксплуатации;

повышение экономической эффективности создания и эксплуатации изделий за счет снижения затрат в процессе проектирования изделий, изготовления их в условиях специализации производства и технического обслуживания;

обеспечение требований обороны страны.

4. Достижение указанных целей осуществляется проведением работ по унификации по следующим направлениям:

использование во вновь разрабатываемых и модернизируемых группах изделий ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных или впервые разработанных одинаковых (повторяющихся в пределах группы изделий) составных частей;

разработка унифицированных составных частей;

разработка (выбор) базовых изделий;

разработка конструктивно-унифицированных рядов изделий;

установление (ограничение) номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов (симплификация).

Симплификация проводится в масштабах предприятия, отдельной отрасли, нескольких отраслей промышленности на основе установления типоразмерных рядов, а также применения альбомов типовых конструкций изделий, каталогов и ограничительных перечней.

Изделие, полученное в результате проведения работ по симплификации и разрешенное к применению в установленном порядке, является симплифицированным изделием.

5. Работы по унификации, осуществляемые при выполнении задач в соответствии с п. 2 на всех этапах жизненного цикла изделия, должны обеспечить заданный технический уровень и качество изделий при минимальных затратах на их проектирование, изготовление и эксплуатацию.

6. Работы по унификации изделий проводятся как в пределах одного проекта (внутрипроектная унификация), так и в пределах двух и более проектов (межпроектная унификация).

7. Работы по унификации изделия в зависимости от области их проведения относят к:

межотраслевой (межведомственной) унификации;

отраслевой (ведомственной) унификации;

унификации на предприятии (в объединении).

К межотраслевой (межведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) двумя и более отраслями промышленности (ведомствами).

К отраслевой (ведомственной) унификации относят унификацию изделий одинакового или близкого назначения, изготовляемых (применяемых) одной отраслью промышленности (одним ведомством).

К унификации на предприятии (в объединении) относят унификацию изделий, изготовляемых данным предприятием (объединением).

8. Организационно-методическое руководство работами по унификации в стране, разработку научных основ межотраслевой унификации, координацию работ в этой области осуществляет Госстандарт.

9. Работы по межотраслевой и отраслевой унификации изделий возлагаются на министерства (ведомства) в части закрепленных за ними видов продукции.

Организационно-методическое руководство работами по унификации в отрасли (ведомстве) возлагается на соответствующие головные и базовые организации по стандартизации и (или) головные и базовые организации по видам техники в установленном министерством порядке.

10. Ответственность за обеспечение заданного уровня унификации вновь разрабатываемых (модернизируемых) изделий возлагается на генеральных и главных конструкторов и руководителей конструкторских бюро.

11. В целях обеспечения единого организационно-методического подхода к проведению работ по унификации в масштабе предприятия, отрасли, нескольких отраслей устанавливают следующие этапы проведения этих работ:

выбор номенклатуры изделий, подлежащих унификации;

сбор и анализ данных применяемости изделий;

проведение работ в соответствии с целями, задачами и направлениями, установленными пп. 2, 3, 4;

оценка результатов работ по унификации;

разработка мероприятий по внедрению результатов работ по унификации.

Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, выбирают исходя из:

основных целей и задач унификации;

важности и перспективности изделий для народного хозяйства и требований обороны страны;

годовых объемов и типа производства изделий с учетом их экономических характеристик;

характера распределения объемов производства и потребления изделий по министерствам (ведомствам);

принятых обязательств страны на двусторонней или многосторонней основе в связи с научно-технической и экономической интеграцией и международным разделением труда.

Номенклатуру изделий, подлежащих унификации, определяют министерства, являющиеся ведущими в производстве этого вида продукции, в соответствии с требованиями заказчика (потребителя).

Анализ данных применяемости проводят с целью определения области применения изделий по всему анализируемому числу типоразмеров изделий и их параметров с учетом программы выпуска.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

12. Проведение работ по унификации изделий (группы изделий) должно включать решение следующих вопросов:

определение уровней членения изделия (группы изделий) на составные части, соответствующих наилучшим возможностям для их унификации при условии выполнения требований п. 5;

анализ целесообразности применения ранее спроектированных, освоенных в производстве и апробированных составных частей;

обоснование целесообразности применения впервые разработанных одинаковых составных частей;

установление соответствия номенклатуры разрешаемых к применению изделий и материалов требованиям заданного технического уровня и качества изделия;

составление, при необходимости, ограничительного перечня изделий и материалов, разрешаемых к применению в данном проекте;

анализ возможности и целесообразности унификации групп типоразмеров составных частей, имеющих часть совпадающих функций;

обоснование оптимальности уровня унификации изделия (группы изделий) с учетом интересов сфер проектирования, производства и эксплуатации;

разработка (применение) унифицированных составных частей; составление перечня унифицированных составных частей изделия (группы изделий);

оценка результатов работ по унификации.

13. Оценка результатов работ по унификации, предусмотренных пп. 11, 12, включает в себя определение достигнутого уровня унификации изделий и технико-экономической эффективности.

Определение уровня унификации изделий и расчет технико-экономической эффективности осуществляется по методическим документам, утвержденным Госстандартом, или отраслевым методическим документам, разработанным на основе и в развитии методических документов Госстандарта и согласованных с ним.

14. Результаты работ по унификации изделий оформляют в виде конструкторской документации, альбомов типовых конструкций изделий, ограничительных перечней, а также типажей на виды

продукции машино — и приборостроения, имеющей важнейшее народнохозяйственное значение.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

15. Планирование работ по унификации предусматривается основными направлениями экономического и социального развития СССР, планами развития отраслей промышленности, а также планами научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ.

(Измененная редакция, Изм. № 1).

16. Порядок планирования показателей уровня унификации важнейшей промышленной продукции осуществляется в соответствии с положениями Государственной системы стандартизации и методическими документами, утвержденными Госстандартом.

17. Количественные и качественные требования по унификации в соответствии с задачами, указанными в п. 5 для конкретных изделий, устанавливаются в технических заданиях на разработку этих изделий.

18. Контроль за выполнением плановых заданий по унификации осуществляют министерства (ведомства) в установленном порядке.

(Измененная редакция, Изм. № 1),

ПРИЛОЖЕНИЕ
Справочное

ПОЯСНЕНИЯ К ТЕРМИНАМ , ПРИМЕНЯЕМЫМ В СТАНДАРТЕ

Унификация и стандартизация управленческой документации

Под унификациейв широком теоретическом смысле понимается оптимальное сокра­щение числа элементов объектов, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основ­ная цель унификации и стандартизации управленческой документации— создание сис­темы документов, которая может дать экономический эффект. Использование унифициро­ванных документов должно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Экономическая эффективность унификации и стандартиза­ции документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение, уничтожение. Кроме того, мо­жет быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления, выра­жающийся в повышении оперативности управления путем сокращения времени на все виды работы с документами и приближении принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. Следовательно, унификация документовбу­дет представлять собой решение задач по совершенствованию их содержания и формы.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значени­ем реквизитов, которые в него входят. Реквизиты могут быть разными, что не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Многие реквизиты, входящие в широ­кий круг документов, бывают одинаковы.

Объектом унификации и стандартизации документа должны быть как его форма, так и состав включаемых в него реквизитов.

Основные задачи совершенствования содержания документа:

1) при унификации:

отбор реквизитов, соответствующих назначению документа и методам его обработки;

2) при стандартизации:

установление единых требований к реквизитам, включаемым в документ. В результате совершенствования содержания документов создаются унифицирован­ные формы документов.

Основными задачами совершенствования форм документовследует считать: при унификации:

• целесообразное уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления.

• формирование и внедрение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные формы и правила оформления документов и обеспечить их длительное хранение.

Стандарты на документ должны способствовать унификации управленческой докумен­тации в организациях, организация централизованного выполнения бланков — созданию воз­можности обработки служебных документов и облегчению труда управленческого персона­ла, уменьшению затрат на канцелярские расходы.

Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено необоснованным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.

Особое значение в настоящее время имеет качество документа как носителя управленческой информации. На первый план выходит требование повышения информативности документов, их унификации по форме и содержанию. Эта задача решается методом стандартизации.

Читайте так же:  Договор между южной осетией и россией

Существо термина «стандартизация» характеризуется тремя основными моментами:

1) стандартизация – это устанавливаемые на длительный промежуток времени общегосударственные общеобязательные нормы создания документов. При этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их соблюдение;

2) стандартизация – это унификация свойств и качеств документа, введение единых размеров форм, правил, требований для всех документов;

3) стандартизация – это закрепление и распространение лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют наибольшую функциональную оправданность, обеспечивают наибольший управленческий эффект.

Унификация и стандартизация документов тесно связаны. Часто унификация рассматривается как один из методов стандартизации. Унификация может проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Правовая сила стандартов:

Стандарт – это технический нормативный правовой акт (по Закону «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»). Закон «О техническом нормировании и стандартизации» гласит, что государственный стандарт «является добровольным к применению». Эта норма была включена в Закон для того, чтобы соответствовать международным стандартам в данной сфере. Однако фактически стандарты являются обязательными к применению, в частности, в области делопроизводства невыпол­нение требований государственного стандарта влечет за собой административную ответст­венность (КоАП Республики Беларусь 2003 г.).

Правовая сила стандартов, включение в стандарты требований обязательной унифика­ции документов, закрепление в стандартах лишь наилучших решений и комбинаций делают стандартизацию эффективным методом рационализации работы с документами.

Унификация и стандартизация документов имеют достаточно долгую историю. Уже в период ВКЛ отбираются типовые образцы документов. В Главном архиве древних актов в Варшаве находится книга Польской коронной канцелярии, содержащая образцы разных формуляров (Formularium).

В Российской империи регламентация делопроизводства достигла высочайшего уровня. Были установлены формы различных журналов, сформулированы требования к написанию целого ряда документов.

Однако на серьезной научной основе работы по стандартизации и унификации доку­ментов начались только в СССР. В первой половине 1920-х годов началась практическая деятельность по унификации и стандартизации документов:

1) упорядочение форматов бумаг;

2) разработка форм и бланков документов (основное внимание уделялось письмам как наиболее массовому виду документов. В середине 1920-х годов в ряде ведомств разрабатывались единые бланки писем. Попытки создать устойчивые формуляры дру­гих наиболее распространенных в управленческой деятельности видов документов (протокола, извещения, командировочного удостоверения). Большую работу в этом направлении проделали НК РКИ и Институт техники управления (в начале 1930-х годов закрыт, а работники репрессированы). Проектируя формы документов, они учитывали способ и последовательность их заполнения и применения при обработке документов средствами механизации, несмотря на незначительность их распростра­нения в те годы. В 1929-1930 гг. утверждены первые общесоюзные стандарты на ряд форм документов: ОСТы «Письма деловые», «Телефонограммы», «Протокол засе­дания», «Извещение о заседании» и др. Часть из ОСТов действовала до 1941 г. и была отменена в силу изменившихся условий);

3) выработка трафаретов текстов документов и попытка установления отдельных разно­видностей документов (в ведомствах типизировали письма, разрабатывали структу­ру планов, отдельных разновидностей протоколов и т.д.).

Качественно новый этап в оптимизации управленческой деятельности начался в сере­дине 1960-х годов. Основное направление совершенствования документации с конца 1960-х годов — унификация и стандартизация, которые рассматривались как общегосударственная проблема. Начинаются работы по стандартизации внешнеторговой, первично-учетной и ор­ганизационно-распорядительной документации. Они проводятся рядом крупных мини­стерств, ведомств, НИИ. Методика унификации и стандартизации складывается на базе на­копленного отечественного и зарубежного опыта.

Под влиянием практики международной стандартизации получает распространение ме­тод стандартизации и унификации документов на основе построения графической модели -формуляра-образца. Единый формуляр-образец облегчал не только обработку документов, но и визуальный поиск реквизитов на одном листе. Однако теоретическая неразработанность документоведческих проблем приводит к выбору объектов стандартизации, исходя из массо­вости распространения того или иного документа в практике управления. Разработан ком­плекс проектов ГОСТов на отдельные виды ОРД. Но уже в начале 1970-х гг. происходит раз­работка основных принципиальных положений системного подхода к стандартизации и унификации управленческих документов. Внедрение системных исследований приводит к выработке понятия «система документации», которая начинает рассматриваться как объект унификации.

Стандартизация и унификация документов. Унифицированные системы документации

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации.

В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации.

Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании.

Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией.

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию формдокументов.

Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).

Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

В соответствии со статьей 2 Федерального закона «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 года № 184-ФЗ, стандартизация – это «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования,направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг».

В соответствии с той же статей «стандарт . – это документ, в котором в целях добровольного многократного использованияустанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг». Стандарт также может содержать требования к терминологии, символике, упаковке, маркировке или этикеткам и правилам их нанесения.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой.

Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» [18] . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов».

Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Читайте так же:  Приказ 209 от 22042019 рк

Унифицированная система документации способствует:

1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);

2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.);

3)упорядочению информационных потоков;

4)сокращению количества документов;

5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами.

Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам [19] .

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Унифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации» [20] .

В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

— формы документов субъектов Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

Общероссийские унифицированные формыявляются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. № 1.

Наряду с межотраслевыми системами документации существуют формы документов, отражающие специфику информационного обеспечения конкретных отраслей деятельности или отдельных организаций. Эта специфика может быть двух видов: 1) особые дополнительные требования к информации для решения типовых управленческих функций, например оформление приема, перемещения и увольнения кадров в образовании, здравоохранении и т.д.; 2) специфическая деятельность, для реализации которой и была, собственно, сформирована та или иная отрасль деятельности и управление ею. Данный вид специфической документации существует безусловно, так как в этих документах фиксируется основная деятельность отрасли, например, документация по здравоохранению (рецепты, больничные листы, истории болезней и т.д.); документация по архивному делу (описи дел, листы-заверители, путеводители и т.д.); документация геолого-разведочного производства (карты, профили, дела скважин и т.д.); учебная документация (расписания, ведомости успеваемости, программы курсов и т.д.). Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления занимаются ведомства и (или) другие организации, официально определенные головными в конкретной отрасли деятельности, например Российская государственная библиотека – для остальных библиотек страны. Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной (ведомственной) системы, например документация судебная, нотариальная и др., или для всех организаций, занимающихся конкретной деятельностью, например документация страховая, медицинская и др.

Формы документов субъектов Федерации утверждаются на уровне регионов, областей, краев, республик, органов местного самоуправления и отражают специфику документирования деятельности этих образований. Применение таких форм распространяется на организации и учреждения, находящиеся в ведении соответствующих субъектов РФ.

Формы документов объединений, предприятий, организаций разрабатываются, утверждаются и применяются на локальном уровне.

Унификация формы документов позволяет улучшить их качество, т. к. содержание унифицированной формы включает оптимальное количество сопоставимых показателей, необходимых реквизитов. Такая форма рациональна по расположению реквизитов, предусматривает удобные способы заполнения и составления. Использование на практике унифицированных форм дает значительный эффект в результате снижения затрат на составление, изготовление, оформление документов, их передачу и обработку. Все это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот. Совершенствование содержания документов позволяет улучшить его качество, оптимизировать управленческие задачи за счет получения необходимой и достаточной информации.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов.

В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов» [21] .

Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Табель форм документов предназначен для:

— оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

-классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности;

— унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации;

— унификации форм документов;

— упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Правовой основой разработки Табеля унифицированных форм документов является соответствующая запись в Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ): «состав управленческих документов, создаваемых в организациях, определяется их компетенцией и функциями, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между организациями и закрепляется в табеле документов». В соответствии с ГСДОУ Табель форм документов должен составляться в каждой организации. Применение документов, не указанных в Табеле, запрещается. В ГСДОУ приводится примерная форма Табеля унифицированных форм документов организации. Он составляется в форме таблицы. В основе схемы Табеля находится классификация функций, выполняемых всеми подразделениями организации [22] .

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов.

Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия

Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах:

— бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии);

— электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте [23] .

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются:

— единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи;

— единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов;

— определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм;

— установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает:

— соответствие используемых форм документов решаемым задачам;

— оперативность реализации управленческих функций;

— сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов.

УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ).

Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов.

Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931 (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу-эталону.

Читайте так же:  Назначение пенсии по старости судебная практика

В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации:

— документация по созданию организации, предприятия;

— документация по реорганизации организации, предприятия;

— документация по ликвидации организации, предприятия;

— документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;

— документация по распорядительной деятельности организации предприятия

— документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;

— документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия;

— документация по приему на работу;

— документация по увольнению с работы;

— документация по оформлению отпусков;

— документация по оформлению поощрений;

— документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства.Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы.

УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению [24]

Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 утвержден ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.

2. Униицированная система первичной учетной документации:

— документация по учету труда и его оплаты;

— документация по учету основных средств и нематериальных активов;

— документация по учету кассовых операций;

— документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации;

— документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

— документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ;

— документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

— документация по учету движения зерна;

— документация по учету движения другой продукции растениеводства;

— документация по учету движения животных;

— документация по учету движения продукции животноводства;

— документация по учету реализации продукции;

— документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения;

— документация по учету работы строительных машин и механизмов;

— документация по учету работ в автомобильном транспорте.

3. Унифицированная система банковской документации:

— платежная документация по безналичным расчетам;

— документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;

— документация по квитовке авизо;

— документация по организации валютного регулирования и валютного контроля;

— документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России;

— документация по кредитным операциям банков;

— документация по денежному обращению;

— документация банковской отчетности;

— документация депозитарного учета.

4. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации:

— документация по бюджетной отчетности;

— документация по бюджетному учету;

— документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации;

— документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

5. Унифицированная система отчетно-статистической документации:

— документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора;

— документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;

— документация по доходам и уровню жизни населения;

— документация по науке и инновациям;

— документация по демографическим показателям и правонарушениям;

— документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников;

— документация по оптовой торговле;

— документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации);

— документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно-коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам;

— документация по статистике промышленности;

— документация по сельскому хозяйству;

— документация по строительству;

— документация по внешнеэкономической деятельности;

— документация по розничной торговле и общественному питанию;

— документация по транспорту и связи;

— документация по ценам и тарифам;

— документация по инвестициям.

6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:

— отчетная бухгалтерская документация;

— регистры бухгалтерского учета;

— первичная учетная документация;

— бланки строгой отчетности.

7. Унифицированная система документации по труду:

— документация по состоянию рынка труда;

— документация по трудовым отношениям;

— документация по повышению квалификации работников органов по труду;

— документация по охране труда;

— документация по минимальным потребительским бюджетам;

— документация по обращениям в органы по труду.

8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ:

— документация по учету и распределению средств;

— документация по планово-экономической деятельности;

— документация по контрольно-проверочной деятельности.

9. Унифицированная система внешнеторговой документации:

— расчетная внешнеторговая документация;

— страховая внешнеторговая документация;

— документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ;

— транспортная внешнеторговая документация;

— экспедиторская внешнеторговая документация.

Все унифицированные системы включают стандарты, комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд других единых систем документации и базовых требований к их применению.

Первой из этих систем следует поставить Государственную систему стандартов и технических условий (ГСС). Разработанная впервые в 1965 г. система включает государственные стандарты, которыми определяются основные цели и задачи стандартизации, организация и методика проведения работ по стандартизации в стране; порядок разработки, внедрения, обращения стандартов и другой нормативно-технической документации, внесения в них изменений; организация государственного надзора и ведомственного контроля за их внедрением и соблюдением.

В рамках этой системы определены объекты стандартизации, категории и виды создаваемых стандартов: государственные, отраслевые стандарты и технические условия, стандарты конкретных предприятий, а также единые правила построения, содержания и изложения стандартов независимо от их вида и категории, вплоть до метрологического обеспечения и требований безопасности, содержащихся в стандартах и технологических условиях.

В 1971 г. был разработан основной комплекс более чем из 20 стандартов и руководящих документов – Единая система технологической документации (ЕСТД). Основным он был назван потому, что в своем составе мог решать различные задачи в области оформления и обращения технологической документации как общего назначения, так и специализированной по видам работ на предприятиях и в организациях независимо от их типа и характера производства. Комплекс установил общие положения и назначение единой системы, общие требования, связанные с разработкой форм технологических документов, выполнением бланков документов и оформлением технологических документов, правила выполнения основных надписей, правила оформления документов с учетом их автоматизированной обработки, комплектность документов, терминологию, требования к составу применяемых в документах системы классификаторов технико-экономической информации.

Схожа по построению и содержанию и Единая система конструкторской документации (ЕСКД), создававшаяся параллельно. Стандартизация конструкторской документации осуществляется в рамках международных требований ИСО/ТКЮ «Технические чертежи» и МЭК/ТКЗ «Графические обозначения».

Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенности хранения.

Существуют две системы документации производственного назначения: Единая система проектной документации на капитальное строительство и Единая система технологической подготовки производства (изделий машиностроения, приборостроения и средств автоматизации). Близки к ним и Единая система стандартов автоматизированных систем управления, Единая система программной документации, Единая система внешнеторговой документации.

В последние годы активно пополняется новыми нормативными документами Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИВИД), в частности нормативами по управлению документами в условиях применения компьютерных технологий.

Работа по унификации и стандартизации документов ведётся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие.

Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

Еще статьи:

  • Отказываемся с вами заключить договор сопровождения Эксклюзивный договор, особенности Сейчас не редко встречаются ситуации, когда сделка с недвижимостью оспаривается и признается недействительной. В основном это происходит из-за жульнических поступков преступных элементов, при неграмотном подходе к проведению сделки и так далее. Именно […]
  • Адвокат марк ханиф Свобода стоит 240 тысяч Деньги на залог для Ассанжа приходится собирать “всем миром” 15.12.2010 в 20:31, просмотров: 2813 Основатель сайта WikiLeaks Джулиан Ассанж по-прежнему находится в тюрьме на юге Лондона, хотя во вторник магистратский суд Вестминстера принял решение о его […]
  • Размер единовременного пособия на погребение в 2019 году Размер и особенности выплаты пособия на погребение Пособие на погребение – это специальная социальная выплата, призванная компенсировать похоронные расходы. Ее выдают льготным категориям граждан, которые не могут самостоятельно оплатить траурную церемонию. Мера призвана поддержать […]
  • Информ патент ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ "АГЕНТСТВО ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНОЙ СОБСТВЕННОСТИ ПОЛИ-ИНФОРМ-ПАТЕНТ" 191040, г Санкт-Петербург, проспект Лиговский, дом 87 ЛИТЕР А, ПОМЕЩЕНИЕ 18-Н ОФИС 521 Основной род деятельности ООО "АИС ПОЛИ-ИНФОРМ-ПАТЕНТ": Деятельность по предоставлению прочих […]
  • Договор купли продажи участка по доверенности образец Договор купли продажи земельного участка по доверенности образец 2018 между физ лицами Это быстро и бесплатно! Содержание: Может ли доверенное лицо провести сделку? Законодательные нормы Виды доверительных документов Какой из них подходит для заключения соглашения? Требования […]
  • Договор подряда тесты Бесплатные тесты с ответами Гражданское право. Тест 9 1. Предметом договора подряда является трудовая деятельность подрядчика выполнение определенной работы с получением конкретного материального результата научные исследования производство сельскохозяйственной продукции действия […]