Увольнение и личное дело

Оглавление:

Личное дело после увольнения

Здравствуйте, уважаемые юристы!

У меня такой вопрос. Как сотрудника уволили или он сам уволился по своему собственному желанию, то его личное дело остается в отделе кадров? Дальше какова судьба этого дела? Сколько времени в архиве отдела кадров оно хранится?

Заранее спасибо за ответ.

С огромным уважением, Наталья.

Ответы юристов (1)

Добрый день, Наталья!

После увольнения сотрудника с предприятия его личное дело становится законченным и, как правило, передается в архив учреждения либо государственный архив.Как организовать хранение документов, каждое учреждение решает самостоятельно.

Личные дела уволенных сотрудников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Куда отправить личное дело при увольнении на пенсию, если точный адрес переезда неизвестен?

Я планирую увольняться на пенсию. Знаю что после увольнения поеду на ПМЖ в СПб, но конкретно в какой район СПб и на какой адрес пока не знаю. Что мне написать в рапорте на увольнение по поводу того, куда направить свое личное дело для начисления пенсии?

Ответы юристов (1)

Здравствуйте, Вячеслав! Если Вы не определились с местом жительства или ждете жилье либо только признаетесь нуждающимся в жилых помещениях, о пишите пока в военкомат по месту военной службы, там где Вы сейчас проживаете. Вам выпишут справку Ф-1 о том, что ВПД и право на перевозку личных вещей не использовали. При выезде на ПМЖ в военкомат представляете справку Ф-1 и Вам выписывают ВПД.

Если же служите на Севере, тем более по месту службы, пока не оформите и не получите первую пенсию.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Отправка личного дела при увольнении из ВС РФ

Доброе утро подскажите пожалуйста если я уволюсь из ВС РФ а отношение уже будет на руках моё личное дело отправят в военкомат или туда куда я укажу в рапорте.спасибо

Здравствуйте! Похожие вопросы уже рассматривались, попробуйте посмотреть здесь:

Сегодня мы уже ответили на 823 вопроса .
В среднем ожидание ответа – 14 минут.

Ваше личное дело будет выслано в тот военный комиссариат, в который Вы укажете, для постановки Вас на воинский учет по месту проживания.

Консультация юриста бесплатно

Похожие вопросы

Не упущены ли сроки для подачи моей жалобы в судебную коллегию по гражданским делам в ВС РФ?

Как при увольнении с альтернативной службы добиться отправки личного дела в военкомат?

Увольнение ВС РФ

Госпошлина по кассационным жалобам в ВС РФ

Необходимые документы для кассационной жалобы в СК ВС РФ

Окончание контракта и возможность забрать на руки личное дело

Доброго времени суток!!закончился контракт, но документы на увольнение пришли обратно, аргументируют изменением порядком увольнения , обещают уволить не раньше чем через 3 месяца. Вопрос правомерно ли это , должен ли я исполнять свои служебные обязанности и если случится что все таки уволят могу ли я забрать личное дело на руки так как меня на другом месте службы. Служу в ЧФ в подразделении морской пехоты

Ответы юристов (11)

Антон, добрый день.

Вы писали рапорт на увольнение?

11. Военнослужащий, проходящий военную службу по контракту, не изъявивший желания заключить новый контракт до истечения срока действующего контракта, представляется к увольнению с военной службы.

Приказ об увольнении и исключении из списков части должен быть издан не позднее дня окончания контракта.

4. Днем окончания военной службы считается день исключения военнослужащего из списков личного состава воинской части (здесь и далее под воинскими частями понимаются органы военного управления, органы, воинские части, корабли, соединения, предприятия, учреждения и организации Вооруженных Сил Российской Федерации (других войск, воинских формирований или органов), воинские подразделения федеральной противопожарной службы, а также военные факультеты (кафедры) при образовательных организациях высшего образования) в связи с увольнением с военной службы, гибелью (смертью), признанием безвестно отсутствующим или объявлением умершим.

Пока Вы не исключены из списков части, то обязанности исполнять необходимо, хотя бы раз в 10 дней. Поэтому пока не будет издан приказ об исключении из списков части Вы считаетесь проходящим военную службу.

4.Контракт о прохождении военной службы вступает в силу со дня его подписания соответствующим должностным лицом в соответствии с Положением о порядке прохождения военной службыи прекращает свое действие со дня заключения военнослужащим иного контракта о прохождении военной службы, исключения военнослужащего из списков воинской части в случае, указанном в пункте 6 настоящей статьи, а также в иных случаях, установленных федеральными законами.

Личное дело на руки военнослужащему не выдается, оно находится в кадрах, а по окончанию контракта в сформированном виде сдается в архив, где и храниться. В другое ведомство личное дело может быть передано только путем официального запроса.

Уточнение клиента

Да , за 3 месяца до окончания срока писал рапорт

07 Июля 2017, 15:33

Есть вопрос к юристу?

Антон, добрый день.

должен ли я исполнять свои служебные обязанности

Да, должны поскольку Вы не считаетесь уволенным с военной службы.

В силу ст. 3 Положения о порядке прохождения военной службы

Военнослужащий должен быть исключен из списков личного состава воинской части в день истечения срока его военной службы (уволенный досрочно — не позднее окончания срока военной службы), кроме случаев, установленных Федеральным законом и настоящим Положением. День исключения из списков личного состава воинской части является для военнослужащего днем окончания (последним днем) военной службы.

Данная норма предусмотрена и в ст. 38 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

11.Окончанием военной службы считается дата исключения военнослужащего из списков личного состава воинской части.

В силу упомянутого Положения о порядке прохождения военной службы

24. Военнослужащий, уволенный с военной службы, должен быть исключен из списков личного состава воинской части в день истечения срока его военной службы (уволенный досрочно — не позднее дня истечения срока его военной службы) и не позднее чем через месяц со дня поступления в воинскую часть выписки из приказа об увольнении военнослужащего с военной службы, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 11 статьи 38 Федерального закона и настоящим Положением.

Таким образом, до того момента пока Вы не будете исключены из списков личного состава части — Вы являетесь военнослужащим, что предполагает исполнение Вами обязанностей военной службы.

могу ли я забрать личное дело на руки так как меня на другом месте службы.

В соответствии с требованиями «Наставления по учету личного состава Вооруженных Сил РФ», утвержденными приказом Министра обороны РФ от 19 декабря 2005 г. N 085 личные дела подлежат пересылке и на руки военнослужащему не выдаются.

Отметка о том, когда и в какой военный комиссариат выслано или будет выслано личное дело делается в предписании об увольнении.

Согласно Положению о порядке прохождения военной службы:

Статья 3. Начало, срок и окончание военной службы

2. Срок военной службы установлен:

е) для военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, — в соответствии с контрактом о прохождении военной службы.

3. Срок военной службы истекает:

б) для военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, — в соответствующие месяц и число последнего года срока контракта либо в соответствующее число последнего месяца срока контракта, если контракт был заключен на срок до одного года.

4. Днем окончания военной службы считается день исключения военнослужащего из списков личного состава воинской части.
Военнослужащий должен быть исключен из списков личного состава воинской части в день истечения срока его военной службы
День исключения из списков личного состава воинской части является для военнослужащего днем окончания (последним днем) военной службы.

В Вашей ситуации нужно писать жалобу военному прокурору гарнизона по месту службы.

Читайте так же:  Банкротство супруга индивидуального предпринимателя

Вас обязаны уволить в момент окончания срока контракта. В противном случае командир, виновный в нарушении прав военнослужащего, может быть привлечен к дисциплинарной ответственности, а также к материальной за излишне выплаченное денежное довольствие.

Обязанности Вы, конечно, должны исполнять до момента исключения из списков части, поскольку Вы остаетесь военнослужащим.

По практике, личное дело Вам на руки не отдадут, а направят в военкомат, поскольку это документы строгой отчетности.

Вы писали рапорт на увольнение?

рапорт на увольнение в связи с истечением срока контракта не подается. Подается рапорт о желании заключить новый контракт.

В силу приказа Министра обороны РФ от 30.10.2015 N 660

«О мерах по реализации правовых актов по вопросам организации прохождения военной службы по контракту в Вооруженных Силах Российской Федерации»

29. На военнослужащего, подлежащего увольнению с военной службы, подготавливается представление, оформляемое согласно приложению N 2 к настоящему Порядку.
К представлению прилагаются:
копия листа беседы;
копия аттестационного листа (в случае увольнения военнослужащего по достижении предельного возраста пребывания на военной службе; по истечении срока контракта о прохождении военной службы; в связи с невыполнением военнослужащим условий контракта; по собственному желанию);рапорт военнослужащего (в случае увольнения военнослужащего по основаниям, когда требуется его согласие на увольнение);
копия заключения ВВК (в случае увольнения военнослужащего по состоянию здоровья);
другие документы (материалы), подтверждающие основания к увольнению.
Представление и прилагаемые к нему документы направляются в порядке подчиненности в кадровый орган, подчиненный должностному лицу Вооруженных Сил, имеющему право увольнения военнослужащего с военной службы, с расчетом получения их кадровым органом за два месяца до истечения у военнослужащего срока военной службы.

рапорт на увольнение в связи с истечением срока контракта не подается. Подается рапорт о желании заключить новый контракт.

Во многих частях требуют письменного заявления о том что контракт продлевать военнослужащий не будет. Это что-то вроде внутреннего регламента.

Во многих частях требуют письменного заявления о том что контракт продлевать военнослужащий не будет.

Его наличие никакой роли не играет.

Его наличие никакой роли не играет.

Смотря для кого, для суда не играет, для военной прокуратуры тоже, а для кадров ВЧ играет.

Да, за 3 месяца до окончания срока писал рапорт

Можно конечно ускорить процесс путем обращения с жалобой в военную прокуратуру о том, что вас до сих пор не уволили с военной службы не смотря на то что срок контракта истек, но писать жалобу или нет решать только вам.

Смотря для кого, для суда не играет, для военной прокуратуры тоже, а для кадров ВЧ играет.

В большей степени имеет решающее значение нарушение процедуры увольнение, а не сам факт того, подавал ли военнослужащий данный рапорт или нет (роль последнего для целей увольнения не имеет никакого значения, поскольку командование обязано совершить требуемые процедуры связанные с подготовкой к увольнению и самим увольнением военнослужащего в отсутствие данного рапорта).

28. Работа по проведению мероприятий, обеспечивающих своевременное увольнение военнослужащих, проводится командирами (начальниками) воинских частей при участии должностных лиц кадровых органов, органов материально-технического и медицинского обеспечения, органов финансового обеспечения (финансово-экономических органов), аттестационных комиссий.
Командир (начальник) воинской части:а) за шесть месяцев до достижения военнослужащим предельного возраста пребывания на военной службе или окончания соответствующего контракта:
уточняет у военнослужащего вопрос заключения им нового контракта,
учитывая наличие необходимой выслуги лет для назначения пенсии за выслугу лет, состояние здоровья, обеспеченность жилым помещением по установленным нормам;
обеспечивает направление личного дела военнослужащего, подлежащего увольнению, в соответствующий орган, уполномоченный осуществлять подсчет выслуги лет на пенсию;
направляет военнослужащего (по его желанию) на медицинское освидетельствование в соответствующую военно-врачебную комиссию (далее — ВВК);
предоставляет военнослужащему ежегодный основной отпуск и дополнительные (если таковые имеются) отпуска соответствующей продолжительности, а также дополнительные сутки отдыха за исполнение обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени (привлечение к исполнению обязанностей военной службы в выходные и праздничные дни) с расчетом их завершения ко времени издания приказа по личному составу об увольнении военнослужащего с военной службы;б) организовывает за четыре месяца до достижения военнослужащим предельного возраста пребывания на военной службе или окончания соответствующего контракта проведение аттестации военнослужащего;в) за три месяца до достижения военнослужащим предельного возраста пребывания на военной службе илиокончания соответствующего контракта:
доводит до военнослужащего принятое решение о его дальнейшем служебном предназначении;

проводит беседу с военнослужащим о предстоящем увольнении с военной службы с привлечением при необходимости представителей кадрового органа и юридической службы. В ходе беседы с военнослужащим оформляется лист беседы по рекомендуемому образцу согласно приложению N 9 к настоящему Порядку.

но документы на увольнение пришли обратно, аргументируют изменением порядком увольнения

Конечно — это не Ваша проблема, но так или иначе, командованию придется провести процедуру, как того требуют приказные нормы.

При этом за то время, пока Вас увольняют Вам полагается к выплате денежное довольствие. Соответственно к моменту исключения Вас из списков части с Вами должны произвести полный расчет, у Вас должны быть отгуляны все отпуска.

16. Военнослужащий, уволенный с военной службы, на день исключения из списков личного состава воинской части должен быть полностью обеспечен установленным денежным довольствием, продовольственным и вещевым обеспечением. До проведения с военнослужащим всех необходимых расчетов он из списков личного состава воинской части без его согласия не исключается.

Остается только добавить, что в соответствии с подпунктом «а» пункта 9 ст. 4 Положения о порядке прохождения военной службы

9. Контракт прекращает свое действие:

а) со дня исключения военнослужащего из списков личного состава воинской части при увольнении с военной службы, в связи с гибелью (смертью), признанием безвестно отсутствующим или объявлением умершим;

Таким образом, не смотря на то, что ваши права и процедура увольнения нарушены, вы продолжаете оставаться военнослужащим, проходящим военную службу по контракту, и соответственно на вас распространяются все должностные, общие и специальные обязанности.

По личному опыту службы в войсках, если командир готовит повторно документы к увольнению и не ставит палки в колеса, просто произошла ошибка в оформлении документов, то служите и ни с какими жалобами не обращайтесь. Прокуратура вам в этом деле не поможет, вынесет представление, накажут командира, но процесс от этого не ускорится. А вот отношение к вам испортится, личное дело отправят через полгода после исключения из списков части, «забудут» вшить приказ об увольнении или исключении из списков части, потеряют другие документы, не дадут вам положительную характеристику и будете вы еще долго заключать контракт в другой части. Будете исполнять обязанности, то у вас есть возможность договорится в получении личного дела на руки и ускорить поступление на службу в другом месте. Также можете запросить, чтобы вам выдали выписку из послужного списка, а также заверенные копии документов, находящихся личном деле, чтобы была возможность решать вопрос с поступлением на службу до того, как в военкомат поступит личное дело.

Ищете ответ?
Спросить юриста проще!

Задайте вопрос нашим юристам — это намного быстрее, чем искать решение.

Личное дело сотрудника

Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным. Кому нужно вести личные дела в обязательном порядке? Какие документы могут храниться в личных делах? Ответы на эти вопросы вы найдете в статье.

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.

Не лишнее личное

Поскольку для бюджетных организаций порядок ведения личного дела не регламентирован, рекомендуем работодателю принять локальный нормативный акт, в котором будут урегулированы вопросы ведения, оформления и хранения личных дел.

К сведению. Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа.

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.

Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл. 14 ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных.

Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Читайте так же:  Льготы на ласточку пенсионерам твери

Как правило, личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы. В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике. Ведь в личном деле хранятся все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие важные бумаги.

Документы, включаемые в личное дело, условно можно разделить на три группы:

— представляемые при приеме на работу;

— фиксирующие прием на работу;

— возникающие в процессе трудовой деятельности работника в организации.

Форма личного дела не унифицирована, поэтому каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно. При оформлении дела не лишним будет изучить требования ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению».

Состав личного дела

Перечень документов, подлежащих включению в личное дело, утвержден только для государственных служащих. Однако организации, не связанные с государственной службой, также могут воспользоваться данным перечнем и определить, какие документы у них будут включаться в личные дела.

Так, в состав личного дела рекомендуем включить:

1) документы, предъявляемые работником при приеме на работу:

— копию паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

— копии документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний;

— копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

— копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

— копию свидетельства о постановке на налоговый учет физического лица в налоговом органе;

— справки о результатах предварительного медицинского осмотра (обследования) проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законодательством);

— справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию;

2) документы, фиксирующие прием на работу:

— собственноручно написанное заявление о приеме на работу;

— личный листок по учету кадров;

— копию приказа о приеме на работу;

— экземпляр трудового договора;

— копию трудовой книжки с внесенной записью о приеме на работу;

3) документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации:

— справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований);

— копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (например, свидетельство о рождении ребенка), при подаче работником заявления о предоставлении ему указанных вычетов;

— копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания);

— экземпляр дополнительных соглашений к трудовому договору об изменении условий трудовых отношений;

— копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий на работу и иных приказов, касающихся конкретного работника;

— экземпляр договора о полной материальной ответственности;

— соглашение о неразглашении информации (для работников, имеющих доступ к такой информации);

— докладные и объяснительные записки, заявления работника;

— документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (свидетельство о заключении или расторжении брака, перемене фамилии и т.п.);

— копию трудовой книжки с внесенной записью о расторжении трудовых отношений.

Обычно в личное дело помещают фотографию работника (4 x 6 или 3 x 4 см), причем рекомендуется периодически обновлять ее. Как правило, обновление фотографий работников происходит не реже чем раз в пять лет или по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника организации. Ведение личного дела предусматривает:

— ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

— помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

— изъятие документов, надобность в которых миновала;

— периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации. Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов). Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Образец оформления внутренней описи личного дела

Внутренняя опись документов личного дела

(фамилия, имя, отчество работника)

Наименование должности лица,

(подпись) (расшифровка подписи)

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше десяти лет) сроков хранения, учет которых определяется спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.

Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Лист-заверитель дела N

В деле подшито и пронумеровано _____ листов,

(цифрами и прописью)

литерные номера листов_____;

пропущенные номера листов________

+ листов внутренней описи__________

Наименование должности лица,

(подпись) (расшифровка подписи)

Лист-заверитель показывает количество страниц в деле и изменения в составе и состоянии дела (повреждения документов, присоединение новых документов). Заверительная надпись составляется на отдельном листе и подписывается работником кадровой службы.

Лист-заверитель запрещается выносить на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, этот бланк наклеивается верхней частью поверхности на внутреннюю сторону обложки дела.

Ответственность за ведение личных дел

Вся информация, хранящаяся в личном деле, относится к категории персональных данных, поэтому работодатели должны соблюдать нормы и требования Закона о персональных данных и гл. 14 ТК РФ. Поскольку на работодателя возлагается обязанность по защите персональных данных, рекомендуем оборудовать отдел кадров таким образом, чтобы исключить возможность хищения и утраты личных дел. Помните, что в силу ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.

Согласно пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст. 193 ТК РФ.

Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ). Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями. В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в случае разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Читайте так же:  Этические требования включают

Так, административным законодательством предусмотрено наложение административных штрафов за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).

Статьей 13.11 КоАП РФ предусмотрен штраф в размере от 500 до 1 000 руб. для должностного лица, от 5 000 до 10 000 руб. — для организации.

В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ лицо, разгласившее информацию, доступ к которой ограничен федеральным законом, при условии получения доступа к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей должно быть подвергнуто административному штрафу. Размер штрафа для гражданских лиц составляет от 500 до 1 000 руб., для должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.

Если работник, ответственный за хранение, обработку и использование персональных данных других работников, злоупотребляя своими служебными полномочиями, распространяет сведения, хранящиеся в личном деле, о частной жизни других работников без их согласия, он может быть привлечен к уголовной ответственности. Так, за незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих личную или семейную тайну, либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации ст. 137 УК РФ предусматривает такие меры наказания, как штрафы, исправительные, принудительные работы с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, лишение свободы.

Хранение и учет личных дел работников

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве организации либо в территориальном архиве.

Поскольку гл. 14 ТК РФ возлагает на работодателя обязанность по защите персональных данных, с целью ограничения доступа к личной информации работников посторонних лиц личные дела необходимо хранить в сейфах либо шкафах. Причем трудовые книжки сотрудников должны храниться отдельно от личных дел.

Право доступа к личным делам сотрудников могут иметь лишь ответственные должностные лица и руководители их отделов. Учет личных дел может вестись в специальном журнале (такой вариант используется в случае большого количества хранимых в организации личных дел работников). Классификация личных дел работников может осуществляться в номерном либо алфавитном порядке, а также по разделам, которые соответствуют названиям отделов компании. Классификации внутри разделов личных дел работников осуществляется в номерном либо алфавитном порядке.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве. Сроки хранения различных документов с персональными данными работников определены в ряде законодательных и нормативных правовых актов. Так, приказы, распоряжения и иные первичные учетные документы, включая документы по учету кадров, рабочего времени и заработной платы, хранятся в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени, хранятся в архиве постоянно, а дела иных работников — 75 лет. Отметка «ЭПК» на личном деле означает, что часть документов может быть отнесена к постоянному сроку хранения.

Что должно храниться в личном деле сотрудника

Что должно хранится в личном деле сотрудника

Похожие публикации

Кадровые документы подлежат длительному сроку хранения согласно закону № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». После увольнения сотрудника в течение 50 лет в архиве предприятия или в специализированном госучреждении лежит его персональная документация. Правила о том, что должно быть в личном деле работника, и как подшивать документы, утверждаются в компании одновременно с назначением ответственного за организацию кадрового учета. Наличие регламента систематизирует информацию и упростит работу при последующем создании архива.

Формировать сведения о персонале необходимо с учетом параграфов закона № 152-ФЗ в редакции от 29.07.2017. То есть, состав личного дела работника 2017 год ограничил конкретными целями – выполнением обязанностей по трудовому контракту. Пример: водительские права шофера служебной машины обязательно присутствуют в папке, а сведения о партийной принадлежности хранить нельзя.

Местонахождение документов должно быть организовано так, чтобы доступ посторонних лиц к нему был ограничен. Запрещается рассказывать не только конкретную информацию, но и то, что входит в личное дело работника предприятия. За нарушение конфиденциальности, кроме увольнения за проступок (ст. 81 ТК), применят административное, материальное, уголовное наказание. Наличие приказа о защите персональных данных, подписанных обязательств о не разглашении, правильности хранения сведений о том, какие документы входят в личное дело сотрудника (в электронном, бумажном виде), проверяет государственная инспекция по труду. Плановый контроль проводится раз в три года.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Виды персональных документов, хранимых коммерческими предприятиями, законодательно не регулируются. Руководство каждого предприятия самостоятельно определяет список необходимой информации, исходя из специфики деятельности.

Пример

Справка о состоянии здоровья замерщика пластиковых окон не требуется, а перечень документов в личном деле работника гальванического цеха содержит периодические медицинские заключения (вредное производство, контроль профессиональных заболеваний).

Какие документы подшиваются в личное дело работника обязательно при приеме и увольнении:

  • Заявление сотрудника о приеме;
  • Копия приказа о назначении;
  • Заявления о предоставлении вычетов по налогу на доходы физических лиц;
  • Личная карточка (форма Т-2) или листок;
  • Копии дипломов, аттестатов, свидетельств об образовании, квалификации;
  • Трудовой договор;
  • Соглашения о материальной ответственности, о неразглашении коммерческой информации;
  • Справка о сумме заработной платы с предыдущих мест работы для исчисления пособий по нетрудоспособности;

Дополнять список документов в личном деле работника могут копии:

  • ИНН, СНИЛС, паспорта, военного билета;
  • Приказов о перемещении, повышении, поощрении, взыскании;
  • Свидетельств о рождении детей;
  • Заявлений и приказов на отпуска всех видов;
  • Трудовой книжки;
  • Свидетельств, справок из органов ЗАГС об изменении персональных данных.

Копии заверяются сотрудником, ответственным за кадровое делопроизводство, надписью: «Копия верна» и указанием должности, фамилии и инициалов.

Из оригиналов в состав документов личного дела работника входят:

  • Характеристики с предыдущих мест работы;
  • Анкета, заполненная при соискании должности;
  • Должностная инструкция;
  • Справки о прохождении медицинского осмотра для специальностей, по которым законодательно утверждена обязательность их наличия;
  • Дополнительные соглашения к трудовому контракту;
  • Докладные записки, объяснительные.

Порядок расположения документов в личном деле работника

При подшивании бумаг, поступающих во время трудовой деятельности персонала, руководствоваться следует п. 3.5.5 Основных Правил работы архивов организаций. Параграф устанавливает, что документы в личных делах располагаются по датам поступления – в хронологическом порядке.

При этом во внимание не принимается принцип связанности того, из чего состоит личное работника и что в него помещается.

Пример

Трудовой контракт заключен 01.02.2017 г. Дополнительное соглашение к нему о повышении заработной платы оформлено 01.08.2017 г. Подшиваться оно будет не к договору, а по очередности после каких-либо приказов, заявлений, справок.

Так как документы в личных делах располагаются по мере появления, то для удобства поиска заводится опись.

Еще статьи:

  • Приказ 75 министерства здравоохранения Приказ Министерства здравоохранения РФ от 27 февраля 2017 г. N 75 "О внесении изменений в Методику прогнозирования поступлений доходов федерального бюджета, администрируемых Министерством здравоохранения Российской Федерации, утвержденную приказом Министерства здравоохранения Российской […]
  • Пионерской правды нотариус Нотариус Анциферова Галина Николаевна +7 (499) 577-00-25 доб. 297 – Москва и МО Телефон нотариуса: +7(391)2601101 Адрес: 660122, г. Красноярск, ул. Пионерской Правды, д. 1, пом. 75 понедельник: 09:00 18:00 вторник: 09:00 18:00 среда: 09:00 18:00 четверг: 09:00 18:00 пятница: […]
  • Увольнение главного бухгалтера по собственному желанию статья УВОЛЬНЕНИЕ ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА Авторы: А. Яковлев группа компаний «Юриспруденция Финансы Кадры» Обратите внимание, статья опубликована более двух лет назад (11 лет, 0 месяцев, 15 дней). За это время, законодательство могло измениться. Уточнить актуальность данной информации вы можете у […]
  • 6-апк инструкция по заполнению 6-апк инструкция по заполнению В запросе организации указано, что это сельскохозяйственная организация, имеющая собственные мощности по забою и переработке продукции животноводства, в том числе осуществляющая выделку кож из получаемого в процессе забоя собственного кожевенного […]
  • Как оформить иероглифы 30 простых для изучения китайских иероглифов Простых языков не существует, в каждом языке есть свои сложности и особенности. Но все же можно выделить ряд языков очень сложных для изучения. Вот как раз Китайский язык один из таких. Первое, что пугает начинающих изучение китайского, это […]
  • Штраф неуплата ндс Какая ответственность за несвоевременную уплату НДС? Несвоевременная уплата НДС в зависимости от причин может привести не только к начислению пеней, но и повлечь штрафные санкции в размере от 20% до 40% от суммы неуплаты в соответствии со ст. 122 НК РФ. Рассмотрим, в каких […]